KOMENTARZ PRAWNIKA
DR RADOSŁAW L. KWAŚNICKI
radca prawny, prezes zarządu Kancelarii RKKW
Utrata statusu członka zarządu spółki możliwa jest m.in. na skutek złożenia (oświadczenia o) rezygnacji. Choć może wydawać się to dość dziwne (a sprawa pozornie prosta), prawnicy gorąco spierają się o to, na czyje ręce taka rezygnacja powinna być złożona, aby była skuteczna. A ma to niekiedy kolosalne znaczenie praktyczne…
Nieskuteczne — bo skierowane w niewłaściwe ręce — złożenie rezygnacji niesie ze sobą wiele konsekwencji. Osoba, której to dotyczy — choć najczęściej wbrew swojej woli — nadal pozostaje członkiem zarządu. Oznacza to m.in., iż (choć nieświadomie) odpowiada za prawidłowe wykonywanie obowiązków spoczywających na członkach zarządu, m.in. za złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości (co wiąże się natomiast z odpowiedzialnością na wielu płaszczyznach, w tym na gruncie prawa cywilnego, upadłościowego, karnego oraz podatkowego).
Istnieje co najmniej pięć (!) rozbieżnych stanowisk co do tego, kto powinien być adresatem (oświadczenia o) rezygnacji z zarządu. Zwolennicy tzw. zasady lustra uważają, że rezygnacja powinna być złożona organowi (podmiotowi), który członka zarządu powołał i jest uprawniony do powołania jego następcy. Brzmi dobrze, ale w niektórych przypadkach (np. wówczas, gdy — co jest regułą w spółkach z o.o. — zarząd powołuje zgromadzenie) może być nie do zrealizowania w sensownym czasie. W mojej ocenie należy oprzeć się w tym zakresie na odniesieniu się do określenia zasad biernej reprezentacji spółki, którą jasno reguluje Kodeks spółek handlowych. Reprezentacja taka, tj. przyjmowanie (w przeciwieństwie do składania) oświadczeń, przysługuje zawsze każdemu (pojedynczemu) członkowi zarządu lub prokurentowi. Uprawnienie takie ma także pełnomocnik, o ile jego umocowanie wyraźnie to przewiduje. Tak więc to te osoby powinny być adresatami oświadczenia o rezygnacji, zaś w innym przypadku rezygnacja nie będzie skuteczna.
Powyższe — przedstawione jedynie częściowo — prawnicze spory można jednak rozwiązać w stosunkowo prosty sposób. Zgodnie bowiem z przepisami Kodeksu cywilnego oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Skoro zatem adresatem oświadczenia o rezygnacji jest w pierwszym rzędzie spółka, złożenie oświadczenia w tym przedmiocie wywoła natychmiastowy skutek w chwili, gdy będzie ona mogła — niezależnie od tego, kto ma biernie działać w jej imieniu — zapoznać się z jego treścią. W konsekwencji całkowicie wystarczające będzie złożenie rezygnacji na biurze podawczym spółki (pod adresem rejestrowym), przesłanie jej e-mailem na ogólny adres spółki bądź też wysłanie drogą pocztową za potwierdzeniem odbioru. Warto oczywiście uzyskać (i zachować) potwierdzenie zaistnienia tych zdarzeń. Z chwilą odnotowania wpływu rezygnacji do spółki może przecież ona — a tym samym właściwe do tego osoby (niezależnie od ustalenia ich funkcji) — zapoznać się z treścią oświadczenia „rezygnującego”. W takim przypadku nie jest konieczne (a ze względu na opisane powyżej spory doktrynalne można by to wręcz odradzać) dokładne wskazanie personaliów i funkcji odbiorców oświadczenia o rezygnacji członka zarządu; całkowicie wystarczające jest bowiem określenie adresata jako spółkę. Po stronie tej ostatniej jest odszukanie właściwego adresata rezygnacji (i złożenia właściwych wniosków do KRS), co jednak nie jest już problemem byłego menedżera, którego mandat wygasł z chwilą wpływu dokumentu do spółki.