Niespełna dwa tygodnie temu weszła w życie nowelizacja Kodeksu Pracy regulująca zasady pracy zdalnej. Pracodawcy musieli poinformować o nich podwładnych. Nie brakuje jednak wątpliwości związanych z praktycznymi aspektami wdrażania tych regulacji.
Wiktoria Kuc, dyrektor HR w Symfonii, zwraca uwagę na możliwe problemy dotyczące wyliczania ryczałtu lub ekwiwalentu pieniężnego, który odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez osoby wykonujące obowiązki służbowe z domu.
– Ewentualne kłopoty mogą wystąpić w sytuacji, gdy pracodawca zdecydował się na wprowadzenie pracy zdalnej w trybie uzgadnianym z pracownikiem, czyli w wymiarze dostosowanym do jego indywidualnych potrzeb i specyfiki pracy – podkreśla Wiktoria Kuc.
Jakie dokumenty powinni podpisać podwładni?
– Jest ich kilka. Jednym z nich jest dokument poświadczający uzgodnienie z pracodawcą tzw. przedmiotu pracy zdalnej. Chodzi o ustalenie jej wymiaru, miejsca wykonywania i terminu rozpoczęcia. Ponadto pracownik musi potwierdzić, że posiada do tego warunki. Powinien to poświadczyć w przygotowanym przez przedsiębiorcę dokumencie – wyjaśnia dyrektor HR w Symfonii.
Warto zaznaczyć, że pracodawcy muszą zaktualizować firmową informację o warunkach zatrudnienia, którą podwładny otrzymuje po zawarciu umowy o pracę. Należy również odświeżyć pod kątem pracy zdalnej dokumenty związane z oceną ryzyka zawodowego.
Jak przedsiębiorcy powinni ewidencjonować okazjonalną pracę zdalną? Zależy to od konkretnego pracodawcy i stopnia digitalizacji firmowych procesów.
– Im bardziej zaawansowane cyfrowo przedsiębiorstwo, tym sprawniej dostosuje się do nowych wytycznych. Na rynku jest wiele programów kadrowo-płacowych, które umożliwiają wspomnianą ewidencję w systemie. Pomagają one zaoszczędzić więcej czasu i lepiej uporządkować niezbędne informacje w odróżnieniu od tradycyjnych form prowadzenia dokumentacji. Co istotne, liczba dni okazjonalnej pracy zdalnej będzie informacją wymaganą do świadectwa pracy – tłumaczy Wiktoria Kuc.
Zwraca uwagę, że pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem przez podwładnego obowiązków służbowych z domu nie stanowi przychodu ze stosunku pracy. To oznacza brak podstawy do wyliczenia wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Poznaj program warsztatów “Negocjacje ze związkami zawodowymi w praktyce”, 21 czerwca, Warszawa >>
– Wątpliwości mogą pojawić się jednak wówczas, gdy kwoty wypłacane przez pracodawców znacznie odbiegają od przyjętych średnich. Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na wprowadzenie ryczałtowych kwot netto, przewyższających zdroworozsądkowe wyliczenia zużycia prądu i kosztów internetu, narażają się na ryzyko zakwestionowania takiej formy rozliczenia przez organy skarbowe. Może to być traktowane jako obejście opodatkowania i oskładkowania większego wynagrodzenia pracownika. Dlatego warto szczegółowo określić przyjęte w firmie normy i reguły w porozumieniu lub regulaminie i przedstawić je pracownikom – radzi Wiktoria Kuc.