Jedną z kluczowych decyzji biznesowych, jaką muszą podjąć firmy, jest wybór odpowiedniej powierzchni biurowej. Pierwszym krokiem jest analiza potrzeb przedsiębiorstwa, która pozwoli dopasować biuro do profilu prowadzonej działalności, charakteru świadczonych usług i kultury organizacyjnej. Priorytetowymi czynnikami wyboru odpowiedniego biura są lokalizacja, parametry techniczne i standard wykończenia. Warto zwrócić uwagę także na odpowiednio dostosowaną infrastrukturę teleinformatyczną i dostęp do pomieszczeń niezbędnych do prowadzenia działalności.
Szukając biura na kilka lub kilkanaście lat, warto zacząć od doboru odpowiedniej lokalizacji. Przedsiębiorstwa, które regularnie przyjmują klientów w swojej siedzibie, powinny zwrócić szczególną uwagę na prestiż otoczenia, ale także łatwość dostępu budynku pod względem komunikacyjnym czy możliwość korzystania z dodatkowych miejsc parkingowych. Ważny będzie również bliski dostęp do urzędów, banków, centrów handlowych, poczty czy restauracji.
Małe, ale prestiżowe budynki, usytuowane w kameralnej okolicy i dobrze skomunikowane z centrummiasta powinny wybierać firmy, którym zależy zarówno na odpowiedniej lokalizacji, jak również na zapewnieniu klientom atmosfery prywatności i dyskrecji.
Biura, które nie są wykorzystywane do osobistej obsługi klienta, a służą działalności operacyjnej (tzw. back office), mogą być oddalone od centrum miasta, co na pewno wpłynie korzystnie na wysokość czynszu. Często są usytuowane na obrzeżach, przy głównych trasach wyjazdowych. Warto jednak, aby były dobrze skomunikowane. Takie obiekty powinny być przede wszystkim łatwe w aranżacji, zapewniając odpowiedniąprzestrzeń dostosowaną do potrzeb danego typu pracy.
Kluczowym czynnikiem wpływającym na wybór lokalu, poza ogólnym wrażeniem budynku, jest także standard wykończenia powierzchni biurowych. Dla firm, które są często odwiedzane przez klientów, biuro stanowi wizytówkę, a jego wygląd jest często utożsamiany ze standardem świadczonych usług. W tym wypadku powinniśmy postawić na wysoką jakość materiałów wykończeniowych i nowoczesną aranżację wnętrz. Duże znaczenie ma tutaj lobby budynku, które jest wizytówką dla każdej nieruchomości. Warto też zwrócić uwagę na otoczenie, które ułatwia przeprowadzenie mniej oficjalnych spotkań biznesowych — kawiarnie, restauracje.
Wybierając powierzchnie o wysokim standardzie, warto zastanowić się nad budynkiem posiadającym odpowiednie certyfikaty, świadczące o działaniu proekologicznym. Biura posiadające certyfikaty (BREEAM, LEED) są przyjazne środowisku, pozwalają ograniczyć koszty eksploatacji oraz zwiększają prestiż firmy. Wybierając biuro, zwróćmy uwagę, czy infrastruktura teleinformatyczna jest dostosowana do naszych potrzeb i pozwoli na sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa (dostęp do łącz szerokopasmowych, wewnętrzne centrale telefoniczne, inne).
Podejmując decyzję o wyborze biura, musimy przede wszystkim ocenić, jak nowe miejsce wpłynie na wizerunek firmy, standard obsługi klienta oraz komfort pracowników. Uwzględnienie tych aspektów pozwoli na dokonanie optymalnego wyboru.
Maciej Klukowski
Dyrektor Biura Sprzedaży PHN SA
Partnerem cyklu jest: