Jakość w standardzie

Spółka mTP Met-Plast specjalizuje się w obróbce tworzyw sztucznych i metali, a także wytwarza podzespoły i montuje pompy membranowe i opryskiwacze. Większość produkcji wysyła do Niemiec i Belgii. Aby się rozwijać, przedsiębiorstwo unowocześnia infrastrukturę IT. Nie stawia jednak na programy „szyte na miarę”. Poprzestaje na gotowych, tzw. prekonfigurowanych systemach. Bo ich wdrożenie jest łatwiejsze, a użytkowanie tańsze.

— Wyróżnikiem systemów prekonfigurowanych, przeznaczonych dla odbiorców z danej branży, są uniwersalne funkcjonalności. Opracowując te rozwiązania, producenci kierują się doświadczeniami zebranymi podczas wdrożeń. Zostały wyposażone w moduły organizacyjne, finansowe, logistyczne czy produkcyjne, które powinny sprawdzić się u większości klientów — wskazuje Tomasz Partyka, dyrektor ds. rozwoju biznesu i komunikacji w firmie Finder.

Wygodniej i taniej

Jeszcze niedawno Met-Plast korzystał z kilku różnych rozwiązań, które oddzielnie wspomagały kadry i płace oraz księgowość i finanse. Dane na temat zleceń i produkcji firma gromadziła w arkuszach kalkulacyjnych. Ale bez zintegrowanego systemu IT, który automatyzowałby główne procesy biznesowe w najważniejszych działach, trudniej było prowadzić działalność. Na przygotowanie raportów menedżerowie potrzebowali kilku dni. Przez to decyzje podejmowali zbyt późno. Brak skonsolidowanych informacji przekładał się też na nadwyżki stanów magazynowych.

— Nie można utrzymać rozwoju firmy bez wglądu w aktualne i zintegrowane informacje. Dlatego wprowadziliśmy SAP Business One. Odkąd pracujemy na tym systemie, wiele procesów realizujemy szybciej i dokładniej. Korzyści odniósł cały zespół — od szeregowych pracowników po kadrę zarządzającą — twierdzi Michał Szeszuła, dyrektor operacyjny w Met-Plaście.

Z wprowadzeniem SAP Business One jako systemu prekonfigurowanego (SAP Rapid Deployment) specjaliści poradzili sobie w 50 dni. Gdyby klient zamówił rozwiązanie opracowane specjalnie dla niego, potrzebowaliby dodatkowych kilku tygodni.

— W porównaniu z oprogramowaniem zmodyfikowanym SAP Rapid Deployment pozwala skrócić realizację przedsięwzięcia nawet o 40 proc., a pierwsze efekty pojawiają się już po kilku-, kilkunastu tygodniach. Maleją też wydatki, zwłaszcza TCO, czyli całkowity koszt utrzymania systemu — tłumaczy Małgorzata Wiśniewska, dyrektor działu konsultingu w SAP Polska. Czym wytłumaczyć niższe TCO w przypadku inwestycji w standardowy hardware i software? Tym, że każde zmodyfikowane narzędzie jest niepowtarzalne. Problem pojawia się wtedy, gdy utrzymaniem unikatowego systemu zajmuje się inny zespół niż ten, który go wdrożył. Doradcy ci często nie orientują się wystarczająco dobrze w niuansach rozwiązania, nawet jeśli integrator udokumentował wszystkie zmiany, które wprowadził.

— Wybierając rozwiązanie szyte na miarę, klient często uzależnia się od dostawcy i ogranicza swoje możliwości negocjacyjne. Ten, kto kupił standardowy system, może wybrać firmę, która zapewni mu wsparcie techniczne dla urządzeń i aplikacji — wyjaśnia dyrektor Wiśniewska.

Poza tym po wdrożeniu takiego narzędzia firma zyskuje dostęp do najlepszych praktyk zarządzania procesami biznesowymi. Dzięki temu może zautomatyzować i zintegrować wiele czynności i lepiej zorganizować swój biznes.

Są też wady

Wdrożenie gotowego systemu wiąże się jednak także z niedogodnościami. Użytkownik musi się liczyć np. z tym, że produkt nie do końca spełni jego oczekiwania. — Wyjściem jest skorzystanie z rozwiązań pośrednich — prekonfigurowanych, w których są jednak zaszyte różne funkcjonalności. Takich narzędzi nie trzeba dostosowywać do poszczególnych klientów przez tworzenie dodatkowych elementów. Wystarczy uruchomić istniejące moduły — informuje Tomasz Partyka. Ale Piotr Krzysztoporski, dyrektor ds. konsultingu w Epicor Software Poland, ostrzega, że nawet te pośrednie narzędzia nie zawsze zdają egzamin.

— Dobierając system, powinniśmy mieć na uwadze specyfikę działalności, obecne potrzeby i plany rozwoju, a także kompetencje informatyczne i budżet firmy. Od tych czynników należy uzależnić, w jaki zainwestujemy produkt: szyty na miarę czy gotowy, pozwalający na dowolne zmiany czy z trudem dający się modyfikować — uważa dyrektor Krzysztoporski.

Eksperci nie mają wątpliwości, jakie produkty zdominują rynek IT.

— Choć sytuacja gospodarcza się poprawia, firmy nie zmieniły podejścia do przedsięwzięć informatycznych. Te są krótsze, skupione na wąskich dziedzinach lub procesach. Pochłaniają także mniej pieniędzy. Jednocześnie zarządy oczekują szybkiego zwrotu z inwestycji — podkreśla Małgorzata Wiśniewska.

To wszystko — jej zdaniem — sprawia, że popyt na systemy prekonfigurowane rośnie. Zarówno w małych i średnich firmach (w rodzaju Met-Plastu), jak i w dużych spółkach, także z udziałem Skarbu Państwa.