Koszty eksploatacji taboru w dużym stopniu zależą od sposobu wykorzystywania firmowych aut. Przedsiębiorstwa posiadające naprawdę duże floty same nimi zarządzają i same opracowują odpowiednie programy korzystania ze służbowych samochodów. Firmom korzystającym z zewnętrznego zarządzania flotą, pozostaje samodzielne opracowanie polityki lub skorzystanie z pomocy firmy outsourcingowej.
— Współpracującym z nami firmom możemy zaproponować rozwiązania, które przyniosą realne korzyści. Można na przykład zrezygnować z przypisania aut do konkretnych osób lub stanowisk na rzecz formuły tzw. wspólnego samochodu. Z takiego samochodu będzie mogło korzystać więcej osób, a to oznacza spore oszczędności —podpowiada Rafał Wanke, marketing manager w firmie Carolina Fleet Management.
Innym pomysłem jest ograniczenie wykorzystania służbowych pojazdów do celów prywatnych.
— Można to osiągnąć, wprowadzając limity paliwowe, limity kilometrów lub pobierając od pracowników opłaty za korzystanie z samochodu poza godzinami pracy — mówi Marcin Paszkiewicz, kierownik działu sprzedaży firmy Daimler Chrysler Services Fleet Management.
Należy również precyzyjnie określić skutki niestosowania się do przyjętej w firmie polityki, na przykład finansowe obciążenie użytkownika przekraczającego limity lub przydzielenie mu gorszego auta.
— Warto także zadbać o obniżenie szkodowości, co pozwala korzystać z obniżonych stawek ubezpieczeniowych za bezkolizyjną jazdę. Dobrym rozwiązaniem jest wprowadzenie udziału pracownika w pokrywaniu kosztów wypadku spowodowanego z jego winy — twierdzi Fryderyk Lustig, dyrektor handlowy Arval Service Lease Polska.
Dobra polityka samochodowa ma też duży wpływ na motywację personelu i na zatrzymanie w firmie najlepszych pracowników.
— Przejście dobrego pracownika do konkurencyjnej firmy nierzadko kosztuje więcej niż zdobycie dla niego samochodu — uważa Fryderyk Lustig.
Dobrze postrzegana ze względów marketingowych jest unifikacja marek samochodów w flocie, co daje również większe upusty przy ich zakupie i serwisie.
— Jednak zróżnicowanie marek i modeli pozwala łatwiej dostosować się do trendów na rynku. Posiadanie kilku różnych aut służbowych, spośród których pracownicy mogą wybierać, sprzyja również zatrzymaniu w firmie najlepszych ludzi — ocenia Marcin Paszkiewicz.
Realizacją polityki samochodowej zwykle zajmują się fleet managerowie w firmach korzystających z parku samochodowego. Możliwe jest jednak skorzystanie z tzw. cosourcingu, który polega na stałym oddelegowaniu przez firmę zarządzającą swego pracownika do przedsiębiorstwa klienta. Zapewnia to stały nadzór nad flotą i sposobem jej wykorzystania.