Pod koniec października Ministerstwo Finansów opublikowało założenia do projektu nowelizacji ustawy o VAT dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Regulacja ma być przyjęta przez rząd jeszcze w tym kwartale. Michał Szwed, partner w Crido, wskazuje na istotne modyfikacje w planowanym systemie obowiązkowego e-fakturowania. Chodzi zarówno o techniczne, jak też organizacyjne aspekty wdrażania systemu w przedsiębiorstwach.
Uwaga na terminy
Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy w firmie inFakt, zwraca uwagę na stopniowe wprowadzanie KSeF.
— Pierwszą datą jest 1 luty 2026 r. dla przedsiębiorców z przychodami powyżej 200 mln zł, natomiast dla pozostałych podatników obligatoryjny system e-faktur wejdzie w życie dwa miesiące później, czyli 1 kwietnia 2026 r. — podkreśla Piotr Juszczyk.
Natomiast tzw. podatnicy wykluczeni cyfrowo będą mogli wystawiać faktury w dotychczasowej formie do 30 września 2026 r.
— W definicji podmiotów wykluczonych cyfrowo brak posiadania przez nich internetu czy odpowiedniego oprogramowania, które notabene powinno zapewnić Ministerstwo Finansów, nie będzie najistotniejszy. Definicja będzie bazować na wartości jednej faktury, a następnie wszystkich pozostałych łącznie wystawionych w danym miesiącu. Na etapie konsultacji rozwiązań dotyczących KSeF wartość jednej faktury nie mogła przekraczać 500 zł, natomiast w skali miesiąca w sumie 10 tys. zł — podkreśla Piotr Juszczyk.
Nie widzi jednak uzasadnienia dla ustanowienia odrębnych terminów wdrożenia KSeF.
— W systemie e-faktur nie chodzi tylko o przedsiębiorcę i fiskusa, lecz jeszcze o drugiego przedsiębiorcę. Większość z nich spotka się z KSeF już w lutym, tankując samochód, gdyż stacje benzynowe są największymi podatnikami — podkreśla Piotr Juszczyk.
Jednodniowe opóźnienie
Według Michała Szweda najważniejszą zmianą przewidzianą w projekcie jest rozszerzenie możliwości wystawiania dokumentów w trybie offline do końca 2026 r. Takie rozwiązanie będzie dostępne dla wszystkich podatników.
— Prawdopodobnie chodzi o to, że na przykład 1 listopada przedsiębiorca będzie mógł wysłać do systemu fakturę z 31 października, czyli dostarczyć ją z jednodniowym opóźnieniem. To rozwiązanie pomoże przedstawicielom biznesu przyzwyczaić się do rewolucji w fakturowaniu. Jednocześnie będą mogli spać spokojnie w przypadku pojawienia się zatorów w czasie wysyłania dokumentów — uważa Piotr Juszczyk.
Okresy przejściowe
Michał Szwed zwraca uwagę na inne ważne okresy przejściowe. Wyjaśnia, że o dodatkowe pół roku, czyli do 31 lipca 2026 r., odroczono m.in. termin wymogu podania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury. Nowa data dotyczy również stosowania kar za nieprzestrzeganie obowiązków dotyczących KSeF.
— Wydłużone okresy przejściowe tylko pozornie dają więcej czasu podatnikom na dostosowanie procesów biznesowych i obiegu dokumentów do nowych rozwiązań, a także na ich testowanie, w tym wdrożenie zabezpieczeń awaryjnych. Przedsiębiorcy, którzy nie rozpoczęli jeszcze przygotowań, nie mają na to zbyt wiele czasu — uważa partner w Crido.
Wtóruje mu Tomasz Groszyk, starszy menedżer w Crido.
— Przedsiębiorcy muszą dostosować swoje systemy IT, przeszkolić pracowników i zmodyfikować wewnętrze procesy w firmach. Dla niektórych będą to znaczące inwestycje i zmiany organizacyjne. Zainteresowanie przedsiębiorców testowaniem systemu pokazuje, że zdają sobie sprawę z wagi tej zmiany i potrzeby przygotowania się do niej. To podejście jest kluczowe dla pomyślnego wdrożenia KSeF i zminimalizowania potencjalnych zakłóceń w codziennych operacjach biznesowych — mówi Tomasz Groszyk.
Szersze uprawnienia KAS
Michał Szwed podkreśla ponadto, że projekt przewiduje rozszerzenie uprawnień organów Krajowej Administracji Skarbowej (KAS), jeśli chodzi o dostęp do danych i wprowadzanie nowych narzędzi analitycznych.
— To kolejny krok w świadomym wykorzystywaniu elektronicznych, ustrukturyzowanych danych podatkowych przez KAS w celu zwiększenia efektywności kontroli i uszczelniania systemu podatkowego — podsumowuje Michał Szwed.