Przeciętny pracownik nie ma pojęcia o budowie bazy danych. Trzeba więc mu umożliwić znalezienie dokumentu według kryteriów, które rozumie.
Zanim przystąpi się do przekształcania dokumentów papierowych w formę elektroniczną, należy określić atrybuty, według których będą one „poukładane” w systemie IT.
— Część przedsiębiorstw dysponuje tzw. instrukcją kancelaryjną, ale klasyfikuje ona dokumenty rzeczowo, a nie definiuje kryteriów przeszukiwania archiwum przez system informatyczny — podkreśla Sławomir Pawlikowski z Archiwów Śląskich.
Trzeba więc stworzyć mechanizm komunikacji pomiędzy zwykłym pracownikiem a systemem informatycznym, do którego przeniesiono dokumenty. Bo jeśli dokument zostanie wprowadzony do elektronicznego archiwum, to jest to równoznaczne z przyporządkowaniem mu przez system IT numeru w bazie danych. Ale numery porządkowe bazy danych trzeba powiązać z treścią, bo pracownik, który chce uzyskać dostęp do dokumentu, o numerach porządkowych w elektronicznym archiwum najczęściej nie ma pojęcia. Poszukuje dokumentu według innych kryteriów.
— W towarzystwie ubezpieczeniowym powiązane ze sobą dokumenty można segregować według numeru szkody, a w telekomunikacji według numeru klienta lub stacji abonenckiej. Do wyszukiwania akt osobowych może służyć zarówno imię i nazwisko, jak i numer PESEL — podpowiada Sławomir Pawlikowski.