Bez względu na to, czy ekscytuje nas konferencyjna elektronika, czy zwracamy uwagę głównie na merytoryczny poziom wystąpień, nie sposób przejść obojętnie obok innowacji usprawniających spotkania biznesowe. Dzisiejsze wyposażenie audytoriów różni się znacznie od tego sprzed kilku lat. Świadczy o tym coraz bogatsza oferta rynkowa i ekspozycje monitorów, projektorów czy mikrofonów bezprzewodowych na targach technologicznych. Naprawdę jest o czym opowiadać! Ale może zamiast opowiedzieć, lepiej odwiedzić takie miejsca jak hotel Narvil, który naszpikowany jest najnowszym sprzętem teleinformatycznym. Jednym z rozwiązań są panele, które za jednym kliknięciem dostosowują oświetlenie scen i tryb pokazu (slajdy lub film) do wydarzenia.
— Najbardziej spektakularnym elementem oświetlenia jest sufit w sali Amazonka, zbudowany z niemal 2 tys. części. Może się on mienić różnymi kolorami lub imitować płynącą falę. Rozwiązania multimedialne pozwalają wyświetlać ponad głowami zachwyconych uczestników ruchome projekcje — zachwala Grzegorz Warchałowski, zastępca kierownika technicznego w Hotelu Narvil. W oczy rzuca się też system digital signage, na który składają się wielkoformatowe ekrany umieszczone przed wejściem do poszczególnych sal konferencyjnych. Umożliwiają one umieszczenie logo firmy, agendy czy biogramów mówców. Są zaprzeczeniem statyczności, która charakteryzuje tradycyjny, analogowy sposób komunikowania się organizatorów z gośćmi.
— Nośniki digital signage to efektywne medium. Zamieszczane na nich informacje mają z reguły atrakcyjną formę graficzną, zmieniają się i dopasowują do grupy odbiorców. A zainstalowane w biurach, dzięki specjalnym nakładkom dotykowym i prostej, intuicyjnej obsłudze, służą do rezerwowania sal — tłumaczy Aleksandra Potrykus-Wincza, country manager w Mood Media.
Kierunek — multimedia
Lata świetlne minęły od czasu, gdy klientom biznesowym wystarczał prosty ekran, rzutnik, trzeszczący głośnik, a także pisaki i białe tablice. Porządny system audiowizualny to podstawa. Podobnie jak klimatyzacja, dostęp do bezprzewodowego internetu i rozwiązaniado całkowitego lub częściowego zaciemnienia. Wiele obiektów zapewnia tłumaczenia symultaniczne.
— Postęp techniczny nie stoi w miejscu. Nawet klasyczne projektory wydają się przeżytkiem. Na masową skalę zastępują je monitory interaktywne, które zdają egzamin również w małych pomieszczeniach, określanych jako meeting rooms — wskazuje Tomasz Kliczkowski, wiceprezes spółki Vidis.
Działają natychmiast po uruchomieniu, umożliwiają sterowanie obrazami za pomocą gestów na ekranie, zapewniają pożądaną jasność i rozdzielczość — lista zalet tych produktów jest naprawdę długa. I jeszcze cena — ostatnio ekonomiczne modele można kupić za znacznie poniżej 10 tys. zł, co wydaje się do przełknięcia chyba dla każdego średniego przedsiębiorcy, nie mówiąc już o administratorach nieruchomości komercyjnych.
— Za instalacją monitora interaktywnego przemawiają też koszty eksploatacji i czynniki ekologiczne. Jego żywotność może sięgać nawet 30 tys. godzin, co w typowym biurze oznacza 30 lat pracy — podkreśla Tomasz Kliczkowski.
Dzisiejsze konferencje to coraz częściej wideokonferencje. Dzięki nim możemy rozmawiać ze współpracownikami, klientami czy partnerami biznesowymi w dowolnym miejscu i czasie, czyli bez konieczności podróżowania, co bardzo obniża koszty. W dobie komunikacji online popularność zyskują m.in. kamery PTZ (pan-tilt-zoom), do nagrywania i transmisji wystąpień na żywo. Rośnie też znaczenie narzędzi w rodzaju Google Hangout lub NetMeeting, które pozwalają prowadzić konwersacje między dwiema osobami z wykorzystaniem głosu i obrazu z kamery internetowej. Innym rozwiązaniem są tzw. chat rooms — miejsca w sieci, w którym można kontaktować się w czasie rzeczywistym z wieloma użytkownikami, np. zespołem projektowym, którego członkowie współpracują zdalnie. Takie nowinki wspierają m.in. wirtualnych menedżerów. Przykładem jest Shell Business Operations w Krakowie, w którym aż 150 osób zajmują całkowicie wirtualne stanowiska.
— Integracji rozrzuconych po świecie pracowników sprzyjają nieformalne spotkania online o nazwie Virtual Coffee. Inna forma podtrzymywania zawodowych kontaktów ukrywa się pod hasłem „get to know you” — to internetowe zaproszenia na krótką pogawędkę, podczas której przedstawiamy się i opisujemy zakres swoich obowiązków — mówi Maciej Wituszyński, menedżer ds. rekrutacji w Shell Business Operations. Kolejną ważną tendencją w wyposażeniu sal konferencyjnych jest rosnąca popularność systemów wideo, również w wersji cloudowej. Ostatnio coraz większym zainteresowaniem przedsiębiorców cieszą się usługi chmurowe w modelu Video-as-a-Service (wideo jako usługa, VaaS), oferowane przez operatorów komunikacyjnych.
Chciwość nie popłaca
Czy wszyscy organizatorzy konferencji gwarantują najwyższą jakość i niezawodność sprzętu? Niestety, nie. Aleksandra Potrykus- -Wincza przyznaje, że nie raz uczestniczyła w szkoleniach czy kongresach, które odbywały się w obiektach o niskim standardzie technicznym i wyposażonych w przestarzałe urządzenia. Ich właściciele lub zarządcy kuszą klientów komfortem, lecz między tym, co oferują na swoich stronach internetowych i w materiałach reklamowych, a rzeczywistością zionie ogromna przepaść.
Porządny system audiowizualny to podstawa. Podobnie jak klimatyzacja, dostęp do bezprzewodowego internetu i rozwiązania do całkowitego lub częściowego zaciemnienia. Wiele obiektów zapewnia tłumaczenia symultaniczne.
— Brak przestronnych sal, psująca się klimatyzacja i wiekowy, odmawiający posłuszeństwa sprzęt audiowizualny to norma w wielu polskich ośrodkach. Na domiar złego nieprofesjonalna obsługa. Jeśli chcemy rozwinąć turystykę biznesową i uczynić z naszego kraju ważny punkt na mapie konferencyjnej Europy, trzeba to jak najszybciej zmienić — uważa szefowa krajowego oddziału Mood.
Unikanie nowinek technologicznych coraz trudniej usprawiedliwić. Po pierwsze, ceny sprzętu i oprogramowania spadają. Po drugie, nie trzeba już inwestować w oddzielne systemy — prezentacji pisma i obrazu, nagłośnienia, centralnego sterowania wyposażeniem audiowizualnym, oświetleniem i zaciemnieniem czy rezerwacji sal, bo wiele rozwiązań ma charakter kompaktowy (wszystko w jednym). Wniosek: nawet nieduże firmy czy obiekty mogą sobie na te innowacje pozwolić. A wdrożenia kosztują o wiele mniej niż zupełny brak wdrożeń. © Ⓟ