Koniec z papierowym chaosem

Pełen dumy szef lokalnego oddziału z radością oznajmia prezesowi, że w ubiegłym roku udało mu się ograniczyć druk dokumentów o imponujące 35 proc. Ku jego zaskoczeniu, zamiast pochwały, spotyka się jednak z krytyką – prezes stanowczo pyta, dlaczego regionalna placówka jeszcze nie wyeliminowała papieru całkowicie. Tymczasem rezygnacja z papierowych faktur czy teczek osobowych to jedynie fragment szerszej strategii cyfrowej transformacji biur. Ewolucję tę napędzają systemy zarządzania dokumentami (Document Management Systems – DMS), które stają się fundamentem biznesu na miarę XXI w.

Pod nadzorem algorytmów

Era analogowej administracji dobiega końca. Najwyższa pora pożegnać ręczne porządkowanie dokumentów i wprowadzanie danych – procesy, które spowalniają pracę i zwiększają ryzyko błędów. Teraz technologia przejmuje stery, oferując większą precyzję i szybkość. To klucz do skutecznej digitalizacji firmy, eliminacji papierowej dokumentacji, lepszego zarządzania korespondencją elektroniczną i uproszczenia pracy z danymi.

Dzięki automatyzacji pracownicy biurowi zyskają czas na zadania godne ich wiedzy i kreatywności, zamiast tracić go na rutynowe opisywanie korespondencji i dokumentów. Mówimy o rozwiązaniach dostępnych dla każdego przedsiębiorstwa, niezależnie od branży i skali działania – bo efektywność nie zna ograniczeń.

Systemy zarządzania dokumentami są przyszłością biur. Korzystając ze sztucznej inteligencji (AI), optycznego rozpoznawania znaków (OCR), przetwarzania języka naturalnego (NLP) oraz algorytmów uczenia maszynowego, zamieniają nawet chaotyczne, niestrukturyzowane dane w uporządkowane i wartościowe informacje.

Potwierdzają to badania AWS, z których wynika, że aż 93 proc. dyrektorów ds. danych (Chief Data Officers – CDO) uznaje strategię zarządzania danymi za fundament budowania wartości biznesowej przy wsparciu generatywnej AI. Jednak tylko 45 proc. z nich przyznaje, że dane, do których mają dostęp, są odpowiednio oczyszczone i uporządkowane. Może to powodować poważne komplikacje – od wyzwań etycznych przez ryzyko stronniczości po tworzenie fałszywych informacji, znanych jako halucynacje sztucznej inteligencji.

Płynie z tego wniosek, że same inwestycje w technologie to za mało. Sukces tkwi w umiejętnym ich wdrożeniu i odpowiedzialnym zarządzaniu. Konieczna jest troska o jakość danych oraz wypracowanie spójnych zasad ich wykorzystania. Nawet najbardziej zaawansowane narzędzia IT mogą stać się źródłem problemów, jeśli zabraknie zrozumienia ich roli i odpowiedniego podejścia.

Wdrożenie systemów DMS jest inwestycją, która otwiera drzwi do wielu korzyści, jednak sam proces nie należy do najprostszych. Integracja z istniejącymi rozwiązaniami, zarządzanie zmianą oraz zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych to tylko niektóre z przeszkód, które mogą pojawić się na tej drodze. Kluczem do sukcesu jest jednak starannie zaplanowana infrastruktura, jasno określona strategia oraz – w razie potrzeby – wsparcie doświadczonego partnera technologicznego. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą z łatwością pokonać napotkane trudności i w pełni wykorzystać potencjał, jaki oferują systemy zarządzania dokumentacją.

Cel – przewaga konkurencyjna

Według raportu EY odsetek przedsiębiorstw traktujących cyfryzację priorytetowo wzrósł z 38 proc. w 2020 do 84 proc. w 2024 r. Ponadto 31 proc. firm planuje znacząco zwiększyć wydatki na sztuczną inteligencję w ciągu najbliższych 18 miesięcy. Wygląda na to, że fale technologicznych wdrożeń są nie do zatrzymania. Wygrają te przedsiębiorstwa, które postawią na elastyczność i zdolność szybkiego adaptowania się do zmian.

Rewolucja AI w biurach budzi emocje i nadzieje – obiecuje przyspieszenie rozwoju firm i większą efektywność. Ale czy te oczekiwania się spełnią? Jak zauważa Farhin Khan, szef UKI Databases w AWS: „Największe wyzwania mają charakter organizacyjny i behawioralny, a nie technologiczny. Są związane z kulturą, ludźmi i procesami w firmie”. Konieczne jest budowanie zaufania do nowych narzędzi oraz rozwijanie umiejętności ich efektywnego wykorzystania.

Owo zaufanie podważa lęk przed utratą pracy na rzecz AI – czy jest to obawa uzasadniona? Niestety, tak. Automatyzacja może prowadzić do zmniejszenia liczby etatów. Jednak wśród małych i średnich przedsiębiorstyw widać inną tendencję – zamiast redukować zatrudnienie, dążą do przesunięcia swoich pracowników na stanowiska wymagające większej kreatywności.

Bezrobocie technologiczne, czyli wyparcie ludzi przez maszyny, staje się realnym zagrożeniem jedynie wtedy, gdy pracodawcy i pracownicy ignorują konieczność podnoszenia kwalifikacji (upskilling) i zdobywania nowych (reskilling) oraz zaniedbują rozwój umiejętności cyfrowych. Na szczęście coraz więcej organizacji dostrzega znaczenie edukacji w tej dziedzinie. Przykładem jest inicjatywa Microsoftu, który do końca tego roku chce przeszkolić milion Polaków w dziedzinie AI. To ważny krok w kierunku przyszłości, w której technologia nie zastąpi, ale wesprze ludzi w realizacji bardziej twórczych i wartościowych zadań.

Przyszłość zarządzania dokumentami wygląda obiecująco. Rozwój AI oraz integracja firmowej administracji z innymi nowoczesnymi technologiami otwierają nowe możliwości, czyniąc pracę biurową bardziej efektywną, rozwijającą i wszechstronną. W erze cyfrowej to nie tylko narzędzia, ale także fundament budowania przewagi konkurencyjnej.