Przedsiębiorcy zmuszeni byli dostosować się do nowych zasad funkcjonowania rynku i nowych relacji z kontrahentami. Jedni byli lepiej przygotowani na kryzys inni gorzej. Jedno jest pewne – kryzys spowodowany pandemią koronawirusa, ale także obecny kryzys spowodowany wojną w Ukrainie należy traktować jako kolejne lekcje odpowiedzialnego podejścia do biznesu. Przedsiębiorcy mogą to zrobić już na etapie zawierania umowy ze swoimi kontrahentami między innymi poprzez: zdefiniowane siły wyższej i uregulowanie procedur na wypadek wystąpienia jej skutków lub zabezpieczyć spełnienie świadczenia pieniężnego przez podmiot trzeci. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby takie uregulowania wprowadzić na późniejszym etapie współpracy w drodze aneksu do umowy lub porozumienia.
Jak w procedury zakupowe wpleść społeczną odpowiedzialność biznesu? Sprawdź >>
Warto wiedzieć na czym się stoi
Często relacja handlowa rozwija się bez podpisywania umowy. Można odnieść wrażenie, że umowa jest elementem drugoplanowym. Oprócz pośpiechu wpływa na to brak świadomości, że umowy zawieramy na złe czasy. Zdarza się też, że relacje kontrahentów są długotrwałe i opierają się na archaicznych umowach, które nie odzwierciedlają faktycznych zasad współpracy.
Tymczasem umowa powinna być podstawą każdego stosunku gospodarczego. W zależności od tego, czego dotyczy, umowa może być zawarta w różnych formach: pisemnej, dokumentowej czy ustnej. Skuteczne zawarcie umowy i jej zmiany w trakcie współpracy są ważnym elementem relacji gospodarczych.
Zmiany warunków współpracy muszą znaleźć odzwierciedlenie w umowie. Zazwyczaj umowy pisemne można zmienić tylko w tej samej formie pod rygorem nieważności. Oznacza to, że jeśli podpisałeś umowę to aby ją zmienić musisz podpisać aneks Jeśli nie podpiszesz aneksu zmiany będą nieważne. Zgodnie z art. 76 zdanie pierwsze Kodeksu cywilnego, jeżeli strony zastrzegły w umowie, że określona czynność prawna ma być dokonana w szczególnej formie, czynność ta dochodzi do skutku tylko przy zachowaniu zastrzeżonej formy.
W praktyce można spotkać przypadki długotrwałych relacji, które opierają się na umowach zawartych w formie pisemnej lata temu. Strony postanawiają zmienić treść umowy. W tym celu wzajemnie przysyłają sobie skany podpisanych aneksów bo tak jest szybciej oraz należy przestrzegać dystansu społecznego w związku z pandemią. Po pewnym czasie stosowania umowy w zmienionej formie, jeden z kontrahentów dostrzega niekorzystną zmianę warunków gospodarczych (na przykład ceny surowców skoczyły w górę). Aby ją uwzględnić w relacjach biznesowych, sięga do zawartej umowy. Pojawia się pytanie, w jakim brzmieniu obowiązuje umowa? Które postanowienia są wiążące? W jakiej formie wprowadzić zmianę?
Z odpowiedzią przychodzi Sąd Najwyższy, który między innymi w wyroku z 14 czerwca 2019 r. (sygn. akt: III CSK 136/17) przesądził, że dokonanie czynności prawnej również następczej (aneks do umowy) w istocie oznacza nieważność czynności prawnej dokonaj w formie nieodpowiadającej formie szczególnej zastrzeżonej pod rygorem nieważności. W konsekwencji postanowienia umowy, na których opierały się strony stosunku prawnego są nieważne i nie mają zastosowania jeżeli zostały wprowadzone w sposób nieprawidłowy.
Bezpieczeństwo to podstawa
Opóźnienia w płatnościach (zatory płatnicze) od lat uderzają w sytuację finansową zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorców. Kryzys wywołany pandemią COVID-19 tylko pogłębił ten problem. Często opóźnienia w płatnościach mają efekt domina. Jeden przedsiębiorca opóźnia się z płatności drugiemu przedsiębiorcy, który z kolei opóźnia się z płatnością w stosunku do trzeciego przedsiębiorcy.
Polskie prawo przewiduje różne rozwiązania, które mogą zabezpieczyć przedsiębiorcę przed kontrahentem opóźniającym się w płatnościach. Jednym z tych rozwiązań jest gwarancja bankowa uregulowana przepisami ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 2439 z późn. zm.). Polega ona na udzieleniu przez bank zapewnienia, że w przypadku braku płatności w terminie, bank zapłaci należność.
Gwarancję bankową można wprowadzić do relacji gospodarczej zarówno w drodze aneksu do dotychczasowej umowy jak również w drodze odrębnego porozumienia między stronami. Należy zwrócić uwagę na sformułowanie gwarancji bankowej tak, aby była ona udzielona w sposób bezwarunkowy i płatna na każde żądanie jej beneficjenta.
Innym sposobem zabezpieczenie swoich interesów jest uregulowanie w umowie siły wyższej. Są to zdarzenia zewnętrze niemożliwe do przewidzenia, których skutkom nie można zapobiec. Siła wyższa nie została zdefiniowana przez polskiego ustawodawcę. Brak jej uregulowania w umowie może powodować spory z kontrahentem na temat skutków konkretnego zdarzenia, a w ostateczności, narazić nas na odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy. Poza zdefiniowaniem siły wyższej warto przewidzieć odpowiednie procedury dotyczące zarówno obowiązku powiadomienia o wystąpieniu siły wyższej i jej skutkach wpływających na relację biznesową jak również sposób postępowania obu stron w zakresie dalszej realizacji umowy.
Czas to pieniądz
Z raportu o przewlekłości postępowań w Polsce przygotowanego przez Helsińską Fundację Praw Człowieka w 2021 r. (raport jest dostępny na stronie fundacji pod adresem: www.hfhr.pl) wynika, że z roku na rok przybywa spraw rozpatrywanych przez sądy powszechne w Polsce. Według danych Ministerstwa Sprawiedliwości, średni czas rozpatrywania spraw przed Sądem I instancji w 2020 r. wynosił 7 miesięcy. Z praktyki wynika jednak, że czas postępowań, w szczególności w sprawach gospodarczych o zapłatę, jest znacznie dłuższy. Postępowanie przed sądem I instancji może trwać nawet dwa lata.
Opieszałość wymiaru sprawiedliwości jest niekorzystna dla wierzyciela. Przedsiębiorca musi zapłacić wszystkie zobowiązania publicznoprawne od wystawionej faktury, natomiast rekompensata za tzw. koszty odzyskiwania należności oraz odsetki za opóźnienie uregulowane w Ustawie może nie być dla przedsiębiorcy wystarczającą rekompensatą za czas oczekiwania na prawomocne rozstrzygnięcie.
Alternatywą dla sądów powszechnych są sądy arbitrażowe funkcjonujące przy różnych instytucjach np. przy Krajowej Izbie Gospodarczej lub przy Polskiej Konfederacji Pracodawców Prywatnych Lewiatan. Do tych sądów wpływa o wiele mniej spraw co pozwala w krótkim czasie otrzymać rozstrzygnięcie. Z góry wiemy ile potrwa rozparzenie naszej sprawy. Zgodnie z regulaminami obu wcześniej wymienionych sądów, w przypadku Sądu Arbitrażowego przy KIG, wyrok powinien być wydany w terminie 9 miesięcy od dnia wszczęcia postępowania a w przypadku drugiego sądu w terminie 6 miesięcy od chwili ukonstytuowania się zespołu orzekającego w danej sprawie. Na krótszy czas rozstrzygnięcia ma również wpływ to, że sądownictwo arbitrażowe jest z zasady jednoinstancyjne. Powyższe zalety świadczą o tym, że arbitraż może stanowić alternatywną metodę rozwiązywania sporów w dzisiejszych czasach. Aby spór, który może powstać na tle umowy gospodarczej mógł być rozpatrzony w tej procedurze, strony muszą umówić się na sąd arbitrażowy. Może to nastąpić w drodze klauzuli arbitrażowej zawartej w umowie lub w drodze zawarcia odrębnej umowy w omawianej kwestii.
W dobie szybko zmieniającej się rzeczywistości biznesowej – coraz częściej z powodów niezależnych od stron stosunku gospodarczego – powinniśmy wrócić do zawartych umów i rozważyć, czy ich treść zabezpiecza nasze interesy.
Autorem artykułu jest adw. Krzysztof Borkowski z kancelarii Affre i Wspólnicy sp. k.