Nie trzeba drukować, wkładać w koperty, zanosić na pocztę... Choćby z tych powodów na e-fakturach można zyskać.
Korzyści z zamiany faktur papierowych na elektroniczne są takie same jak z przejścia z każdego innego typu dokumentów papierowych na elektroniczne.
— Zastąpienie dokumentów papierowych plikami pozwala na jednoczesne udostępnienie tego samego dokumentu kilku pracownikom danej firmy — mówi Przemysław Rawa z Krajowej Izby Rozliczeniowej.
Dużo szybciej...
Przechowywanie dokumentów elektronicznych nie pochłania też wiele miejsca. Zamiast obszernych szaf i skoroszytów wystarczy zwykły komputer bądź serwer. Ale e-faktury oferują też użytkownikom inne korzyści, charakterystyczne dla dokumentów krążących między firmami.
— Już samo skrócenie czasu potrzebnego na przesyłanie e-faktur drogą elektroniczną w porównaniu z wysyłką faktur papierowych oznacza znaczne usprawnienie procesu fakturowania oraz większą pewność w kontaktach handlowych — zapewnia Andrzej Bendig-Wielowiejski, prezes szczecińskiego Unizeto Technologies.
Jego zdaniem, uregulowanie podstaw prawnych dla obecności faktur elektronicznych w życiu gospodarczym to przede wszystkim szansa na uproszczenie obrotu oraz zmniejszenie kosztów administracyjnych wiążących się z wystawianiem, wysyłaniem oraz przechowywaniem faktur w postaci papierowej.
— Odpada drukowanie, wkładanie w koperty, przyklejanie znaczków, zanoszenie na pocztę itp. Poza tym dokument elektroniczny przekazujemy w ciągu kilku sekund w dowolne miejsce na świecie, a papierowy wędruje co najmniej kilka dni. Dane z e-faktur mogą być automatycznie importowane przez systemy finansowo-księgowe. Dzięki temu eli- minuje się pomyłki przy przepisywaniu — wylicza Marcin Chomicki, kierownik projektu Centrum Certyfikacji Signet w spółce TP Internet.
...i dużo taniej
Eliminacja błędów przenosi się zaś na oszczędności finansowe.
— Zmorą dużych firm jest przetwarzanie błędnych faktur. Do tego są całe zespoły ludzi. Proces trwa zwykle długo, wyjaśnienia kosztują, trzeba zadzwonić itp. Niekiedy proces obsługi błędnej faktury jest wielogodzinny lub liczy się w dniach. Jeśli pomnożymy to przez 100 tys. — tyle błędnych faktur rejestruje się miesięcznie w dużej sieci handlowej — i przez wskaźnik błędnych faktur, to otrzyma się czas roboczy liczony w etatach. Elektroniczna faktura prawnie uznana za ważny dokument przechodzi przez proces weryfikacji automatycznie. W jednej z sieci handlowych korzystających z systemu EDI jeszcze przed wejściem w życie rozporządzenia o e-fakturach, dzięki zastosowaniu technologii weryfikacji i kojarzenia dokumentów, odsetek błędnych faktur spadł do 4 proc. — twierdzi Jacek Mikus z Comarchu.