Systemy do zarządzania drukiem dokumentów usprawniają pracę urządzeń. Dzięki nim drukarki nie będą drukować makulatury.
Wraz z rozwojem biznesu wzrastają wydatki przedsiębiorstw na drukowanie dokumentów. Mimo że coraz więcej dokumentów jest obecnie tworzonych elektronicznie, nie zmienia to faktu, że nadal korzysta się z ich wersji papierowych. Poza drukowaniem faktur czy korespondencji dla klientów lub kontrahentów, wzrastają potrzeby drukowania m.in. e-maili czy zaproszeń, o szczegółowych raportach, które przychodzą pocztą elektroniczną, nie wspominając.
Ograniczony dostęp
W celu zwiększenia wydajności maszyn drukujących i zaoszczędzenia na ich eksploatacji powinno się wdrażać specjalistyczne oprogramowanie. Dzieli się ono na kilka grup, z czego trzy są najczęściej stosowane. Pierwszą grupę stanowi oprogramowanie do zarządzania dokumentami. Umożliwia ono m.in. konwersję dokumentów do postaci elektronicznej w celu ich dystrybucji lub archiwizacji, porządkowanie dokumentów w zasobach sieciowych, ułatwiające ich wyszukiwanie oraz zwiększające bezpieczeństwo, a także ułatwia efektywny obieg dokumentów. Kolejna grupa to software typu document accounting systems, czyli systemy do ewidencjonowania produkcji dokumentów.
— Oprogramowanie to pozwala śledzić procesy drukowania i kopiowania dokumentów, np. poprzez przydzielanie uprawnień do korzystania z odpowiednich urządzeń, czy też nakładać limity kosztowe. Systemy mają funkcje raportowo-analityczne, które są niezbędne w przypadku firm, którym zależy na oszczędnościach i na zagwarantowaniu bezpieczeństwa informacji. Bezpieczeństwo można osiągnąć np. zezwalając na wykonanie wydruku dopiero po zbliżeniu do czytnika karty identyfikacyjnej pracownika — mówi Leszek Szymański, product manager Ricoh Polska, firmy, która dostarcza urządzenia drukujące i branżowe oprogramowanie.
Dzięki wdrożeniu systemów tej kategorii można uzyskać, jak podaje firma analityczna IDC, 5-15 proc. oszczędności na eksploatacji urządzeń, tonerach i papierze. Mogą to być znaczne kwoty, zwarzywszy, że około 10 proc. wydatków przedsiębiorstw stanowią koszty obsługi dokumentów.
Zwrot nakładów
Trzecią grupę systemów stanowią rozwiązania stosowane głównie w środowiskach drukowania wysokonakładowego oraz centrach reprograficznych, w których istnieje potrzeba zarządzania kolejkami drukowania. W przypadku przedsiębiorstw posiadających pokaźną ilość urządzeń drukujących, oprogramowanie może pomóc w centralnym zarządzaniu sprzętem i dokumentami.
— Z komputera administratora systemu można monitorować pracę wszystkich urządzeń oraz automatyzować procesy. Jeśli np. użytkownik zleci wydruk dla którejś z drukarek, w przypadku jej przeciążenia, system automatycznie prześle sygnał do innego, wolnego urządzenia. System może też przekierować wydruk do innej drukarki, jeśli stwierdzi, że polepszy to jakość kopii. Jedna z opcji programu pozwoli na odesłanie zadania z jednej drukarki na kilka urządzeń, aby zwiększyć tempo pracy. Wszystko to pozwala uniknąć opóźnień w działalności przedsiębiorstwa — tłumaczy Leszek Szymański.
Firma Ricoh oferuje oprogramowanie do zarządzania dokumentami jako samodzielny produkt, ponieważ jest ono kompatybilne z urządzeniami drukującymi różnych producentów. Można je więc stosować w przypadku parku maszyn różnych marek. Koszt wdrożenia oprogramowania jest zróżnicowany i zależy od stopnia skomplikowania wdrożenia na firmowym serwerze i pojedynczych komputerach. Proste systemy zarządcze kosztują średnio kilkanaście tysięcy zł, a bardziej rozwinięte z funkcjami raportowania — po kilkadziesiąt tys. zł.
— Popyt na systemy jest duży, choć rynek nie jest jeszcze zagospodarowany. Wiele firm nie skorzystało dotąd ze specjalistycznego oprogramowania. Myślę, że wiedza o kosztach wydruku jest wciąż bardzo mała. Część przedsiębiorstw nie zdaje sobie nawet sprawy, ile wydaje na tonery i zużywany papier. Z drugiej strony rośnie ilość przetwarzanych informacji oraz wolumen wydruków, więc można się spodziewać, że ilość wdrożeń także będzie rosła. Zwłaszcza że dzięki racjonalizacji wydruków, koszt zakupu systemu może się zwrócić już po około roku — dodaje Leszek Szymański.
Software wraz ze sprzętem
Piotr Nowak, dyrektor regionalny ds. Europy Środkowej i Wschodniej firmy Oki Systems Polska, która dostarcza oprogramowanie do zarządzania dokumentami w ramach kompleksowej obsługi przedsiębiorstw pod względem druku i obiegu dokumentów, przyznaje, że nie sposób ocenić, jaki będzie czas i koszt wdrożenia branżowego systemu informatycznego. Wszystko ustala się indywidualnie w ramach kontraktu na obsługę organizacji.
— Nasi specjaliści, przed rozpoczęciem współpracy z klientem, wykonują audyt sprzętu i najczęściej tworzonych dokumentów. Klienta nie interesują koszty sprzętu, tonerów, instalacji, lecz efekt finalny, czyli jakość i koszt wydrukowanej strony. Zresztą ten koszt można łatwo oszacować, jeśli wykorzysta się jedną z aplikacji systemu. Pozwala ona skalkulować wartość każdego dokumentu, przed wydrukowaniem, w zależności choćby od nasycenia kolorów. Kolosalne znaczenie mają indywidualne warunki serwisowe i tak zwany czas reakcji serwisu, gdyż wiele urządzeń jest serwisowanych bezpośrednio u klienta — tłumaczy Piotr Nowak.
I dodaje, że idealne wykorzystanie urządzeń występuje, kiedy firma korzysta z drukarek jednego producenta, ponieważ można wówczas efektywnie nimi zarządzać, korzystając z dostarczanego z drukarkami standardowego oprogramowania. W przypadku sprzętów różnych marek, trzeba skorzystać z usług programistów, aby odpowiednio skonfigurować system. Coraz częstsze są przypadki wykupu starego sprzętu i instalacji nowego w ramach jednolitego systemu.
— Oszczędności, jakie może osiągnąć firma z racjonalizacji systemów drukujących, wynoszą średnio od 20 do 30 proc. kosztów. W przypadku firm zawodowo zajmujących się drukiem, takich jak studia graficzne, oszczędności sięgają czasem nawet 70 proc. — twierdzi szef Oki Systems Polska.