Od momentu udostępnienia KSeF w 2022 r. trwa okres przejściowy, w którym przystąpienie firm do systemu jest dobrowolne. Po jego zakończeniu wszyscy podatnicy będą zobowiązani fakturować z wykorzystaniem KSeF. Obowiązek będzie dotyczyć podatników mających w Polsce siedzibę albo stałe miejsce prowadzenia działalności.
Założenia poprzedniego rządu przewidywały wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur od 1 lipca 2024 r. Obecne Ministerstwo Finansów przesunęło tę datę i zaproponowało dwa terminy wprowadzenia w życie Krajowego Systemu e-Faktur. Dla firm o przychodach ponad 200 mln zł KSeF stanie się obowiązkowy od 1 lutego 2026 r., natomiast dla pozostałych od 1 kwietnia 2026 r.
Nowy obowiązek dla firm wiąże się ze zmianą w funkcjonowaniu organizacji, dlatego może początkowo wzbudzać niepokój, a nawet opór. Odpowiednie przygotowanie się do jego spełnienia może jednak przynieść wiele korzyści. Po wprowadzeniu jednego standardu faktur ograniczone zostaną błędy w dokumentach, które też ostatecznie zmienią się z papierowych czy elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe.
Wymiana danych w kontaktach między kontrahentami i we wzajemnych rozliczeniach będzie szybsza. Kolejne korzyści to brak duplikatów faktur, możliwość monitorowania ścieżki ich obiegu, ujednolicenie sposobu korygowania danych i brak obowiązku archiwizowania faktur w systemach informatycznych przedsiębiorstw.
– Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur może przynieść sporo korzyści zarówno sektorowi publicznemu, jak i prywatnemu. Zastosowanie e-faktur na masową skalę wpłynie zapewne na redukcję ludzkich błędów, a także zminimalizuje dotychczasowe koszty związane z drukiem i przechowywaniem papierowych odpowiedników, co przekłada się na oszczędność czasu i zasobów – wskazuje Radosław Lasota, Product Manager w Comarch Enterprise Solutions.
Dzięki wykorzystaniu KSeF faktury będą udostępniane odbiorcom praktycznie w czasie rzeczywistym, co wpłynie niewątpliwie na automatyzację procesów księgowych. Spełniając przesłanki określone w ustawie o VAT, podatnicy uzyskają też możliwość wcześniejszego zwrotu naliczonego podatku VAT w ciągu 40, a nie tak jak dotychczas 60 dni
Rozważa się też, by w okresie przejściowym podatnicy – działający na niewielką skalę i wystawiający faktury o niedużej wartości – mogli rozliczać się w dotychczasowej formie.
Projekt implementacji
Nowe zasady fakturowania w KSeF stawiają przedsiębiorców, zwłaszcza w średnich i dużych firmach, przed wyzwaniem dokonania istotnej zmiany. Codziennie przecież realizowane są w nich dziesiątki transakcji i skomplikowanych procesów. Wiele z nich korzysta też z narzędzi do obiegu dokumentów, co oznacza konieczność dostosowania tych rozwiązań do wymogów Krajowego Systemu e-Faktur.
Wdrożenie KSeF w firmie może okazać się skomplikowane. Dlatego, w celu ułatwienia przygotowań, a potem implementacji, warto sporządzić projekt zmian i powiązany z nim harmonogram kolejnych działań, a także powołać zespół odpowiedzialny za wsparcie projektu. Nad wdrożeniem KSeF mogą czuwać osoby z doświadczeniem w księgowości, którym proces fakturowania jest dobrze znany, a także pracownicy bezpośrednio współpracujący z kontrahentami. Warto też włączyć w proces specjalistów IT, gdyż współpraca z nimi umożliwi spojrzenie na projekt z technicznego punktu widzenia. Trzeba będzie zwrócić uwagę na poszczególne etapy fakturowania i uwzględnić potrzeby pracowników różnych działów firmy.
Przygotowania do nowego systemu najlepiej rozpocząć już teraz
Od kilku lat przedsiębiorcy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF. Z danych Comarch wynika, że wiele firm już posiłkuje się KSeF, nie czekając na przepisy zobowiązujące je do takiej praktyki. Dlaczego to robią? Bo dzięki temu zoptymalizowały procesy biznesowe i księgowe, a ponadto obniżyły koszty. Ich doświadczenia dowodzą, że warto korzystać z e-faktur i nie czekać na prawne zobowiązanie do stosowania tej praktyki.
Kluczowym aspektem jest dobór odpowiedniego rozwiązania, które pozwoli firmie na bezproblemową i niewymagającą dodatkowej pracy wymianę dokumentów i informacji z KSeF, przy jednoczesnej gwarancji zgodności z przepisami. Ekspert Comarch wskazuje, że obecne wersje systemów Comarch umożliwiają komunikację z KSeF, w tym zarządzanie e-fakturami, pobieranie UPO czy też przekazywanie innych informacji z KSeF do systemu ERP (np. unikalnego numeru e-faktury). Ponadto są intuicyjne w obsłudze i dostosowane do potrzeb każdego przedsiębiorcy – zarówno jednoosobowych działalności gospodarczych, małych i średnich firm, jak również dużych krajowych spółek i międzynarodowych korporacji.
Włączenie firmy do KSeF
Pierwszym krokiem wdrożenia powinno być sprawdzenie, czy system finansowo-księgowy w firmie jest zgodny z wymaganiami KSeF. Niezbędna jest analiza m.in. rodzajów dokumentów i faktur wystawianych w firmie, zamieszczanych na nich informacji i przesyłanych wraz z nimi załączników. Potem trzeba przejść do analizy procesowania faktur zakupowych.
Należy ustalić sposoby rejestrowania faktur zakupowych w firmie. Szczególną uwagę warto zwrócić na wykorzystywanie oprogramowania obsługującego obieg dokumentów, np. Comarch DMS. Poprawne zaimportowanie danych z faktur do KSeF wymaga uprzedniego zdefiniowania procesu akceptacji, opisu i płatności faktur zakupowych. Przygotowania do obsługi KSeF to także doskonały moment na dostosowanie zasad współpracy z kontrahentami – zwłaszcza regulaminów i umów.
Bezpieczeństwo obrotu gospodarczego wymaga, by firma opracowała procedury na wypadek niedostępności lub awarii systemu e-faktur KSeF. System teleinformatyczny Ministerstwa Finansów może przecież ulec awarii lub z innych przyczyn być czasowo niedostępny. Taka sytuacja nie zwalnia podatników z obowiązku wysyłki faktur ustrukturyzowanych do KSeF przez pracowników delegowanych do obsługi tej funkcji. Powiadomienia z Krajowego Systemu e-Faktur o przewidywanej niedostępności, awariach oraz czasie usunięcia usterki powinny być śledzone szczególnie uważnie.
Ponieważ wyłącznie osoba uprawniona może wystawić oraz odebrać fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, konieczne jest uprzednie nadanie wybranym pracownikom uprawnień do odbierania i wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Ministerstwo Finansów przygotowuje kilka opcji uprawnień, jakie będzie można przyznawać pracownikom obsługującym obrót faktur.
Elastyczność systemów
Firmy mogą wybrać rozwiązania IT wspierające je w komunikacji z KSeF. Oprogramowanie do faktur i systemy ERP oraz EDI, użytkowane przez przedsiębiorstwa, również będą wymagały zmian. Ich zaktualizowane funkcjonalności muszą wspierać przedsiębiorców w wysyłce i pobieraniu faktur z KSeF. Przed przystąpieniem firmy do nowego sposobu fakturowania warto przetestować wystawianie faktur w KSeF.
– Systemy Comarch to po pierwsze produkty polskie, nadążające za zmianami w prawie. Firmy zagraniczne mają dość dużą trudność z rozpoznaniem tych zmian, niełatwo im też być tak blisko polskich przepisów, by właściwie je zaimplementować. Kolejną kwestią jest otwartość API. Użytkownicy systemów Comarch mogą, stosownie do potrzeb, sami je modyfikować, np. dopisywać dodatki we współpracy z partnerami krakowskiego integratora, którzy są rozsiani po całym kraju – mówi Piotr Prokurat, dyrektor IT i optymalizacji procesów ASAJ – firmy z branży energetycznej i OZE, która funkcjonuje na krajowym rynku dystrybucyjnym od 1990 r. i z sukcesami korzysta z systemu Comarch ERP.
Polscy przedsiębiorcy nie muszą korzystać z oprogramowania od zagranicznych dostawców. Systemy Comarch ERP to alternatywa lepiej dostosowana do potrzeb krajowych firm – zarówno małych, średnich, jak i dużych. Wyróżnia je możliwość zoptymalizowania zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, a jednocześnie pełna integracja z KSeF. Również platforma Comarch EDI, dostępna w modelu usługowym, odpowiada wymaganiom dużych korporacji i międzynarodowych przedsiębiorstw. Umożliwia ona wymianę dokumentów elektronicznych, w tym faktur ustrukturyzowanych, z KSeF. Obydwa rozwiązania są elastyczne, pozwalają na dopasowanie ich funkcjonalności do procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Ponadto nie są systemami zamkniętymi, co oznacza, że można je poszerzać o nowe funkcje.
Produkty i usługi Comarch są na bieżąco dostosowywane do zmieniających się przepisów, o co dba zespół specjalistów z centrum kompetencyjnego krakowskiej spółki. Oznacza to, że ich wybór uwalnia przedsiębiorcę od konieczności ponoszenia kosztów dostosowywania użytkowanych systemów przez firmy zewnętrzne.
Więcej o możliwościach systemów Comarch ERP i ich integracji z Krajowym Systemem e-Faktur przeczytasz w tym miejscu.