Kto musi szykować procedury dla sygnalistów

Już tygodnie zostały przedsiębiorcom na przygotowanie ich firm do wymagań ustawy o ochronie sygnalistów. Wejdzie ona w życie 25 września. Tym samym po ponad dwóch latach prac nad tym aktem Polska wdroży do swojego prawa postanowienia dyrektywy unijnej z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa w firmach.

Dla kogo ten status

– W polskim systemie prawnym nie było żadnej kompleksowej regulacji chroniącej osoby, które działając w dobrej wierze zgłaszają lub ujawniają informacje o naruszeniach prawa. Wkrótce uzyskają one ochronę zgodną ze standardami europejskimi – mówi Jolanta Zarzecka-Sawicka, radca prawny, partner w Kancelarii Prawnej Grand Thornton.

Zaznacza przy tym, że regulacje te nie odnoszą się wyłącznie do pracowników etatowych, ale do znacznie szerszego grona. Co więcej, ochronie będą podlegać także osoby kandydujące do pracy i te, których zatrudnienie ustało. Bez znaczenia będzie podstawa prawna świadczenia pracy czy jego forma. Przepisy te dotyczą bowiem - poza pracownikami, w tym tymczasowymi - także m.in. osób pracujących na umowach cywilnoprawnych, przedsiębiorców współpracujących z firmą, prokurentów, akcjonariuszy lub wspólników, członków organów spółek prawa handlowego, stażystów, wolontariuszy i praktykantów.

Za sygnalistę będzie uznana osoba fizyczna zgłaszająca nieprawidłowości, o których dowie się w kontekście związanym z pracą, czyli zaobserwuje je w podmiocie, dla którego ją świadczy. Jak wskazuje Państwowa Inspekcja Pracy, takiego statusu nie otrzyma np. konsument, który zechciałby zgłosić naruszenie jego praw przez sprzedawcę – mimo że ochrona konsumentów mieści się w katalogu spraw objętych przepisami o sygnalistach.

Poznaj program konferencji "Ustawa o sygnalistach w praktyce" >>

Sygnalista będzie mógł zgłaszać zaobserwowane przez niego praktyki - niezgodne z prawem lub mające na celu jego obejście - lub zaniechanie określonych działań. Sygnalizowane naruszenia mogą dotyczyć m.in. korupcji, zamówień publicznych, usług i produktów, bezpieczeństwa żywności, przeciwdziałania praniu pieniędzy, a także ochrony: środowiska, konsumentów, prywatności, danych osobowych oraz konstytucyjnych wolności, praw człowieka i obywatela.

– Pracodawca może poszerzyć ten katalog o przepisy obowiązujących u niego wewnętrznych polityk, np. kodeksów etyki – informuje Joanna Żywiec, radca prawny z Kancelarii Prawnej Chałas i Wspólnicy.

Różne kanały zgłoszeń

Sygnaliści będą mieli do wyboru kilka ścieżek zgłaszania naruszeń – wewnątrz przedsiębiorstwa lub poza nim. W tym drugim przypadku mogą skierować swoje obserwacje do organów publicznych lub Rzecznika Praw Obywatelskich - albo publicznie ujawnić te informacje. Przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych zaczną obowiązywać po trzech miesiącach od wejścia w życie ustawy.

– Ustawodawca nie narzucił żadnej kolejności tych zgłoszeń. Sygnalista może dowolnie korzystać z tych kanałów – zauważa przedstawicielka Kancelarii Prawnej Chałas i Wspólnicy.

Konieczność zbudowania systemu zgłoszeń wewnętrznych spoczywa na pracodawcach, na rzecz których pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. Podmioty z sektora finansowego mają obowiązek stworzenia kanałów zgłoszeń bez względu na liczbę pracujących.

Zatrudnieni w takich firmach powinni więc już 25 września wiedzieć, jak i gdzie mogą tam przekazywać informacje o naruszeniach. Są jednak różne opinie co do tego terminu. Kancelaria Raczkowski zwraca uwagę na pogląd resortu pracy. Według niego, skoro kryterium stanu zatrudnienia ma być wyznaczone jego wielkością aktualną we wspomnianych dniach, to po raz pierwszy będzie można ustalić je z początkiem przyszłego roku. To oznaczałoby, że wprowadzenie procedur zgłoszeń byłoby możliwe dopiero 1 stycznia 2025 r. Według prawników Kancelarii Raczkowski taka interpretacja rodzi wątpliwości i może prowadzić do sporów sądowych w kwestii praw sygnalistów. Zgodnie z przepisami ma im przysługiwać ochrona przed odwetem za ujawnianie nieprawidłowości.

– Od chwili wejścia w życie ustawy wobec sygnalisty nie będzie można podejmować działań odwetowych, takich jak np. odmowa zatrudnienia, wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy, obniżenie wynagrodzenia, wstrzymanie awansu, zastraszanie, mobbing, dyskryminacja, a także grożenie lub próba podjęcia któregokolwiek z tych działań – wyjaśnia Joanna Żywiec.

Pracodawca będzie musiał udowodnić, że np. zwolnienie pracownika miało inne przyczyny. Trzeba wiedzieć, że odwet uprawnia do dochodzenia odszkodowania lub zadośćuczynienia.

Odpowiedzialny biznes

Do zróżnicowanych stanowisk co do terminu wdrożenia reguł zgłoszeniowych odnosi się także zespół ekspertów z Kancelarii Prawnej Grant Thornton. Zwraca on uwagę na grzywnę grożącą za brak takiego systemu. Zdaniem ekspertów, nie chcąc narażać się na ryzyko kary, warto przygotować niezbędne procedury, aby sygnalista był objęty ochroną już w dniu wejścia w życie ustawy.

– Koncepcję tej procedury należy poddać konsultacjom z organizacją związkową bądź reprezentacją osób świadczących pracę, które będą trwały nie krócej niż 5 dni, a następnie podać do wiadomości zatrudnionych co najmniej na 7 dni przed jej wprowadzeniem. Nie należy więc zwlekać z opracowaniem koniecznej dokumentacji – radzą w swojej opinii eksperci Kancelarii Prawnej Grant Thornton.

Dr hab. Beata Baran-Wesołowska, radca prawny z kancelarii BKB Baran Książek Bigaj uważa, że fundamentalnym wyzwaniem dla przedsiębiorców jest taka transformacja kultury organizacyjnej, aby zgłoszenia nieprawidłowości były postrzegane jako integralna część odpowiedzialnego biznesu, a nie akt donosicielstwa.

– Wymaga to kompleksowego podejścia, obejmującego komunikację, wprowadzenie regulacji wewnętrznych i niezbędnych procedur. Jednak bez właściwego wytłumaczenia ich członkom załogi oraz bez odpowiedniej praktyki mogą one pozostać normami martwymi – mówi Beata Baran-Wesołowska.

Ponadto zwraca uwagę na to, że istotnym elementem systemu zgłoszeń wewnętrznych jest dbałość o poufność, bezpieczeństwo podejmowanych działań oraz ochrona osoby informującej o naruszeniach.

– Niezgodne z prawem ujawnienie informacji o sygnalistach może naruszać przepisy nie tylko ustawy o ich ochronie, ale też o danych osobowych, a w konsekwencji nieść dotkliwe sankcje, w tym finansowe – podkreśla przedstawicielka BKB Baran Książek Bigaj.