WITOLD SZAL
wiceprezes IT.integro i dyrektor zespołów projektowych
Na poprawne działanie aplikacji ERP w firmie składają się trzy czynniki: system, dane i ludzie, którzy będą z niego korzystać. Istotne jest, jakie ci ludzie mają cechy, umiejętności, wiedzę i doświadczenie. To oni będą prawdopodobnie najtrudniejszą materią w projekcie. Ich poziom wpływa też na dwa pozostałe elementy.
Aplikacja, dane, pracownicy
Przygotowanie migracji danych do nowego systemu wymaga wysiłku. Ich proste kopiowanie ze starych systemów to kiepskie rozwiązanie. Pojawiają się wtedy duplikaty, a dane nie są spójne. Idealnie jest, jeśli pracownicy klienta dokonają ich przeglądu (tzw. oczyszczania), aby np. określony nabywca występował tylko raz w systemie. Warto poświęcić czas np. na przepisanie nazw kontrahentów według podobnego wzorca. Takie podejście umożliwia uzyskiwanie rzetelnych zestawień.
Dopiero wtedy aplikacja staje się solidnym źródłem informacji. Bardzo ważne jest, aby u klienta były osoby, które dokładnie wiedzą, czego chcą. Jeśli cele są konkretne, a partner wdrożeniowy kompetentny, nawiązuje się dobra relacja. Dzięki niej łatwo określić, co dokładnie chcemy zbudować, aby zrealizować oczekiwania klienta.
„Mentalność projektowa” i konsekwencja
Wdrożenie ERP wymaga podejścia projektowego. Pewnym standardem jest korzystanie przez partnerów wdrożeniowych z metodyki. Natomiast konsekwencja realizacji założeń z niej wynikających jest czymś zupełnie innym. Przykładem może być praca z określonym zespołem albo trzymanie się harmonogramu. W każdym projekcie zdarzają się błędy, nieterminowość itd. Jeśli jednak będą z nich wyciągane wnioski, poziom wdrożenia pozostanie wysoki. Konsekwencja powoduje, że pracownicy podchodzą poważnie do zadań projektowych. Widać to na późniejszych szkoleniach — ludzie są zmotywowani do nauki.
A gdy potrafią posługiwać się narzędziem, jakim jest system, o wiele efektywniej je wykorzystują. W zarządzaniu projektem nie chodzi o mnożenie dokumentów. Najważniejsze jest praktyczne zastosowanie pewnych zasad. Przykładem może być systematyczne organizowanie spotkań projektowych. Z doświadczenia IT.integro wynika, że wtedy pracownicy szybko potrafią dojść do porozumienia, uzgodnić zadania i je realizować. To z kolei usprawnia wdrożenie.
IT.integro prowadzi również projekty zagraniczne. Daje nam to doświadczenie, które staramy się przenosić do firm lokalnych. Staramy się przekazywać klientom, że każde zadanie powinno mieć określone cele, harmonogram, kompetentnych wykonawców. Od pracowników nieprzyzwyczajonych do takiego podejścia trudno wyegzekwować konsekwencję w projekcie wdrożeniowym. Zwłaszcza, gdy dochodzi do zdarzeń nieplanowanych (nieterminowość, brak doświadczenia, zdarzenia losowe).
Teoria zarządzania projektami przewiduje, co robić w takich sytuacjach. Ale znów — wymaga to konsekwencji. Rozwiązaniem jest nauka, praktyka i wdrażanie podejścia projektowego w firmach. Każda firma chce się rozwijać, otwierać nowe oddziały, wprowadzać nowe produkty. Kadra przyzwyczajona do podejścia projektowego łatwiej będzie te cele realizować. Wdrożenie systemu ERP jest dobrą okazją, aby takie praktyki wprowadzić na stałe.
Kompetencje kluczowych osób
Kluczowe osoby w firmie klienta decydują o kształcie przyszłego rozwiązania. Jeśli realizując projekt, spotykamy ludzi z doświadczeniem wdrożenia w metodyczny sposób, to z reguły później system jest lepiej wykorzystywany, a projekt przebiega sprawniej. Podczas wdrożenia często się okazuje, że system wymusza zmiany organizacyjne. Bardzo ważne jest, aby ludzie w firmie klienta byli na nie otwarci. To otwartość, elastyczność sprawiają, że nowoczesne rozwiązania (myśl systemu) mogą zmienić firmę.
Za producentami dobrych aplikacji ERP stoi ogromne doświadczenie i wiedza. Microsoft w tym roku na badania i rozwój przeznaczy 9,4 mld USD (najwięcej wśród firm IT na świecie). Nad systemami takimi jak Dynamics NAV pracują najlepsi specjaliści. Aplikacje te oferują więc klientowi wielkie możliwości. Kluczem do sukcesu jest to, aby klient wykazał się podobnym entuzjazmem. Aby jego pracownicy na szkoleniach „wycisnęli soki” z konsultantów, próbując się jak najwięcej dowiedzieć. Bo to właśnie pracownicy są kanałem, przez który know- -how Microsoftu może być wniesione do firmy.