Cyfrowa rewolucja w polskich samorządach odbywa się powoli. Są jednak jaskółki zwiastujące zmiany. Mielec we wrześniu 2016 r. dostał z RPO Województwa Podkarpackiego 2014-20 dofinansowanie na przedsięwzięcie „Inteligentny Mielec — e-Miasto Przyszłości”. Chodzi o kompleksowy system informatyczny. Ma go wdrożyć firma Asseco Data Systems (ADS), która dostarczy oprogramowanie, infrastrukturę sprzętową i sieciową.
Gminna cyfryzacja
Mielecki system obejmie 26 jednostki (poza ratuszem także 11 szkół, 11 przedszkoli i 3 żłobki) i 44 miejsca. Wartość przedsięwzięcia to ponad 8,2 mln zł brutto, z czego dofinansowanie to około 5 mln zł.
— W większości samorządów miejskie jednostki najczęściej korzystają z różnych, niezintegrowanych rozwiązań informatycznych. W Mielcu wszystkie będą działały na jednej platformie. Oznacza to na przykład, że wszelkie informacje finansowe będą automatycznie spływały w jedno miejsce, co pozwoli automatycznie tworzyć raporty. Zostaną też wprowadzone rozwiązania z zakresu Business Intelligence — opowiada Jarosław Jastrzębski, wiceprezes ADS, odpowiedzialny za obszar samorządowy.
Monika Szczodry, sekretarz miasta, podkreśla, że chociaż jednym z głównych celów jest stworzenie nowoczesnej platformy do zarządzania urzędem i wymiana podstarzałego oprogramowania, to duży nacisk będzie położony także na e-usługi, dzięki czemu będzie można załatwić różne sprawy urzędowe, m.in. złożyć wniosek do budżetu obywatelskiego, sprawdzać i regulować zobowiązania wobec gminy poprzez płatności elektroniczne, wziąć udział w elektronicznej rekrutacji do szkół i przedszkoli, a nawet weryfikować postępy dziecka w nauce dzięki dostępowi do tzw. dziennika elektronicznego.
Działania pracowników magistratu i podległych jednostek będą wspierane przez centralnie zarządzany jednolity system klasy ERP, którego dopełnienie stanowi platforma zarządzania oświatą. W ratuszu liczą, że w 2019 r., kiedy system będzie już działał, mieszkańcy zrealizują dzięki niemu ponad 544 tys. usług. Planowana jest też kampania zachęcająca do korzystania z nowego rozwiązania. Zdaniem Jarosława Jastrzębskiego, każda gmina powinna się przygotowywać na wdrożenia takiego systemu w ciągu 2-3 lat.
— Chodzi na przykład o przygotowanie pracowników, którzy często sądzą, że za taką inwestycją pójdą zwolnienia. Tak naprawdę chodzi zaś o usprawnienie działania gminy. Wobec rosnącej liczby zadań zlecanych samorządom urzędnicy raczej nie mają się co obawiać, gdyż ludzi do pracy jest często za mało. Poza tym to od zespołu w dużej mierze zależy efektywność wdrożenia. Pracownicy muszą chcieć się nauczyć korzystać z nowego systemu, a liderzy projektu muszą być przekonani o jego słuszności — tłumaczy wiceprezes ADS.
Problemy z identyfikacją
Możliwe, że wkrótce kolejne samorządy zainteresują się podobnymi systemami.
Jarosław Jastrzębski uważa, że powodem jest m.in. pojawienie się w ostatnich latach przepisów, które sprzyjają takim przedsięwzięciom. Chociażby o centralizacji VAT czy umożliwiających tworzenie gminnych centrów usług wspólnych.
— Cieszy też to, że stereotyp urzędnika sprzed lat powoli staje się nieaktualny i w urzędach coraz częściej spotyka się specjalistów, z którymi można efektywnie przeprowadzić taki projekt — dodaje wiceprezes ADS.
Wdrażanie systemów informatycznych w miastach ma zalety, ale są też trudności. Jarosław Jastrzębski mówi przede wszystkim o barierach prawnych.
— Pierwszy kłopot wynika z przepisów o ochronie danych osobowych. Gmina może zidentyfikować mieszkańca po numerze PESEL, ale tylko dla wybranych działań, na przykład zapłaty podatku czy pomocy socjalnej. Kiedy ktoś chce złożyć pismo, gmina już nie może wymagać takich danych. W efekcie w systemie komputerowym często powstają różne rekordy dla tego samego mieszkańca i trudno je zintegrować, jeśli mają kilkanaście lat. Pomogłaby zmiana przepisów, która umożliwiałaby gminie identyfikację osoby przy każdej sprawie załatwianej w urzędzie, co jest np. standardem w bankowości — wyjaśnia Jarosław Jastrzębski.
Inny problem to niestabilność przepisów. Wiceprezes ADS tłumaczy, że na 100 poprawek w systemie dla samorządów raptem kilka procent wynika z błędów oprogramowania, a reszta jest następstwem ciągłej zmiany prawa. W jego firmie dwóch radców prawnych zajmuje się wyłącznie śledzeniem nowych regulacji dla samorządów.