Z ostatniego badania Keralla Research wynika, że małe i średnie firmy niechętnie korzystają z finansowania zewnętrznego, m.in. z powodu zbyt dużej liczby formalności. Szczególnie faktoring wciąż jeszcze kojarzy się przedsiębiorcom ze stertami faktur, które trzeba do firmy faktoringowej dostarczyć. Jednak wielu faktorów coraz śmielej z papieru rezygnuje.
Wszystko w systemie
— Dzisiaj nie trzeba już przychodzić do faktora z reklamówką faktur, wszystko odbywa się elektronicznie, a pieniądze mogą trafić do klienta w ciągu godziny — przekonuje Paweł Kacprzak, dyrektor ds. faktoringu w Raiffeisen Polbanku. Jego zdaniem, w Raiffiesen Polbanku dokumenty papierowe pojawiają się tylko przy składaniu wniosku o faktoring. Potem już cała komunikacja odbywa się elektronicznie. Bank nie wymaga dostarczania żadnych faktur. A jeszcze kilka lat temu faktoring robiło się w Excelu. Dzisiaj usprawniające obsługę systemy informatyczne ma prawie każdy faktor.
— Wiele instytucji faktoringowych zakupiło nowoczesne systemy rozliczeniowe, które pozwoliły na łatwą komunikacjęelektroniczną między faktorem i klientem. Wiele „papierowych” wymogów zostało złagodzonych bądź całkowicie wyeliminowanych, a czas uruchamiania pieniędzy i rozliczania płatności znacząco się skrócił — potwierdza Jerzy Dąbrowski, dyrektor Departamentu Faktoringu i Finansowania Handlu w Banku Millennium.
Jego zdaniem, umowa faktoringowa jest prosta i przejrzysta, a mechanizm dołączania nowych kontrahentów odbywa się na podstawie oświadczeń przesyłanych elektronicznie. Internetowy dostęp każdego klienta do swojej umowy faktoringowej pozwala mu na wysyłanie zestawień faktur do wykupu, wniosków o zmianę listy kontrahentów, jak również na śledzenie wszystkiego tego, co dzieje się z płatnościami.
— Klienci praktycznie wszystkie informacje mogą uzyskać przez 24h na dobę, podglądając system dostępu internetowego, widząc spłaty odbiorców, czy ilość dostępnych pieniędzy z tytułu faktur wprowadzonych do tegoż systemu — mówi Grzegorz Pardela, dyrektor handlowy w Pragma Faktoring.
Większe wymogi dla małych
Jednak pod względem rezygnacji z papierowych dokumentów rynek faktoringowy wciąż nie jest jednolity. Wiele firm faktur wymaga, mimo że posiada system elektroniczny. Czasem konieczne jest dosyłanie dokumentów w formie papierowej równolegle do informacji elektronicznej, a czasem wystarczą ich kopie w formie skanów dosłane e-mailem.
— Zastosowanie konkretnego rozwiązania zależy od oceny ryzyka transakcji oraz relacji i wzajemnych doświadczeń pomiędzy klientem a jego odbiorcami — mówi Marta Ciemniewska, dyrektor Działu Sprzedaży w BRE Faktoring. Wpływ na obsługę finansowania ma także wielkość firmy faktoringowej.
— Mam wrażenie, że im firma faktoringowa jest większa, tym bardziej wszystko idzie u niej w stronę elektroniki — twierdzi Paweł Kacprzak.
Nie bez znaczenia jest także rodzaj i wielkość obsługiwanych przez nią klientów. — Dużo łagodniejsze kryteria stosuje się z reguły w transakcjach, gdzie liczba kontrahentów jest bardzo duża, a co za tym idzie liczba faktur przekazywanych do wykupu w ciągu jednego cyklu rozliczeniowego — ogromna — mówi Jerzy Dąbrowski.
Proces się wydłuża, jeżeli firma obsługuje bardziej ryzykownych klientów. Wtedy fakturom trzeba się przyjrzeć uważniej. Zwykle tak się dzieje w przypadku najmniejszych firm, do których wiele instytucji nie ma zaufania.
— Specjalizujemy się w obsłudze klientów z sektora MSP, a więc ocena ryzyka rządzi się innymi regułami niż w przypadku dużych międzynarodowych korporacji. Często zdarza się, że oczekujemy dosyłania dokumentów w tradycyjnej formie, ale po jakimś czasie współpracy, widząc reżim dokumentacyjny i obserwując zachowania płatnicze odbiorców, rezygnujemy z niego. Zawsze natomiast nasi klienci wprowadzają dokumenty do systemu dostępu internetowego, i to one są podstawą do uruchomienia finansowania, a na dosłanie tradycyjnej kopii faktur dajemy klientom ustalony indywidualnie odcinek czasu, dostosowany do specyfiki branży — tłumaczy Grzegorz Pardela.
Papier odchodzi w przeszłość
Tak czy inaczej wydaje się, że rynek zmierza w kierunku rezygnacji z papieru.
— Jeszcze 2-3 lata temu ok. 80 proc. firm faktoringowych na rynku wymagała dokumentów. Dzisiaj ok. 80 proc. tych firm ich nie wymaga — twierdzi Paweł Kacprzak.
— Obsługa elektroniczna jest już w zasadzie standardem. W Citi Handlowym dyskontujemy faktury na podstawie wniosków elektronicznych, nie wymagamy przedstawienia faktury papierowej, a część komunikacji możliwa jest przez Citi Trade Portal — wtóruje mu Konrad Krezlewicz, starszy specjalista ds. produktów w Departamencie Finansowania Handlu w Citi Handlowym.
— Tradycyjne formy przesyłania faktur stosuje coraz mniejsza liczba faktorów. Przyszłością rynku faktoringowego w Polsce i w Europie jest „sztywne” łączenie systemu rozliczeniowego klienta z systemem faktoringowym faktora, aby w całości wyeliminować „papierową” formę wymiany danych. To jeszcze bardziej zwiększy bezpieczeństwo rozliczeń, wyeliminuje sporadycznie pojawiające się błędy oraz spowoduje przyspieszenie całego procesu — przewiduje z kolei Jerzy Dąbrowski.
OKIEM EKSPERTA
Pieniądze w godzinę, bez faktury
PAWEŁ KACPRZAK
dyrektor ds. faktoringu w Raiffeisen Polbanku.
Jeszcze kilka lat temu korzystanie z faktoringu mogło kojarzyć się z koniecznością przywożenia do banku reklamówki faktur i czekania na wypłatę pieniędzy przez kilka dni. Obecnie łatwość i elastyczność korzystania z tej usługi znacząco się poprawiła. Do banku nie wysyła się żadnych dokumentów, wystarczy wprowadzić do systemu internetowego podstawowe informacje na temat wystawionych przez siebie faktur. Schemat postępowania jest podobny, jak w przypadku zlecania przelewów internetowych. W przypadku faktoringu pieniądze z dyskonta faktur znajdują się na rachunku bieżącym klienta już w ciągu jednej godziny od wprowadzenia danych do systemu internetowego — czyli szybko i automatycznie.
Sprawny obrót pieniądza pozwala klientowi „spieniężyć” faktury szybko i w dogodnym momencie — np. w sytuacji, kiedy jest korzystny kurs waluty i warto zakupić jej większą ilość, na co potrzebna jest oczywiście gotówka. System sprawia, że klient ogranicza do minimum czas poświęcony na obsługę faktoringu. Każdego dnia nasi klienci przesyłają nam setki zgłoszeń — to dla nas dowód, że stworzony przez nas faktoring jest wykorzystywany na co dzień. Przy funkcjonującej dawniej „papierowej” obsłudze nie byłoby to możliwe. Ponadto, faktoring wykorzystując internetowy system obsługi klienta, umożliwia każdemu klientowi bieżący podgląd statusu faktur, otrzymywanie raportów dot. ilości spłaconych faktur itd.