Przedsiębiorcy planujący uruchomienie monitoringu wizyjnego powinni zdawać sobie sprawę, że jego stosowanie traktowane jest jako proces przetwarzania danych osobowych, a więc informacji umożliwiających identyfikację osoby fizycznej. W związku z tym będą na nich ciążyły obowiązki wynikające z rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO).
Bez zgody, ale z obowiązkiem
Podstawą stosowania tego typu rozwiązań w firmach jest prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora. Co do zasady pracodawca musi uzyskiwać zgód na przetwarzanie danych osobowych od monitorowanych podwładnych lub klientów. Wystarczy, że spełni obowiązek informacyjny. W jaki sposób ma tego dokonać?
- Zwykle funkcję tę pełnią tablice informacyjne. Według Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych mają one być widoczne, umieszczone w sposób trwały, w niezbyt dużej odległości od nadzorowanych miejsc, a ich wymiary muszą być proporcjonalne do pomieszczenia, w którym zostały zamontowane. Rekomendowane jest podawanie w pierwszej kolejności tylko najistotniejszych wiadomości, takich jak np. wskazanie administratora i celów przetwarzania danych – sugeruje Karol Witas, prawnik z kancelarii The Heart Legal.
Wdrożenie monitoringu w firmie musi wynikać z konkretnego celu. Zgodnie z art. 22.2 par. 1 Kodeksu pracy, przedsiębiorca może korzystać z tego typu urządzeń, „jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę”. Jak dodaje Karol Witas, przedsiębiorca nie powinien stosować monitoringu w celach niewskazanych w ustawie, takich jak przykładowo ocena efektywności świadczenia obowiązków służbowych.
- Niezależnie od celów przetwarzania w ten sposób danych, należy je udokumentować i określić w odniesieniu do każdej używanej kamery. Oczywiście, można to zrobić w ramach jednej operacji, jeśli urządzenia wykorzystywane są w tym samym celu przez jednego administratora. Ma to zapewnić osobom objętym nadzorem, zarówno klientom, jak i pracownikom, jasne i przejrzyste informacje, z których będzie wynikać, w jakim celu przetwarzane są ich dane – mówi dr Rafał Prabucki, adiunkt na wydziale prawa i administracji Uniwersytetu Śląskiego.
Weź udział w konferencji “Odporność w cyberprzestrzeni” >>
Czego nie obejmie monitoring
Dodatkowo przedsiębiorca zobowiązany jest do ustalenia celu, zakresu oraz sposobu prowadzenia monitoringu w regulaminie pracy, układzie zbiorowym pracy lub obwieszczeniu. Właściciel firmy musi poinformować zatrudnionych o wdrożeniu takiego rozwiązania nie później niż dwa tygodnie przez jego uruchomieniem. Podwładny powinien otrzymać informacje na ten temat na piśmie, jeszcze przed dopuszczeniem go do pracy.
Poza tym przedsiębiorca rejestrujący obraz zobowiązany jest do właściwego oznakowania pomieszczeń i terenu, w którym została zamontowana tego typu instalacja. Musi zrobić to nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.
Prawo normuje, gdzie mogą być zamontowane kamery. Legalna jest ich instalacja na terenie zakładu pracy, jak i wokół niego.
- Monitoring nie może jednak obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej oraz pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że jego stosowanie w tych miejscach jest niezbędne do realizacji celu jego wdrożenia, a nie naruszy przy tym godności oraz innych dóbr osobistych pracownika. Wymaga to jednak uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u przedsiębiorcy taka nie działa – akceptacji przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym w danej firmie – wyjaśnia prawnik.
Co istotne, kamery nie mogą mieć włączonej funkcji rejestracji dźwięku. Dane zebrane za pomocą monitoringu można przechowywać tylko przez ograniczony czas. Przedsiębiorca może je posiadać tylko do trzech miesięcy od dnia nagrania, a jeśli stanowią dowód w postępowaniu sądowym, termin ten przedłuża się do czasu prawomocnego zakończenia sprawy. Po upływie wspomnianych terminów zarejestrowany obraz powinien zostać zniszczony.