Sprawny system wymiecie zbędne wydatki
Uruchomienie systemu zarządzania jest wyzwaniem, ale warto je podjąć, żeby dowiedzieć się, jak wydawać mniej.
Żeby uzyskać certyfikat, który potwierdza wprowadzenie systemu zarządzania jakością, firma musi dostosować się do przepisów prawa, uporządkować dokumenty, a także opracować procedury, instrukcje i procesy pozwalające przyporządkować odpowiedzialność. To wszystko wpływa na optymalizację kosztów. Jeżeli procesy realizowane przez firmę zostaną zoptymalizowane, pozwoli to m.in. na oszczędności surowców, energii i czasu.
Generalne porządki
Tomasz Barto, dyrektor ds. marketingu i sprzedaży TQM Consulting, zwraca uwagę, że sama certyfikacja jedynie obiektywnie potwierdza, że organizacja spełniła wymagania systemu zarządzania, np. według norm ISO 9001, ISO 14001, PN-N-18001 albo Zakładowej Kontroli Produkcji. Ważny jest wprowadzony wcześniej system, który porządkuje działania związane z zarządzaniem organizacją w taki sposób, aby przy minimum kosztów spełniać maksimum oczekiwań i potrzeb klienta.
— Certyfikacja może przyczynić się do ograniczenia kosztów ponoszonych przez firmy, przede wszystkim dzięki identyfikacji procesów kluczowych dla działania danej organizacji oraz poprzez określenie powiązań między procesami, co w efekcie eliminuje luki w systemie. Daje to możliwość usprawnienia działań wewnątrz organizacji, określenie uprawnień i odpowiedzialności dla kluczowych osób, a to z kolei przekłada się na usprawnienie działań produkcyjnych, organizacyjnych oraz podnosi skuteczność komunikacji wewnę-trznej. Można powiedzieć, że podczas odpowiedniego wdrażania systemu robi się generalne porządki w organizacji — mówi Tomasz Barto.
Aneta Kłunduk z Przedsiębiorstwa Konsultingowego AGM dodaje, że zastosowanie podejścia procesowego pozwala na efektywniejsze zarządzanie realizowanymi procesami firmy, zapewniając ich powtarzalność, prawidłowe planowanie i nadzór nad każdym etapem procesu.
To eliminuje niepożądane działania wpływające na zwiększenie kosztów, zapewniając działanie bez przestojów, oraz wpływa na zmniejszenie liczby reklamacji i ciągłą eliminację wad lub błędów powstających w trakcie realizacji danego procesu — tłumaczy Aneta Kłunduk.
Dodaje, że prawidłowo opracowane procesy eliminują różnego rodzaju niezgodności powstające w trakcie ich realizacji, także te, które mogą wystąpić po dostarczeniu finalnego wyrobu do klienta.
Korzystają wszyscy
System zarządzania jakością skierowany jest do wszystkich organizacji bez względu na rodzaj prowadzonej przez nie działalności.
— Jego efektywność zależy przede wszystkim od podejścia i zaangażowania najwyższego kierownictwa. Doskonałe efekty po wdrożeniu i prawidłowym funkcjonowaniu systemu można zauważyć w firmach produkcyjnych, handlowych i usługowych, np. w placówkach służby zdrowia — mówi Aneta Kłunduk.
Ale oszczędności wynikające z poprawy zarządzania łatwiej obliczyć w firmach typowo produkcyjnych.
— Tam efekty są bardziej mierzalne. Nie oznacza to, że firmy usługowe nie mogą mieć wymiernych oszczędności, często jednak są one trudniejsze do wykazania wprost. Chociaż nietrudno policzyć koszty utraty klientów spowodowane niewłaściwą obsługą, np. opóźnienia w realizacji usług, niesprawny serwis pogwarancyjny czy niesprawną komunikację. Większą uwagę na wdrażanie i certyfikację określonych systemów zwracają firmy, od których wymaga tego prawo, np. producenci materiałów budowlanych, którzy muszą mieć certyfikowany system zakładowej kontroli produkcji, lub artykułów spożywczych (system HACCP). Oni nie mają wyboru — albo mają system, albo wpadają w kłopoty, gdy w wyniku kontroli zostają obciążeni karami za wprowadzenie do obrotu wyrobu niezgodnego z wymaganiami — mówi Tomasz Barto.
Marta Bellon