Można zaoszczędzić na biletach lotniczych
Touroperatorzy twierdzą, że można obniżyć koszty wyjazdów służbowych. Stosowane przez nich narzędzia to m.in. doradztwo oraz negocjowanie z przewoźnikami specjalnych stawek dla firm. Taka usługa kierowana jest zwłaszcza do klientów, którzy przeznaczają na bilety lotnicze około 80 tys. zł rocznie.
Na koszt podróży służbowej składają się opłaty za bilety lotnicze i kolejowe, ubezpieczenie, cena pokoi hotelowych, wynajęcie samochodu. Największe oszczędności, jakie firma może poczynić w związku z wyjazdami służbowymi, dotyczą biletów lotniczych oraz hoteli.
Agent doradzi
Polskie firmy przekonały się już do współpracy z agentem turystycznym przy układaniu budżetu podróży służbowych.
— Zaczynamy od analizy specyfiki danego przedsiębiorstwa: dokąd pracownicy podróżują najczęściej, jakimi środkami transportu, jakie linie lotnicze i klasy przelotu wybierają, ile wydają na transport, a ile na hotele itd. Czasami firma życzy sobie zbadania, który z działów wydaje najwięcej na podróże służbowe. Obserwacja firmy, w celu zebrania tego typu informacji, trwa kilka miesięcy — opowiada Bogdan Wieczorek, prezes biura podróży Supertour, należącego do sieci Lufthansa City Center.
Takie działania mają na celu doradzenie firmie, jakiego przewoźnika powinna wybrać.
— Jeśli klient często podróżuje na tej samej trasie, my doradzamy, która z linii lotniczych umożliwia zoptymalizowanie kosztów przelotów przez zawarcie tzw. umowy trójstronnej. Umowa taka gwarantuje otrzymanie dodatkowych zniżek na bilety oraz innych preferencji — mówi Robert Nowak, kierownik działu incentive w TUI Centrum Podróży.
Zbędne wydatki
Zdaniem Bogdana Wieczorka, związanie się umową (zazwyczaj roczną) z jednym przewoźnikiem, jest najkorzystniejszą opcją dla firmy.
— Możemy wtedy wynegocjować lepsze stawki, a kiedy klient przekroczy ustalony przez przewoźnika próg (czyli obrót określony w USD), wtedy linia lotnicza wypłaca mu prowizję, z reguły w biletach — twierdzi Bogdan Wieczorek.
Według niego, firma związana taką umową może zaoszczędzić na jednym bilecie 15-25 proc., jeśli jej pracownicy często podróżują w środku tygodnia (klasą biznes).
— Linia lotnicza uznaje klienta za dostatecznie atrakcyjnego, aby zaoferować mu specjalne stawki, jeśli przeznacza on na przeloty około 80 tys. zł rocznie — przyznaje Bogdan Wieczorek.
Dodaje jednak, że nawet firmy, które rzadziej korzystają z usług przewoźników lotniczych, mogą zaoszczędzić na biletach.
— Biznesmeni najczęściej podróżują w środku tygodnia, a podstawowym warunkiem skorzystania z taryfy ekonomicznej są pobyty uwzględniające niedziele. Pozostaje im więc klasa biznes. Jednak w przypadku krótkiego lotu, np. do jednego z krajów europejskich, udogodnienia związane z klasą biznes są często nie wykorzystywane. Mają one sens, kiedy w grę wchodzą względy prestiżowe, np. podróż członków zarządu, lub dalekie kierunki, jak Ameryka czy Azja. Jeśli firma wysyła pracowników w podróż co najmniej kilka razy w miesiącu, a nie zależy jej na prestiżu klasy biznes, my staramy się wynegocjować specjalne taryfy w klasie ekonomicznej — zapewnia Bogdan Wieczorek.
Stała opłata
Polscy klienci są przyzwyczajeni do tego, że touroperatorzy stosują upusty cenowe.
— Oferujemy klientom rabaty na bilety lotnicze. Im większe jest zamówienie, tym większy rabat możemy wynegocjować od przewoźnika. Wysokość rabatu zależy także od tego, jak długo pracujemy z danym klientem. Generalnie rabaty zaczynają się od 3 proc. — informuje Grażyna Królak, kierownik oddziału warszawskiego Gromady.
Agenci IATA otrzymują od przewoźnika 7-proc. prowizję od wartości sprzedanego biletu. Na Zachodzie touroperatorzy stosują raczej management fee, czyli stałą, okresową opłatę za pełną obsługę klienta podróżującego w interesach.
— W Polsce firmy wolą otrzymywać zniżkę za bilety lotnicze, niż płacić za pełną obsługę — uważa Robert Nowak.
Biura należące do sieci Lufthansa City Center wprowadziły inną metodę rozliczeń z klientami, tzw. transaction fee. Dotyczy ona biletów lotniczych.
— Niezależnie od tego, ile kosztuje bilet, obniżamy jego cenę o 7-proc. prowizję, pobierając w zamian stałą, niezmienną opłatę. Nie ma dla nas znaczenia, czy klient kupi bilet za 100 USD czy za 2,5 tys. USD. Prowizja niezależna od ceny biletu przekonuje firmy, że agentom nie zależy na sprzedawaniu drogich biletów, o co mogłyby nas podejrzewać przy tradycyjnej polityce rabatowej — dowodzi Bogdan Wieczorek.
Taniej za pokój
Chociaż wiele firm zawiera umowy z sieciami hotelowymi, dzięki czemu przysługują im specjalne ceny, przedsiębiorstwa często poszukują hoteli za pośrednictwem touroperatorów.
— Firmy rezerwują pokoje zarówno dla wysyłanych w podróż służbową pracowników, jak i dla gości, których sami przyjmują. W hotelach sieci Gromada dajemy upusty od 10 proc. w przypadku pojedynczych rezerwacji. Dla grup liczących powyżej 10 osób upusty zaczynają się od 20 proc. Z hotelami innych sieci negocjujemy ceny — wyjaśnia Grażyna Królak.
Karolina Guzińska
[email protected] tel: (022) 611-62-17