Przedsiębiorcy powinni prowadzić projekty z unijnym wsparciem zgodnie z postanowieniami określonymi w umowie i wniosku o dofinansowanie, a także z obowiązującymi wytycznymi i regulacjami prawnymi. W przypadku jakichkolwiek nieprawidłowości muszą liczyć się z obniżeniem przyznanej kwoty dotacji lub koniecznością jej zwrotu.
– Właściwe rozliczenie otrzymanych grantów jest często postrzegane przez ich beneficjentów jako jeden z najtrudniejszych i najbardziej wymagających etapów realizacji projektów. Jest ono wyjątkowo złożonym procesem. Stanowi wyzwanie dla przedsiębiorców, którzy muszą wykazać się skrupulatnością i doskonałą znajomością obowiązujących przepisów i wytycznych. Jest ono strategicznym zadaniem, od którego zależy to, czy beneficjent grantu zakończy projekt z sukcesem czy porażką – mówi Katarzyna Balkowska, starszy specjalista ds. rozliczeń w Crido.
Wnioski o płatność
Katarzyna Balkowska podkreśla, że wymagania formalne naborów dotacyjnych dotyczą m.in. konieczności prowadzenia szczegółowej dokumentacji, terminowego składania wniosków o płatność, przygotowywania sprawozdań. Przedsiębiorcy muszą też przestrzegać zasad kwalifikowalności wydatków, które są skomplikowane i często się zmieniają.
– Nawet najmniejsze uchybienia w realizacji wspomnianych wymagań formalnych grozi obniżeniem przyznanej kwoty dotacji, a w skrajnych przypadkach nawet zwrotem jej części lub całości. To oznacza dla firm znaczne straty finansowe – podkreśla Katarzyna Balkowska.
Rodzaje pomyłek
Starszy specjalista ds. rozliczeń w Crido zwraca uwagę na różne rodzaje nieprawidłowości w rozliczaniu dotacji unijnych. Mogą mieć np. charakter formalny, co oznacza m.in. brak wymaganych dokumentów, niepoprawne wypełnienie formularzy i niewywiązanie się z realizacji zadań w wymaganych terminach.
– Natomiast uchybienia merytoryczne wynikają z odstępstw od założeń projektu lub niezgodności z jego celami. Chodzi na przykład o sytuację, kiedy przedsiębiorca nie osiągnął wskaźników rezultatu przedsięwzięcia, wprowadził zmiany w zakresie realizowanych działań bez wymaganej zgody lub niewłaściwie zarządzał ryzykiem biznesowym. Tego typu problemy często prowadzą do obniżenia kwoty przyznanej dotacji lub do rozwiązania umowy o dofinansowanie – przestrzega Katarzyna Balkowska.
Jeśli chodzi o nieprawidłowości finansowe, najczęściej odnoszą się one do wydatków poniesionych niezgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, a także do ich niewłaściwego udokumentowania.
– Zasady dotyczące uznawania wydatków za kwalifikowalne są skomplikowane i podlegają ścisłym regulacjom. Powinni je znać wszyscy beneficjenci funduszy unijnych. Nieprawidłowe rozliczenie wydatków może oznaczać dla przedsiębiorców poważne konsekwencje, w tym także nałożenie przez instytucję, która przyznała dotację, korekt finansowych. Aby tego uniknąć, warto szczegółowo zapoznać się z wytycznymi – radzi Katarzyna Balkowska.
Korygowanie nieprawidłowości
Uchybienia w projekcie może wychwycić zarówno beneficjent, jak i przedstawiciele wspomnianej instytucji. Wówczas należy zastosować rozwiązania przewidziane w dokumencie „Wytyczne dotyczące sposobu korygowania nieprawidłowości na lata 2021-2027”.
– Reguluje on kompleksowo kwestie dotyczące usuwania błędów w poniesionych przez przedsiębiorców wydatkach, w tym ustalania wartości korekt finansowych zgodnie z tzw. taryfikatorem. Chodzi o tabelę określającą stawki procentowe wspomnianych korekt za wystąpienie nieprawidłowości w realizowanych projektach – zaznacza Katarzyna Balkowska.