Oprócz wielu usprawnień, które daje wdrożenie portalu korporacyjnego, dużą zaletą jest znaczne zmniejszenie kosztów.
Tym, co przede wszystkim odróżnia portal od stron internetowych, jest technologia.
— Komponenty platformy pozwalają twórcom portalu skupić się na tym, „co” ma robić portal. Technologia portalowa posiada też mechanizmy wspierające komunikację między członkami zespołów projektowych, pracę grupową i zarządzanie wiedzą korporacyjną — opisuje Radosław Runc, dyrektor sprzedaży BEA Systems Polska.
Jest to narzędzie, które poprzez łatwość modyfikowania dobrze wpisuje się w sieci komputerowe, wciąż uzupełniane o nowe oprogramowanie biznesowe.
Mniejsze koszty
— Mimo ponad 10 lat istnienia koncepcji portalu korporacyjnego jego cel wciąż pozostaje ten sam — ułatwić użytkownikom dostęp do informacji i usług. Portal ma sprawić, aby jego użytkownicy — pracownicy, klienci, partnerzy biznesowi, dostawcy — byli lepiej poinformowani, w krótszym czasie odnajdywali informacje i rozwiązania problemów biznesowych oraz mieli zapewniony najbardziej optymalny sposób podejmowania decyzji — podkreśla Radosław Runc.
Taki portal to niższe koszty: przeszkolenia pracowników, administracyjne, dystrybucji informacji. Korzyści to także wzrost efektywności organizacji. Głównie dzięki szybszemu dostępowi do informacji oraz ułatwionemu procesowi gromadzenia, organizowania i wykorzystywania wiedzy firmowej.
Pracownik korzystający z takiego portalu może nie mieć nawet świadomości, z jakim typem systemu informatycznego pracuje.
— Dla odbiorców portalu korporacyjnego staje się on centralnym miejscem pracy. Z jednego miejsca mogą wykonać większość swojej pracy w ramach danej organizacji, szybko znaleźć przydatne informacje, łatwo skomunikować się z właściwymi osobami. Dobrze zorganizowany portal korporacyjny daje dużą oszczędność czasu — wyjaśnia Radosław Runc.
Informacje prezentowane w portalu są często pobierane z wielu źródeł — systemów wewnętrznych przedsiębiorstwa (np. finansowych), danych dostarczanych z zewnątrz (np. kursy walut) oraz baz danych redagowanych przez pracowników.
— Zaletą portalu w tym przypadku jest kontekstowe prezentowanie tych danych, przez co użytkownicy mają szybki wgląd w wiele powiązanych ze sobą informacji i są w stanie podejmować celniejsze decyzje — mówi Zbigniew Osiński, dyrektor marketingu w firmie Contium.
Dla kogo taki portal
Trudno o prostą zależność między charakterem firmy a poziomem korzyści.
— Z moich doświadczeń wynika, że wymierne korzyści odnoszą organizacje, które mają wdrożone formalne procedury działania, posiadają więcej niż jednopoziomową strukturę organizacyjną, stosują realne delegowanie uprawnień i pracy oraz umiejscowione są w więcej niż jednej lokalizacji geograficznej. Również organizacje nastawione na wiedzę i kompetencje mogą odnieść wiele korzyści przez wdrożenie rozwiązań portalowych wspierających zarządzanie wiedzą — informuje Paweł Szczerba, dyrektor działu rozwiązań portalowych w firmie Matrix.pl.
W mniejszych firmach o scentralizowanej strukturze wprowadzenie portalu nie musi być opłacalne. Warto przemyśleć, czy wdrożenie jest konieczne.
— Portal sprawdzi się we wszystkich organizacjach, które mają strukturę złożoną, a zarazem rozproszoną i których działalność polega na ścisłej współpracy z podwykonawcami czy partnerami. Sprawdzi się też wszędzie tam, gdzie istnieje potrzeba integrowania oraz analizowania rozproszonych danych czy też natychmiastowego wyszukiwania informacji — podsumowuje Paweł Jędrusik z Epicor Software Poland.