Dopasowanie funkcjonalne, skalowalność i serwis to czynniki istotne przy wyborze systemu, szczególnie dla mniejszych firm.
Rzadko spotyka się obecnie firmy, które nie posiadają jakiegokolwiek rozwiązania wspomagającego zarządzanie czy wspomagającego decyzję. Najczęściej są to, szczególnie w przypadku firm mniejszych, aplikacje do zarządzania księgowością, magazynem, sprzedażą. Zazwyczaj nie są zintegrowane i nie obejmują wszystkich ważnych obszarów działania firmy.
Według potrzeb
Podejmując decyzję o wyborze systemu warto zwrócić uwagę na kilka czynników. Pierwszym z nich jest funkcjonalność rozwiązania.
Analizując dostępne na rynku oferty warto mieć na uwadze bieżące i przyszłe potrzeby operacyjne i raportowe firmy. Chodzi tu głównie o liczbę transakcji, skalowalność bazy obecnej i przewidywanej liczby użytkowników oraz możliwości uzyskiwania informacji menedżerskich w różnych przekrojach. Wiele rozwiązań, szczególnie „aplikacji pudełkowych”, nieźle sprawdza się w rejestrowaniu operacji gospodarczych, ale nie posiada żadnej elastyczności w prezentacji wyników.
Na przyszłość
Drugim elementem wartym rozważenia przy wyborze systemu jest możliwość rozbudowy i rozwoju. W przypadku firm mniejszych często przyjmowana jest strategia zakupu wielu rozwiązań z różnych dziedzin (np. inny system finansowo-księgowy, inny magazyn, inne płace itd.). Znacznie zwiększa to koszty użytkowania i czas potrzebny do uzyskania odpowiednich informacji. Ma to również wpływ na sprawność operacyjną (np. konieczność weryfikacji płatności w systemie finansowo-księ-gowym i danych handlowych w systemie sprzedaży, a także dostępności towaru w systemie magazynowym). Wybór rozwiązania skalowalnego, gdzie nawet na początku uruchamia się tylko część funkcjonalności, aby dalej rozbudowywać je w kierunku zgodnym z rozwojem firmy, jest zdecydowanie korzystniejszy ekonomicznie.
Kuratela
Trzeci element to serwis oprogramowania i dostosowanie go do zmiennych warunków. Jest to czynnik niezmiernie istotny i wiele firm zmienia oprogramowanie właśnie z tego powodu. System kupowany w danym momencie spełnia oczekiwania i zapotrzebowania firmy, ale w czasie eksploatacji z powodu braku aktualizacji i właściwego wsparcia ze strony dostawcy staje się kłopotliwy w obsłudze, a z czasem bezużyteczny.
Jacek Kowalak, dyrektor ds. sprzedaży w Exact Software Poland