Różnorodność aplikacji wspomagających zarządzanie utrudnia odczytywanie dokumentów elektronicznych stworzonych przez kooperantów. Nierzadko przygotowuje się dokumenty papierowe tylko po to, aby druga strona ręcznie wprowadziła zawarte na nich dane do swojego systemu informatycznego. Dzięki systemom EDI cały ten proces można zautomatyzować. Nie cieszą się one jednak w Polsce dużym zainteresowaniem. Korzystają z nich głównie sieci supermarketów obsługiwane m.in. przez Comarch i, należącą do grupy Prokom, firmę Edison.
Nie zawsze jednak sieci lokalne samodzielnie utrzymują serwery komunikacyjne.
— Serwery obsługujące wymianę danych z międzynarodowymi sieciami handlowymi znajdują się często poza granicami Polski. Naszą rolą jest obsługa lokalnych dostawców takich sieci. Chodzi o to, aby niewielka polska firma nie musiała wykonywać połączeń międzynarodowych w celu przesłania dokumentów i mogła wszystkie formalności załatwić na miejscu. Można więc powiedzieć, że likwidujemy problem ostatniej mili. Dla klienta nie ma przy tym żadnego znaczenia lokalizacja głównego serwera systemu EDI. Ona musi tylko dostarczyć dokumenty na nasz serwer, a my zajmujemy się całą resztą — zaznacza Mariusz Butler odpowiedzialny za wdrażanie EDI w spółce Edison.
Konkretny przypadek
Nie zawsze jednak inicjatorami budowy systemów EDI są sieci handlowe. Jednym z promotorów budowy systemów EDI w Polsce była firma Procter & Gamble. To ona naciskała na właścicieli supermarketów, aby także i na polskim rynku zaczęli stosować rozwiązania typu EDI. Zdarzają się też systemy tworzone dla firm produkcyjnych. Przykładem może być system stworzony na zlecenie produkującej ceramikę łazienkową firmy Sanitec Koło.
— Najwięksi nasi odbiorcy ciągle nie wykorzystują systemu EDI. Sieci supermarketów budowlanych w Polsce w ogóle nie były zainteresowane EDI, twierdząc, że jesteśmy jedyną krajową firmą gotową na takie rozwiązanie. Sprawę kazano nam załatwiać z ich zagraniczną centralą, na co z kolei my nie chcieliśmy tracić czasu — informuje Krzysztof Ptak, dyrektor IT i planowania produkcji w Kole.
Sanitec postanowił więc zainteresować systemem EDI własnych dostawców i mniejszych dystrybutorów. Z zagranicznymi firmami działającymi w ramach tej samej grupy kapitałowej nie było problemów. Podobnie jak Sanitec używają one bowiem oprogramowania firmy SAP, a więc i samo EDI było tu właściwie zbędne. Gorzej poszło z lokalnymi partnerami. Obraz informatyzacji sektora MSP, jaki wyłonił się z rozpoznania sieci handlowej przeprowadzonego przez przedstawicieli firmy z Koła, był tragiczny.
— Był to dla nas wielki szok. Cała sprawa miała miejsce w 2000 roku, a okazało się, że mniejsi dystrybutorzy nie mieli nawet skrzynek poczty elektronicznej i podłączenia do Internetu. W dużych sieciach hurtowni zdarzało się zaś, że każdy oddział dla tych samych produktów używał innych indeksów materiałowych. Aplikacje zainstalowane w różnych miastach nie były w żaden sposób połączone — wspomina Krzysztof Ptak.
Sanitec się jednak nie zraził. Postanowił wyposażyć wszystkich swoich dystrybutorów w specjalną aplikację, pozwalającą na generowanie pliku, który wysłany e-mailem byłby już automatycznie wczytywany do systemu producenta ceramiki łazienkowej.
— Ten pomysł nie do końca wypalił, jak oczekiwaliśmy. Większość naszych partnerów miała jakieś aplikacje tworzące dokumenty i nie chcieli oni wykonywać tego dwa razy. Dlatego przygotowujemy się obecnie do uruchomienia systemu Web EDI — twierdzi Krzysztof Ptak.
Sens inwestycji
Można więc powiedzieć, że Sanitec wykazuje godną podziwu determinację w chęci stworzenia na swoje potrzeby systemu EDI. Realizacja bowiem takiego projektu to nie tylko korzyści, ale i koszty.
— EDI nie można wdrożyć w próżni. Trzeba namówić do wymiany dokumentów drogą elektroniczną jak najwięcej partnerów. Budowa i utrzymanie systemu EDI lub Web EDI pociąga za sobą wysokie koszty. Pominę już samą aplikację. Znaczną ich część stanowią koszty stałe: infrastruktura i wsparcie techniczne. Na przykład system musi być podłączony do sieci telekomunikacyjnej zdublowanymi łączami o odpowiedniej przepustowości, a nad poprawną pracą całości musi czuwać zespół o odpowiednich kwalifikacjach. To wszystko kosztuje, a zwraca się i zaczyna przynosić realne korzyści dopiero po nakłonieniu odpowiednio dużej grupy użytkowników do korzystania z systemu — wyjaśnia Paweł Szmuksta, kierownik produktu ECOD w Comarchu.
