Hiszpański dostawca energii elektrycznej Endesa podpisał w 2008 r. z Hewlett-Packard (HP) pięcioletni kontrakt mający na celu obniżenie kosztów druku. Konsultanci HP zastali w 280 oddziałach koncernu aż 4 tys. drukarek, skanerów, kopiarek i faksów. Ich analizy wykazały, że z ponad pół tysiąca tych urządzeń można zrezygnować bez straty dla administracyjnej działalności przedsiębiorstwa.
Zaproponowali także wzrost udziału druku dwustronnego w dwa lata z 4 do 35 proc., co zaowocowało nie tylko redukcją zużycia energii elektrycznej o 39-procent, ale też roczną oszczędnością papieru o 132 tony. Ostatecznie, dzięki usługom zewnętrznego partnera, Endesa zmniejszyła koszty zarządzania drukiem i obiegiem dokumentów o 42 proc.
To przykład z zagranicznego rynku. Ale także polskie firmy z powodzeniem korzystają z outsourcingu druku. Jedną z nich jest Operator Gazociągów Przesyłowych Gaz-System, który nie mógł sobie poradzić z dokumentacją papierową. Niszczała i trudno było do niej dotrzeć. Przedsiębiorstwo nie miało też kontroli nad kosztami druku, liczbą urządzeń i dostępem do nich. Kłopoty skończyły się w 2008 r., gdy spółka wybrała w przetargu Xerox Polska na budowniczego zintegrowanej platformy drukowania, kopiowania i skanowania.
Kontrakt obejmował dostawę i wdrożenie systemu elektronicznego zarządzania, obiegu i archiwizacji dokumentów oraz stacje robocze, serwery, macierze i bazy danych Oracle. Ponadto Xerox dostarczył w modelu usługowym urządzenia drukujące i wielofunkcyjne (w tym szerokoformatowe) oraz wydelegował pracowników do pracy w sześciu oddziałach klienta. Mieli zapewnić sprawność techniczną sprzętu i wydajność systemu, a także przeszkolić zespół Gaz-Systemu.
— Każdy użytkownik ma dostęp do maszyn umożliwiających drukowanie, skanowanie, kopiowanie i faksowanie, które są zintegrowane z systemem elektronicznego obiegu dokumentów. Po autoryzacji przy pomocy karty pracownik widzi zgodny z jego uprawnieniami panel sterowania i może skanować, podglądać i drukować dokument z systemu elektronicznego bezpośrednio z urządzenia — opisuje Maciej Nuckowski, dyrektor działu usług w Xerox Polska.
Zwykle przy korzystaniu z usług firmy zewnętrznej oszczędności wynoszą 10-40 proc., a dla przedsiębiorstw z sektora MŚP 10-30 proc. Przy wdrożeniach systemów (np. kontroli wydruku, elektronicznego obiegu dokumentów) inwestycja zwraca się po 12-18 miesiącach, czasem szybciej.
— Redukcja kosztów dzięki outsourcingowi druku może sięgać kilkuset złotych na pracownika. Dla firmy zatrudniającej 500 osób może to być około 600 zł na osobę. Oszczędność przy wydruku jednej strony to minimum 10 proc. — szacuje dyrektor Nuckowski. Jak wynika z badań opublikowanych w „Buyer’s Laboratory Report”, jeszcze do niedawna 90 proc. firm nie monitorowało kosztów druku.
Z jednej strony był to efekt błędnego przekonaniao ponoszeniu w tej dziedzinie niskich wydatków (widoczne koszty stanowią zaledwie 10 proc. całkowitych kosztów produkcji dokumentów), a z drugiej — rozproszenia decyzji o zakupie urządzeń drukujących między różnymi działami w przedsiębiorstwie. Tymczasem koszty druku pochłaniają średnio 6 proc. przychodów firmy. W korporacjach może to oznaczać milionowe kwoty.
— W skład outsourcing druku wchodzą: zarządzanie sprzętem, dostawa materiałów eksploatacyjnych, serwisowanie, zarządzanie kosztem druku, efektywnością obiegu informacji drukowanej i bezpieczeństwem. Dzięki temu można uniknąć m.in. przestojów, problemów wynikających ze złe jakości materiałów i częstych awarii maszyn — zachwala Michał Czeredys, prezes spółki Arcus.