Nie wszystkie chwyty dozwolone

Jakie modyfikacje można wprowadzić w już zatwierdzonym przedsięwzięciu, które jest współfinansowane przez Brukselę? Kwestia dopuszczalnych zmian za każdym razem jest uregulowana w umowie o dofinansowanie, którą beneficjent podpisuje z instytucją wdrażającą określony instrument. Opisane w umowie o dofinansowanie przepisy są mimo wszystko dość ogólne, a kwestie zmian bardzo zindywidualizowane. Dlatego trudno bazować wyłącznie na wytycznych z umowy. Wiele zależy od tego, z którą instytucją korespondujemy, jak duży zakres zmian chcemy wprowadzić i jak dużym ryzykiem się one charakteryzują.

— Zmiany w projektach dofinansowanych z pieniędzy UE są nieuniknione. Procedury związane z ubieganiem się o wsparcie powodują, że opisanie projektu we wniosku i jego późniejsza realizacja oddalone są od siebie w czasie o co najmniej kilka miesięcy, jeśli nie dłużej — mówi Błażej Czajkowski, ekspert od dotacji unijnych z Crido Taxand. Nie da się przewidzieć wszystkich czynników, które mogą mieć wpływ na realizację projektu, w szczególności nie sposób z góry określić kondycji gospodarki.

— Kiedy składałem wniosek o dotację, koniunktura na rynku była znacznie lepsza. Ale wypłata pieniędzy i rozpoczęcie realizacji projektu rozpoczęły się ponad rok później. To sprawiło, że byłem zmuszony do przeprojektowania całego przedsięwzięcia— mówi Marek Zarzycki szefujący firmie Elmark.

— W mojej branży, czyli IT, rok to przepaść i niemalże epoka, jeśli chodzi o nowe rozwiązania i technologie. A tyle upłynęło od pisania wniosku do przyznania dofinansowania. W tym czasie przedsięwzięcie znacznie straciło na aktualności, zmiany były nieuniknione — mówi Paweł Nowicki z IT Artu. Dlatego zmiany w projektach są dopuszczalne — i przewidziane w umowach o dofinansowanie.

Uwaga na cele i punkty

Co wolno, a czego nie? Nie można zmienić celów przedsięwzięcia, które wyrażone są w formie wskaźników produktu i rezultatu. — Przykładowo jako cel projektu założyliśmy sobie, że z wykorzystaniem innowacyjnej energooszczędnej technologii będziemy produkować nowoczesne szyby do samochodów, które będą dużo trwalsze i bezpieczniejsze. W takim przypadku nie możemy potem forsować zmiany, która oznaczałaby powrót do pospolitych, energochłonnych rozwiązań i wytwarzania standardowych szyb — tłumaczy Błażej Czajkowski.

Nie można też wprowadzić zmian, które mogłyby wpłynąć negatywnie na ocenę wniosku o dofinansowanie. I tak — jeśli w ramach oceny wniosków przyznawane były punkty za zastosowanie w projekcie technologii nie starszej niż rok i nasz projekt takie punkty otrzymał, to nie wolno nam potem wprowadzić technologii innowacyjnej, ale jednak trochę starszej, np. dwuletniej. Dlaczego? Zmieniłoby to liczbę punktów przyznaną projektowi i mogłoby oznaczać, że wypadł on poza listę przedsięwzięć dofinansowanych.

Poza powyższymi przykładami można modyfikować cały wachlarz kwestii. W zależności od stopnia zmian wprowadza się je dwoma trybami — poprzez aneks czy informowanie instytucji.

W przypadku dużych, poważnych zmian — takich, które wymagają wydłużenia okresu realizacji projektu lub związane są z istotnymi przesunięciami wydatków (powyżej 10 proc.) pomiędzy pozycjami przewidzianymi w harmonogramie rzeczowym projektu — konieczne będzie przedstawienie tych modyfikacji z uzasadnieniem do odpowiedniej instytucji. Beneficjent będzie musiał poczekać na przygotowanie odpowiedniego aneksu do umowy o dofinansowanie. Dopiero po podpisaniu tego dokumentu zmiana staje się zatwierdzona i można ją wprowadzić w życie.

Wystarczy informacja

Ale większość poprawek to zmiany niewielkie. W przypadku np. niewielkich przesunięć kosztów, które wynikają stąd, że jedno urządzenie okazało się nieco tańsze, a inne niewiele droższe, niż zakładaliśmy w biznesplanie — wystarczy poinformować instytucję w ciągu 30 dni od zaistnienia przyczyny zmiany. W takiej sytuacji instytucje z reguły informują o tym, że przyjęły modyfikację do wiadomości. Ekspert podkreśla, że instytucje mogą mieć bardzo różne podejście do zmian i ich akceptowania.

— W niektórych sytuacjach możliwe było przeprojektowanie esencji projektu, na przykład innowacyjnej technologii — dlatego, że na rynku pojawiły się jeszcze nowsze, ale istotnie odmienne rozwiązania. Z drugiej strony zdarzały się przypadki, w których beneficjent wnioskował o zmianę liczby planowanych do zakupu urządzeń, czyli zmniejszenie sztuk jednego rodzaju maszyny i zwiększenie w przypadku innej. Nie uzyskał na to zgody, mimo że za wprowadzeniem zmiany stało odwrócenie tendencji rynkowych, które beneficjent napotkał wśród swoich odbiorców. Zmian tych tendencji w żaden sposób nie dało się przewidzieć — opowiada Błażej Czajkowski.

Kończyło się to koniecznością zakupu za dotacje niechcianych urządzeń, które stały bezczynnie i nie były wykorzystywane. Natomiast pożądane maszyny beneficjent dokupił za własne pieniądze.