Firma decydująca się na outsourcing powinna położyć nacisk na działania przygotowawcze, umożliwiające właściwy wybór zleceniobiorcy.
Zanim zleceniodawca dokona wyboru firmy zewnętrznej, powinien dokładnie ją sprawdzić. Wysoką jakość usługi pomoże zapewnić precyzyjne sformułowanie oczekiwań przyszłego nabywcy usługi.
Dobrany partner
Decyzja o wykorzystaniu outsourcingu do usprawnienia zarządzania i działania firm jest zastrzeżona dla zarządu.
— Zastrzeżona w tym sensie, że nie można decyzji i działań z tym związanych delegować na przedstawicieli menedżmentu niższych szczebli do momentu, gdy chodzi już o wykonanie konkretnych zadań dotyczących dostarczenia szczegółowych informacji lub realizacji kontraktu — mówi Jacek Stryczyński, dyrektor ds. rozwoju EDS-Poland.
Ważnym elementem działań sprawdzających potencjalnego partnera jest rozeznanie oferty firm świadczących usługi outsourcingowe dla innych przedsiębiorstw.
— Istnieją firmy, które specjalizują się w zarządzaniu wybranym rodzajem zasobów biznesowych i świadczą usługi z tym związane. Dzięki takiej specjalizacji oraz wykorzystaniu efektu skali, charakteryzują się wysoką efektywnością kosztową, innowacyjnością i dostępem do wiodącego know-how. Takie firmy na pewno mają możliwość elastycznego wykorzystania zasobów, związaną z posiadaniem szerokiej bazy klientów. Potrafią umiejętnie tworzyć zaawansowane modele finansowania inwestycji dostosowane do konkretnych potrzeb — zwraca uwagę Przemysław Stangierski, dyrektor w firmie doradczej A.T. Kearney.
Pytania w okresie sprawdzania wiarygodności dostawcy usług często dotyczą takich szczegółów, że czasami konieczna staje się pomoc zewnętrznych specjalistów.
— Najprościej byłoby tu skorzystać z usług doradczych, ale one nie wykształciły się jeszcze w Polsce w wystarczającym stopniu — mówi Jacek Stryczyński.
Aby uzyskać podstawy do podjęcia decyzji, konieczne jest opracowanie zapytania ofertowego.
— Wystarczy, że zainteresowany poprosi 2,3 firmy, które świadczą usługi wybranego typu, aby przedstawiły swoje koncepcje outsourcingu dla jego przedsiębiorstwa. Jednak, aby mogły przygotować propozycje, muszą uzyskać podstawowe informacje o tym, jak dany obszar działalności funkcjonuje — mówi Jacek Stryczyński.
Następnie konieczne jest sprawdzenie referencji wybranej firmy. Należy skontaktować się z przedstawicielami przedsiębiorstw umieszczonych na liście referencyjnej i uzyskać informacje o zakresie i czasie trwania współpracy i o ocenie jakości świadczonych usług.
Róża bez kolców
Rozpoczęcie realizacji zadań przez firmę zewnętrzną powinno być poprzedzone przygotowaniem umowy świadczenia usług outsourcingowych. Wszystkie postanowienia powinny mieć oparcie w odpowiednich zapisach umowy, gwarantujących ewentualną, proporcjonalną do strat, rekompensatę za wynikające z niezachowania należytej staranności działania kontrahenta.
Problem tkwi w tym, że najczęściej bagatelizowany jest etap wstępny, analizy i tworzenia tzw. SLA (service level agrement). SLA określa, co, kiedy i jak zostanie wykonane, a także wskazuje co jest miarą wykonania usługi. Im precyzyjniej strony przedsięwzięcia wszystko to określą, tym lepiej wykonana może być usługa. SLA budowane jest różnie — od określenia np. najprostszych gwarancji czasu naprawy, po określenie nominałów banknotów uzupełnianych przez outsourcera w bankomatach.
Podejmując decyzję o outsourcingu trzeba również przewidywać ryzyko biznesowe.
— Należy się zastanowić nad potencjalną możliwością uzależnienia od partnera outsourcingowego, które z kolei może spowodować utratę przewidywanych korzyści. Z czasem może zmienić się strategia przedsiębiorstwa, w wyniku czego oddane na zewnątrz obszary stają się nagle kluczowe w walce konkurencyjnej. Dlatego kwestia ta wymaga szczególnego doprecyzowania w umowie. Zagrożeniem może być też utrata przewagi konkurencyjnej poprzez wypływ know-how oraz wiedzy o strategii i praktykach przedsiębiorstwa — wymienia Przemysław Stangierski.
Uczula on także na mogące się pojawić trudności z odpowiednim zarządzaniem kontraktem outsourcingowym.
— Jak pokazuje doświadczenie wielu firm, konieczność rozwiązania tych problemów może wymusić zmiany w strukturze organizacyjnej — dodaje Przemysław Stangierski.