Ponad dwa lata trwały konsultacje i prace legislacyjne nad uchwaloną ostatnio przez Sejm nowelizacją Kodeksu pracy. Wprowadza ona nowe zasady pracy zdalnej. Teraz zajmie się nią Senat.
Wspomniane zmiany powinny być wprowadzone znacznie wcześniej — uważa 32 proc. uczestników ankiety przeprowadzonej na webinarowej platformie ClickMeeting.
– Z naszych badań wynika, że zdaniem jednaj trzeciej Polaków możliwość świadczenia obowiązków służbowych w formule online to dobre rozwiązanie. Przyjęta przez Sejm nowelizacja pomoże pracownikom w uregulowaniu ich sytuacji zawodowej i da konkretne narzędzia pracodawcom. Obie strony na tym skorzystają – ocenia Dominika Paciorkowska, dyrektor zarządzający w ClickMeeting.
Bez konsultacji ani rusz
Edyta Defańska-Czujko, partner w Crido, podkreśla, że po wejściu w życie nowych przepisów pracodawcy będą musieli ustalić zasady wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu z zakładową organizacją związkową. Jeżeli tych ostatnich jest w przedsiębiorstwie więcej – również ich głos należy wziąć pod uwagę.
– Szefowie firm, które nie mają wspomnianych organizacji, będą musieli określić reguły dotyczące świadczenia obowiązków służbowych w formule online w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników – wyjaśnia Edyta Defańska-Czujko.
Szef i podwładny będą mogli uzgodnić stosowanie pracy zdalnej przy zawieraniu umowy o zatrudnienie lub w jego trakcie. Nowelizacja Kodeksu pracy przewiduje trzy rodzaje pracy zdalnej: właściwą, na jednostronne polecenie pracodawcy i okazjonalną.
– Pierwszy typ pracy będzie wykonywany całkowicie lub częściowo poza przedsiębiorstwem. Co ważne, miejsce świadczenia obowiązków służbowych wskaże pracownik i za każdym razem będzie uzgadniał je z pracodawcą – wyjaśnia Jolanta Zarzecka-Sawicka, radca prawny, partner w Grant Thornton.
Warto podkreślić, że szef ponosi odpowiedzialność za przygotowanie oceny ryzyka zawodowego osoby pracującej zdalnie.
Stan nadzwyczajny
Natomiast zgoda na pracę wykonywaną na jednostronne polecenie pracodawcy będzie wydawana na czas określony, z powodów obiektywnych, losowych i niezależnych od szefa. Chodzi m.in. o takie sytuacje jak wprowadzenie w kraju stanu nadzwyczajnego, zagrożenia epidemicznego lub epidemii.
– Pracodawca może w każdym momencie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem podwładnego – podkreśla Jolanta Zarzecka-Sawicka.
Nowelizacja zobowiązuje szefów do zapewnienia pracownikom świadczącym obowiązki służbowe w formule online odpowiednich materiałów i narzędzi, a także ich instalację, serwis, konserwację lub pokrycie kosztów z tym związanych. Ponadto pracodawcy będą musieli sfinansować koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy.
Edyta Defańska-Czujko zauważa, że podwładny może złożyć wniosek dotyczący świadczenia okazjonalnie pracy zdalnej. W jakim wymiarze czasowym? Takim, który nie przekracza 24 dni w roku kalendarzowym.
– W tym przypadku koszty takiej pracy będzie pokrywała osoba zatrudniona – zaznacza Edyta Defańska-Czujko.
Pracodawca nie będzie miał obowiązku zapewnienia jej materiałów i narzędzi. Nie będzie też odpowiadał za określenie zasad wykonywania pracy zdalnej w ramach porozumienia lub regulaminu.
Zgodnie z nowelizacją szef będzie mógł rozliczać się z podwładnym w formie ryczałtu.
Nowe przepisy wejdą w życie po upływie dwóch miesięcy od dnia ich ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Jakie jeszcze obowiązki czekają pracodawców? Muszą wdrożyć odpowiednie regulacje wewnętrzne w firmach, w tym porozumienia i regulaminy, a także ustalić zasady pokrywania kosztów pracy zdalnej i rozliczania się z podwładnymi.
– Ponadto szefowie powinni dostosować wewnątrzzakładowe akty prawa pracy do procedur dotyczących ochrony danych osobowych, odpowiednich regulacji związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy – wylicza Edyta Defańska-Czujko.
Zdaniem przedstawicieli organizacji SoDA, zrzeszajacej pracodawców usług IT, nowe przepisy regulujące pracę zdalną będą wymagały korekty. Jak podkreślają, nie są one wystarczająco elastyczne i mogą utrudniać szefom firm bieżące prowadzenie biznesu.
– Branża IT jako jedna z pierwszych wprowadzała i rozwijała rozwiązania dotyczące pracy zdalnej. Wiele należących do niej przedsiębiorstw działa w tym trybie i od dawna analizuje płynące z tego korzyści i problemy prawne – mówi Jan Zborowski, wiceprezes SoDA.
Słaby punkt
Pracodawcy z branży IT podkreślają, że niepełne uregulowanie praktycznych aspektów wykonywania pracy zdalnej stanowi jeden z największych mankamentów nowelizacji. Oceniają, że wymóg odgórnego określenia miejsca i czasu świadczenia obowiązków służbowych w formule online to biurokratyczny przeżytek.
– Konieczność objęcia odpowiednimi przepisami digital nomads, czyli osób regularnie podróżujących bez jednoczesnej zmiany pracy, została niemalże pominięta w nowelizacji – zaznacza Konrad Gierula, radca prawny w Luxoft.
Obowiązek uwzględnienia przez firmę wniosku o pracę zdalną będzie dotyczył pracownic w ciąży oraz pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie czwartego roku życia, sprawujących opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności. Wyjątek stanowią sytuacje, w których nie będzie to możliwe ze względu na organizację lub rodzaj pracy wykonywanej przez podwładnego.
• Pracodawca będzie miał obowiązek ocenić ryzyko zawodowe osoby pracującej zdalnie (wpływ wykonywanych obowiązków na wzrok podwładnego czy na jego układ mięśniowo-szkieletowy, a także uwarunkowania psychospołeczne). Pracownik będzie musiał zapoznać się ze wspomnianą oceną i zasadami BHP, a następnie potwierdzić, że to zrobił.
• Dopuszczenie podwładnego do pracy zdalnej będzie uzależnione m.in. od złożenia przez niego oświadczenia, że stanowisko pracy zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy.
• Pracodawca będzie uprawniony do przeprowadzenia kontroli podczas wykonywania pracy zdalnej przez podwładnego w zakresie BHP i przestrzegania procedur dotyczących bezpieczeństwa i ochrony informacji.
• Wykonywane przez pracodawcę czynności kontrolne nie będą mogły naruszać prywatności pracownika.