Nowoczesne biuro na miarę RODO

opublikowano: 20-06-2018, 22:00

Do środowiska teleinformatycznego firmy łatwo dostać się przez drukarki, zestawy wideokonferencyjne, urządzenia przenośne. Jak temu zapobiec?

Stało się. Od końca maja w całej Unii Europejskiej, a więc i w Polsce, obowiązuje rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO), które wyznacza wysokie standardy dbania o prywatność klientów i pracowników. O czym trzeba pamiętać przy wyposażaniu biur, z uwagi na nowe przepisy?

UKRYTE ZAGROŻENIE:  Nie wystarczy troszczyć się o bezpieczeństwo firmowych serwerów i komputerów. Ochrony wymagają także smartfony pracowników, platformy wideokonferencyjne, urządzenia drukujące, a nawet dokumenty papierowe — mówi Michał Czeredys, prezes firmy Arcus.
Zobacz więcej

UKRYTE ZAGROŻENIE: Nie wystarczy troszczyć się o bezpieczeństwo firmowych serwerów i komputerów. Ochrony wymagają także smartfony pracowników, platformy wideokonferencyjne, urządzenia drukujące, a nawet dokumenty papierowe — mówi Michał Czeredys, prezes firmy Arcus. Fot. Marek Wiśniewski

Zaszyfrowane połączenia

Zbigniew Niedźwiadek, prezes spółki Infosfera, uzmysławia, że w epoce internetu rzeczy wszystko jest ze sobą połączone i wszyscy są narażeni na cyberataki. Co się tyczy systemów do szeroko pojętej komunikacji — powinny gwarantować poufność informacji i łatwość użytkowania.

— Obie te cechy łączy w sobie StarLeaf Cloud, rozwiązanie wideokonferencyjne wykorzystujące chmurę. Wszystkie połączenia są szyfrowane. Urządzenia i oprogramowanie końcowe — sprzętowe wideoterminale i aplikacje na PC, Mac, iOS, Android — pozwalają na jednoznaczną identyfikację użytkowników dzięki rozbudowanemu mechanizmowi certyfikatów producenta — zapewnia szef Infosfery. Tym samym znika obawa, że ktoś się podszyje pod uczestnika wideorozmowy lub przechwyci jej treść.

— Nic dziwnego, że po StarLeaf Cloud sięgają międzynarodowe organizacje mające siedziby w Szwajcarii, znane na świecie kancelarie prawne i firma inwestycyjna najnowszych technologii Highland Capital Partners Europe — wymienia Zbigniew Niedźwiadek.

Druk pod nadzorem

Również producenci drukarek wiedzą, jak chronić urządzenia, dokumenty i firmowe sieci przed dostępem nieuprawnionych osób. Przykładem jest sprzęt marki Lexmark, który uchodzi za tyleż niezawodny i wydajny, co bezpieczny.

— Rozszerzamy ofertę dla użytkowników biznesowych, ostatnio o nową generację monochromatycznych drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych. Zapewniając najnowsze technologie przetwarzania obrazów, pamiętamy o przepisach prawnych i wymogach bezpieczeństwa informacji, którym przedsiębiorcy muszą sprostać — podkreśla Allen Waugerman, wiceprezes i dyrektor ds. technologii w spółce Lexmark.

W wielu przedsiębiorstwach urządzenia drukujące są jednym z najsłabszych ogniw systemu bezpieczeństwa IT. Według Michała Czeredysa, prezesa firmy Arcus, powód jest prosty: kiedyś drukarki nie były podłączone do sieci, więc nie widziano w nich potencjalnego źródła zagrożeń. Czasy się zmieniły, w życie weszło RODO, ale do nowych warunków nie dostosowano jeszcze infrastruktury i metod postępowania.

— Sprawny haker bez trudu przejmie kontrolę nad urządzeniem, zmusi je do drukowania niechcianych treści, sparaliżuje jego działanie, a nawet zniszczy. Na szczęście przybywa rozwiązań, które mogą pokrzyżować cyberprzestępcom plany — mówi szef Arcusa.

Pojęcie „bezpieczne biuro” jest ważne także dla pracowników Vidisa — dystrybutora kojarzonego głównie ze sprzętem prezentacyjnym, czyli projektorami, monitorami i tablicami interaktywnymi, w którego ofercie są też jednak sejfy.

— Wybrane modele sejfów i kasetek Master Lock, wyposażone w standardowe zabezpieczania przed kradzieżą i nieuprawnionym dostępem, dodatkowo gwarantują ochronę cyfrowych nośników danych i dokumentów przed ogniem i wodą. To właśnie te żywioły często niszczą ważne informacje, które trudno odtworzyć — wyjaśnia Marcin Stefanow, dyrektor marketingu w firmie Vidis.

Profesjonalne niszczarki

Niekiedy bezpieczeństwo sprowadza się właśnie do niszczenia dokumentów.

— W czasach wszechobecnej elektroniki większość danych przechowujemy w wersji zdigitalizowanej. Tradycyjne teczki i segregatory coraz częściej wypierane są przez serwery. Nie można jednak pozostawiać bez ochrony całej biurowej papierologii — uważa Marcin Stefanow.

Specjaliści z polskiego oddziału firmy Fellowes od maja obserwują ogromne zainteresowanie niszczarkami „zgodnymi z RODO”. Do biur nadają się modele tnące na ścinki w minimum czwartym stopniu zabezpieczenia (P-4). Natomiast działy, w których przetwarza się dokumenty zawierające nie tylko dane osobowe, ale także finansowe, lepiej uzbroić w sprzęt klasy P-5, czyli o piątym stopniu zabezpieczenia. W tym przypadku kartka A4 cięta jest na 2 tys. kawałków.

— Wybierając urządzenie, warto zwrócić uwagę na liczbę niszczonych jednorazowo kartek i zalecane dzienne obciążenie. Ważnymi parametrami są także prędkość niszczenia, cicha i bezawaryjna praca, możliwość automatycznego działania. Inne modele sprawdzą się w dużej firmie, w której z niszczarki korzysta 20 pracowników, a inne — w dwuosobowym start-upie, który z papierowymi dokumentami ma do czynienia sporadycznie — podpowiada Iwona Zastawna, odpowiedzialna za marketing w Fellowes Polska.

Marcin Stefanow poleca niszczarki Rexel z automatycznym podajnikiem, które pozwalają zaoszczędzić czas i zniszczyć dokumenty zgodnie z wymaganiami prawnymi.

— Użytkownik wkłada arkusze do niszczarki — od 100 do 750, w zależności od modelu — a następnie może zająć się innymi sprawami, gdyż niszczenie odbywa się samoczynnie — zachwala przedstawiciel Vidisa.

Przeciwko podglądaczom

Coraz częściej biuro nosimy w kieszeni lub torbie. Dość wspomnieć o menedżerach, którzy w kafejkach, pociągach i na lotniskach przeglądają dokumenty na laptopach, tabletach i smartfonach. Między innymi z myślą o nich stworzono filtry prywatyzujące, dzięki którym osoba spoglądająca zobaczy tylko czarny ekran.

— Ochronę w miejscach publicznych daje produkt o odpowiednim rozmiarze. Filtr powinien w pełni pokrywać ekran urządzenia mobilnego. Dostępne są różne systemy mocowania — trwałe lub pozwalające na zdjęcie tej osłony. Można wybrać między błyszczącą a matową powierzchnią, zapobiegającą powstawaniu odblasków — informuje Iwona Zastawna.

Posiadanie odpowiednich rozwiązań to jednak dopiero połowa sukcesu. Przedstawicielka firmy Fellowes przypomina, że należy przygotować i wdrożyć procedury bezpieczeństwa, a także szkolić pracowników w tej dziedzinie. Jej zdaniem, wprowadzenie RODO spowodowało mały chaos w niektórych przedsiębiorstwach — koncentrując się na inwestycjach technologicznych, firmy zapomniały, że równie dużo zależy od podejścia pracowników, którzy z firmowymi dokumentami, danymi i urządzeniami mają do czynienia na co dzień.

Sprawdź program konferencji "RODO z zamówieniach publicznych", 10 września 2018 r., Warszawa >>

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Mirosław Konkel

Być może zainteresuje Cię też:

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Inne / Nowoczesne biuro na miarę RODO