Nowoczesne rozwiązania IT w rozliczeniach VAT
Rozmowa z Anną Szafraniec - CEE VAT Compliance Director w Grupie ASB, na temat zmian w raportowaniu VAT
CEE VAT Compliance Director w Grupie ASB. Grupa ASB jest profesjonalnym dostawcą wysokiej jakości usług w zakresie księgowości, doradztwa podatkowego, kadr i płac, usług korporacyjnych i rozwiązań IT. Mając ponad 19 lat doświadczenia i zatrudniając blisko 250 specjalistów w regionie Europy Środkowo-Wschodniej, ASB jest bardzo dobrze przygotowane, aby dostarczać najlepsze rozwiązania dla swoich klientów.
W skrócie, co takiego zmieniło się w zakresie raportowania plików JPK w ostatnim czasie?
1 października 2020 r. dokonała się rewolucja na niespotykaną dotąd skalę w raportowaniu VAT. Zmiana ta przysporzyła wiele problemów i nadal nasuwa pytania, głównie osobom zaangażowanym w przygotowywanie rozliczeń VAT-owskich.
Czy kody GTU to nowość dla podatnika?
Do czasu wprowadzenia JPK_V7, podatnicy nie byli zobowiązani szczegółowo oznaczać przeprowadzanych transakcji kodami towarowo-usługowymi. Ministerstwo nie poprzestało na kodach GTU i dodatkowo wprowadziło oznaczania transakcyjne i dokumentacyjne. Poziom szczegółowości analizy, którą należy przeprowadzić, aby poprawnie wprowadzić fakturę do ewidencji, może przyprawić o niemały ból głowy.
Przedsiębiorcy wiedzą co sprzedają, zatem to chyba nie powinien być aż taki duży problem?
Niby tak. Jednak przedsiębiorcy prowadzący na co dzień biznes nie zajmują się ewidencją VAT. W te sprawy zaangażowani są ich księgowi, którzy często otrzymują istotne informacje dla prawidłowego oznaczenia faktury z dużym opóźnieniem. Weźmy dla przykładu kod „TP” dla transakcji z podmiotami powiązanymi. Księgowi mogą nie mieć odpowiedniej wiedzy, czy faktura sprzedaży jest wystawiona na rzecz podmiotu powiązanego, czy nie. Powoduje to znaczne komplikacje.
Dlaczego weryfikacja plików JPK_V7 jest tak ważna przed ostateczną wysyłką?
Prawidłowość oznaczeń kodami zgodnie z wymogami MF w wysłanej części ewidencyjnej jest o tyle istotna, że pozwala uniknąć kar z ustawy VAT, korekt deklaracji oraz grzywien z KKS za nierzetelnie prowadzoną księgę podatkową, którą w obliczu obowiązujących przepisów jest właśnie część ewidencyjna JPK_V7.
O jakich karach mowa?
Mowa tutaj o karze 500 zł per błąd, za każde niewłaściwe oznaczenie lub jego brak. Co prawda MF zapowiada możliwość korekty w określonym czasie, jednak żaden podatnik nie chce narażać się na spór z organem skarbowym. Poza tym, gdy takich korekt uzbiera się dużo, jest to dodatkowy czas poświęcony przez księgowych i przedsiębiorców na wyjaśnienia oraz aktualizację rozliczeń.
Czy warto wspomagać się oprogramowaniem do weryfikacji i kto pani zdaniem szczególnie powinien o to zadbać?
Biorąc pod uwagę coraz obszerniejsze wymagania sprawozdawcze leżące po stronie podatników przy wywiązywaniu się z obowiązków podatkowych oraz potrzebę coraz większej uważności przy analizie transakcji, niewątpliwie oprogramowanie wspierające proces weryfikacji jest przydatne i ułatwia analizę danych oraz oszczędza cenny czas. Dlatego nasz dedykowany zespół z ASB, składający się z ekspertów z zakresu VAT, IT i księgowości stworzył program TaxWave, który ma wspomóc podatników w procesie weryfikacji plików JPK_V7. Program jest dedykowany do szerokiej gamy odbiorców, od przedsiębiorców indywidualnych do biur księgowych.
Czy TaxWave weryfikuje plik JPK_V7 pod każdym kątem?
Przy tworzeniu TaxWave skupiliśmy się na wielu aspektach. Analiza techniczna obejmuje między innymi badania z zakresu prawidłowości schemy wymaganej przez MF, kompletności danych obligatoryjnych oraz ich formatu. Są to istotne kwestie, aby plik JPK_V7 był przepuszczony przez bramkę MF. Natomiast analiza merytoryczna identyfikuje obszary związane z ryzykiem podatkowym. Z punktu widzenia zabezpieczenia prawidłowości rozliczenia ważna jest odpowiednia kwalifikacja transakcji na gruncie ustawy VAT. Wiąże się to m.in. z prawidłowym rozpoznaniem transakcji, obowiązku podatkowego, kwalifikacją prawa do odliczenia czy ujęciem transakcji w odpowiednim polu w ewidencji po stronie sprzedaży i zakupu, co ma wpływ np. na wysokość zobowiązania podatkowego. Jednakże, to nie wszystko. Jako eksperci zdajemy sobie sprawę z trudności kwalifikacji towarów pod konkretne kody GTU, lub oznaczenia odpowiednio wszystkich transakcji. Nasz program ma wbudowaną Bibliotekę z danymi, ale także użytkownik może ją uzupełnić o swoje dane – będą one miały zastosowanie do prawidłowego oznaczenia kodów GTU i transakcyjnych. Przykładowo użytkownik może uzupełnić w Bibliotece swoją listę podmiotów powiązanych i program będzie automatycznie wychwytywał, które transakcje powinny zostać oznaczone kodem „TP”.
Jaki rezultat ostateczny weryfikacji otrzyma podatnik?
TaxWave generuje raport błędów i ostrzeżeń z podziałem na badania podstawowe nawiązujące do analizy technicznej oraz badania z wydzieleniem transakcji sprzedaży i zakupów skierowane na analizę merytoryczną. Błędy oznaczają kategoryczną nieprawidłowość w pliku, a ostrzeżenia niekoniecznie przesądzają o nieprawidłowości wykazanej w ewidencji i mogą wymagać głębszej analizy merytorycznej. Ponadto, generowany jest raport weryfikacji NIP w bazie MF i VIES oraz rachunków bankowych z białej listy.
Jakie funkcje oferuje program, które odróżniają go od innych, podobnych oprogramowań tego typu dostępnych na rynku?
Można wymienić kilka cech wyróżniających TaxWave. Z pewnością poza analizą techniczną pliku JPK_V7, weryfikuje również aspekty merytoryczne, jest połączony z JPK_Faktura oraz Biblioteką kodów GTU, co pomaga zidentyfikować nieprawidłowości w oznaczeniach transakcji. W TaxWave zadbaliśmy również o gromadzenie wiedzy z zakresu nowych regulacji, dlatego stworzyliśmy moduł Bazy Wiedzy, w którym znajdują się na przykład wydane interpretacje indywidualne, pokazujące z jakimi wyzwaniami mierzą się podatnicy. Program instalowany jest lokalnie, dlatego mamy pewność, że dane zawarte w naszym pliku JPK są bezpieczne i nie są wysyłane do chmury. Co więcej, narzędzie nie wymaga modernizacji obecnego systemu finansowo-księgowego, gdyż jego działanie jest zupełnie niezależne.
Dodatkowa weryfikacja JPK_Faktura – dlaczego to tak istotne?
W pliku JPK_FA, który podatnicy mają obowiązek prowadzić jako odrębną ewidencję, zawarte są szczegółowe dane o przeprowadzanych transakcjach sprzedażowych. Daje to możliwość powiązania plików JPK_V7 z JPK_FA oraz z Biblioteką dla kodów GTU i transakcyjnych, zapewniając dodatkową unikalną na rynku weryfikację.
Zainteresowanych programem serdecznie zapraszam do odwiedzenia naszej strony taxwave.pl, a w razie dodatkowych pytań o kontakt z naszymi specjalistami.
