Popularność turystyki sprawia, że biura podróży wyrastają jak grzyby po deszczu. Firmy mogą na przykład sprzedawać własne wycieczki, jako organizatorzy turystyki (touroperatorzy). Tacy przedsiębiorcy zapewniają klientom transport, nocleg, ubezpieczenie, a także w wielu przypadkach wyżywienie. Na rynku działają też przedsiębiorcy ułatwiający zakup powiązanych usług turystycznych - pośredniczą oni w sprzedaży ofert touroperatorów i na zlecenie klientów zawierają umowy z organizatorami wycieczek. Oprócz nich działalność prowadzą agenci. Podobnie jak przedsiębiorcy ułatwiający nabywanie powiązanych usług, sprzedają oferty w imieniu organizatorów turystyki. Jednak w przeciwieństwie do nich działają na zlecenie klienta, a nie touroperatora.
Działalność regulowana
Przedsiębiorcy, którzy chcą prowadzić biuro podróży, muszą wiedzieć, że może wiązać się to z obowiązkiem spełnienia wymogów formalnych. Są one różne w zależności od typu działalności. Część z nich jest regulowana.
- Żeby organizować podróże lub ułatwiać nabywanie powiązanych usług turystycznych, należy uzyskać wpis do rejestru (Centralna Ewidencja Organizatorów Turystyki i Przedsiębiorców Ułatwiających Nabywanie Powiązanych Usług Turystycznych - przyp. red.) prowadzonego przez marszałka województwa, właściwego ze względu na siedzibę przedsiębiorcy lub adres jego zamieszkania, jeśli jest on osobą fizyczną. Warto dopełnić obowiązków legalizujących działalność. Prowadzenie jej bez wymaganego wpisu podlega grzywnie, karze ograniczenia albo pozbawienia wolności do lat 3. Takie same sankcje grożą osobom zasiadającym w zarządach czy radach nadzorczych spółek niewypełniających obowiązku wpisu – podkreśla Karol Witas, prawnik z kancelarii The Heart Legal.
Z powyższym obowiązkiem wiąże się konieczność rejestracji firmy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) albo Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Nie można oferować takich usług, prowadząc działalność nierejestrowaną.
Co jeszcze należy do obowiązków organizatorów turystyki i przedsiębiorców ułatwiających nabywanie powiązanych usług turystycznych?
- Przede wszystkim muszą oni składać marszałkowi województwa potwierdzenie posiadania stosownego zabezpieczenia. Poza tym muszą prowadzić wykaz umów o zawartych imprezach turystycznych i przesyłać do Ubezpieczeniowego Funduszu Gwarancyjnego deklaracje oraz realizować szereg wynikających z ustawy obowiązków informacyjnych – dodaje prawnik z kancelarii The Heart Legal.
Prawo zobowiązuje ich również do zabezpieczenia klientów przed swoją niewypłacalnością lub na wypadek zaistnienia sytuacji kryzysowej. Nie narzuca im jednak konkretnego rozwiązania.
- Pierwszą opcją jest ubezpieczenie na rzecz podróżnych. Innym dopuszczalnym rozwiązaniem jest gwarancja bankowa lub ubezpieczeniowa. Przedsiębiorca ma jeszcze jedną opcję - może zdecydować się na podpisanie umowy o turystyczny rachunek powierniczy, która zawierana jest z firmą ubezpieczeniową – informuje Grażyna Woźniczka, współwłaścicielka biura podróży Polka Travel.
Ich wysokość uzależniona jest przede wszystkim od obrotów zakontraktowanych na dany rok oraz zabezpieczenia, jakie przedsiębiorca daje pod gwarancję. Liczy się także to, czy podróże odbywają się wyłącznie po Polsce, czy również po Europie lub innych kontynentach. Znaczenie ma nawet to, czy wyjazdy organizowane są samolotami rejsowymi czy czarterowymi.
Karol Witas zwraca uwagę na to, że agenci mają mniej obowiązków. Ograniczają się one przede wszystkim do działania wyłącznie na rzecz organizatorów turystyki, czyli stosowania się do postanowień umowy. W przeciwieństwie do przedsiębiorców ułatwiających nabywanie usług, agenci nie muszą być wpisani do rejestru. Zobowiązani są natomiast do informowania klientów o tym, kogo reprezentują na podstawie zawartych umów agencyjnych.
Trudno się przebić
Obowiązki formalne ciążące na biurach podróży utrudniają wejście na rynek i prowadzenie tego biznesu. Barier jest więcej - wśród nich wymienić można przede wszystkim wyzwania finansowe.
- Oczywiście dużo zależy od tego, gdzie chcemy organizować nasze wyjazdy i od wysokości zabezpieczenia finansowego. Niestety, na polskim rynku wiele podmiotów unika wykupienia ubezpieczenia. W internecie pojawiają się oferty blogerów, samozwańczych podróżników, celebrytów świadczących takie usługi. Wielu osobom wydaje się, że jeśli przejechali z plecakiem kilka krajów, to mają już wystarczającą wiedzę i przygotowanie, by zostać organizatorem. Nie zdają sobie sprawy z odpowiedzialności, jaka na nich ciąży oraz z przepisów. Poza tym, żeby wejść na rynek, potrzebna jest również atrakcyjna oferta, dostosowana do potrzeb grupy docelowej. Trzeba stworzyć taką, która wyróżni się na tle konkurencji, zainteresuje, a do tego potrzebne jest oczywiście doświadczenie, wiedza i pomysł – mówi Grażyna Woźniczka.
Problemem może być również dotarcie z ofertą do klientów i przekonanie ich do skorzystania z oferty zakupowej – dlatego, że wielu Polaków decyduje się na samodzielną organizację podróży i rezygnuje z usług biur.
- Po pandemii rynek bardzo się zmienił. Wcześniej wiele ofert, zwłaszcza tych wakacyjnych, sprzedawanych było przez agentów. Klient zwykle kupował wakacje w salonie sprzedaży. Obecnie najwięcej ofert sprzedaje się w internecie i to jest najlepszy sposób dotarcia do grupy docelowej. Widać, że pandemia wykreowała nowe potrzeby, zmieniło się też pokolenie konsumentów - dziś wiele osób zamiast masowej turystyki poszukuje podróży właśnie w malej grupie lub wręcz prosi o ofertę szytą na miarę. Jak dotrzeć do klientów? Promocja, czy to przez dobrą stronę internetową, pozycjonowanie czy media społecznościowe, jest podstawą. Poza tym trzeba pokazać swoją wiarygodność poprzez doświadczenie, ciekawą ofertę i znaleźć swoją niszę w branży – uważa współwłaścicielka biura podróży Polka Travel.