Nie jest łatwo określić, kiedy zarząd firmy powinien zdecydować się na hosting, kolokację, a kiedy na pełen outsourcing.
Michael Kucharski, prezes itelligence, przekonuje, że decyzja o wyborze outsourcingu jako sposobu działania firmowej informatyki nie powinna mieć charakteru emocjonalnego. Najważniejsza jest zimna kalkulacja.
— To powinna być zawsze decyzja ekonomiczna, która wymaga umiejętności określenia dotychczasowych kosztów działu IT i spokojnego rozważenia wszystkich argumentów. Po podjęciu racjonalnej decyzji klient będzie zadowolony — a to jest w interesie usługodawcy — twierdzi Michael Kucharski.
Decyzja o wyborze rodzaju outsourcingu zależy od rozwoju firmy i narzędzi informatycznych, jakich używa. Gdy firma korzysta ze specyficznych systemów, to trudno jej będzie znaleźć outsourcera, któremu pełen outsourcing będzie się opłacać — model outsourcingu polega przecież na uwspólnieniu obsługi kilku klientów, a przy rzadko spotykanym systemie trudno taką grupę zgromadzić.
Zdaniem Anny Sieńko z IBM Polska, decyzja o zakresie usług zlecanych na zewnątrz powinna zależeć m.in. od okresu, na który będą one zlecone.
— W przypadku roku czy dwóch lat kolokacja czy hosting ma sens — łatwiej jest przywrócić stan wyjściowy. W przypadku dłuższych kontraktów — lepszy efekt osiąga się przy pełnym outsourcingu, obejmującym przekazanie pracowników i środków trwałych — przekonuje Anna Sieńko.
Firmy przeważnie rozpoczynają współpracę z outsourcerami od objęcia kontraktem wycinka infrastruktury informatycznej. Często jest to niejako próbna umowa kolokacyjna lub hostingowa.
Część na początek
— Kolokacja to tylko mały krok w stronę outsourcingu — decyzja o tej usłudze zapada zwykle, gdy liczy się głównie bezpieczeństwo fizyczne — dostęp osób niepowołanych, zasilanie, temperatura, niezawodność łączy — zarządzanie systemami pozostaje w rękach klienta — wyjaśnia Konrad Napieralski z Energis Polska.
Według Adama Pastuszki z Comarchu, kolokację najczęściej realizuje się w projektach systemów internetowych.
— 70 proc. firm kolokuje swoje portale internetowe. Jeżeli firma nie chce rozszerzać zadań swojego działu IT, powinna przekazać część zadań firmie zewnętrznej. Hosting i kolokacja pozwalają także na ograniczenie kosztów inwestycyjnych we własne data center —twierdzi Adam Pastuszka.
Hosting jest opcją wartą rozważenia przez firmy, które nie chcą mieć kłopotu ze sprzętem.
— To już znacznie więcej niż kolokacja. Do bezpieczeństwa fizycznego dochodzi utrzymanie ciągłości procesów — zarządzanie systemami, aplikacjami itd. Tutaj decyzja wynika zwykle z analizy całkowitych kosztów funkcjonowania firmy i ma na celu ograniczenie wydatków, przy jednoczesnym zagwarantowaniu ciągłości funkcji krytycznych dla biznesu — przekonuje Konrad Napieralski.
Całość na raz
Jednak najwyższym stopniem współpracy outsourcera z klientem jest outsourcing pełny, polegający na oddaniu całego działu IT firmie zewnętrznej.
— Na outsourcing pełny powinna się decydować firma, która chce obniżyć koszty wewnętrzne i skupić się na kluczowej działalności. Podpisanie kontraktu na outsourcing pełny to proces trwający blisko rok. Należy zaudytować infrastrukturę IT i precyzyjnie określić SLA. Proces ofertowy i negocjacje trwają długo — wymagają zaangażowania z obu stron — twierdzi Adam Pastuszka.