Od papieru do cyfry

opublikowano: 15-10-2014, 00:00

Ekonomiczne maszyny, dzierżawa sprzętu, monitoring produkcji dokumentów — sposobów na optymalizację druku jest wiele

Dwa oddziały spółki Danone — w Warszawie i Bieruniu koło Tychów — chcą w pięć lat zaoszczędzić prawie pół miliona złotych dzięki rozwiązaniu do zarządzania obiegiem dokumentów. Aby to osiągnąć, potentat branży spożywczej od trzech lat stosuje system MyQ czeskiej firmy Janus, który administratorom IT umożliwia dokładny monitoring wykorzystania dostępnej infrastruktury.

NOWE SPOJRZENIE:
NOWE SPOJRZENIE:
Stopniowo zwiększa się świadomość użytkowników na temat kosztów drukowanych przez nich dokumentów — mówi Adam Koselnik, specjalista ds. projektów IT CE w Danone Polska.
WM

— Pierwszym krokiem do uzyskania niższych kosztów druku było ograniczenie liczby urządzeń w naszej centrali — ze 100 do 20. Na marginesie: wymiana drukarek wpisuje się w politykę CSR Grupy Danone, dla której działania proekologiczne i troska o środowisko są niezwykle ważne. Drugi etap optymalizacji to wprowadzenie centralnego zarządzania tymi maszynami z uwzględnieniem jednolitego serwisu, obejmującego zarówno usuwanie ewentualnych awarii, jak i zakup materiałów eksploatacyjnych — opisuje Adam Koselnik, specjalista ds. projektów IT CE w Danone Polska.

Co równie ważne: klient płaci za wynajem sprzętu i wydruki, zaś w cenie tych ostatnich wliczone są koszty tonerów i serwisu.

— Urządzenia pochodzą od jednego producenta. W naszej warszawskiej centrali na każdym piętrze stoi nawet ten sam model, aby pracownicy nie musieli za każdym razem się zastanawiać, jak obsłużyć daną maszynę — tłumaczy Adam Koselnik.

Ufać i… kontrolować

Jedną z funkcji MyQ jest autoryzacja użytkowników umożliwiająca im zalogowanie się i skorzystanie ze sprzętu w ramach posiadanych uprawnień dostępu (np. liczba stron, druk czarno-biały czy także w kolorze).

— Aby przesłać dokument lub go wydrukować, pracownik musi dokonać autoryzacji przypisanym mu indywidualnym numerem PIN lub kartą zbliżeniową, tą samą, której używa podczas wchodzenia do pomieszczeń biurowych czy na halę fabryczną — wyjaśnia Adam Koselnik. Dodaje, że w innych firmach zdarza się, że pracownik wydrukuje dokument i nigdy go nie odbierze z drukarki. W spółce Danone niepodobna wyobrazić sobie taką sytuację, bo dzięki funkcji identyfikacji dokument nigdynie zostanie wydrukowany, jeżeli użytkownik nie autoryzuje się na urządzeniu. Podpięte do systemu MyQ maszyny umożliwiają także tzw. wydruk podążający. Co to oznacza? Użytkownik może odebrać pracę z dowolnego urządzenia znajdującego się w biurowcu firmy. Rozwiązanie to pozwala uniknąć oczekiwania na zwolnienie się innej maszyny lub odebranie swoich wydruków przy okazji na dowolnym piętrze.

— Drukowanie, kopiowanie, skanowanie i przesyłanie dokumentu — wszystko to można zrobić za pomocą jednego terminala zintegrowanego z panelami sterującymi sprzętu. Taki wyświetlacz daje użytkownikowi łatwy dostęp do najważniejszych funkcji aplikacji i umożliwia bezproblemowe zarządzanie pracą drukarki — zachwala Adam Koselnik. W MyQ zaszyty jest również moduł raportowy, co oznacza, że system rejestruje i przechowuje w swej pamięci wszelkie operacje. Korzyść? Dzięki temu możliwa jest analiza wydruków z podziałem na centra kosztowe, działy i projekty.

— Ostatnio wprowadziliśmy wyświetlanie kosztów wydruków na panelach urządzeń. Zwiększa to świadomość użytkowników na temat kosztów drukowanych przez nich dokumentów, co z kolei wpływa na liczbę wydruków — mówi Adam Koselnik.

Kasa, porządek, bezpieczeństwo

Systemy do zarządzania drukiem znajdują uznanie nie tylko w korporacjach. Coraz częściej sięgają po nie małe i średnie przedsiębiorstwa, a także jednostki administracji publicznej. Ekspertów branży to nie dziwi.

— Z jednej strony chodzi o obniżenie kosztów eksploatacji urządzeń, z drugiej — o bezpieczeństwo dokumentów, optymalizację procesu obiegu danych i skrócenie czasu, który pracownicy poświęcają na ich obsługę — podkreśla Paweł Wośko, konsultant ds. przedsprzedaży w Brother Polska.

— Redukcja kosztów druku o 10-40 proc., zmniejszenie zużycia energii o 60 proc., usprawnienie działalności przedsiębiorstwa i poprawa jakości procesów biznesowych to tylko niektóre argumenty przemawiające za takimi inwestycjami — wtóruje mu Maciej Nuckowski, dyrektor działu usług w Xerox Polska. Warto dodać, że są to coraz tańsze inwestycje, co sprawia, że coraz więcej przedsiębiorstw się na nie decyduje. — Jeszcze do niedawna takie oprogramowanie wdrażały głównie duże firmy, ponieważ było bardzo drogie. Dziś ceny tych rozwiązań, zwłaszcza w modelu usługowym poszły w dół, dlatego coraz częściej sięgają po nie nawet kilkuosobowe instytucje — twierdzi Paweł Wośko.

O popularności rozwiązań do zarządzania decyduje też coraz szerszy ich zakres — obejmują już nie tylko zarządzanie wydrukami i sprzętem, ale także integrują fizyczny i cyfrowy obieg dokumentów wewnątrz firmy. Nie pozostaje to bez wpływu na bezpieczeństwo informatyczne przedsiębiorstwa.

— Brak zarządzania dokumentacją sprawia, że dane biznesowe pojawiają się czasem w tak wielu miejscach i formatach, że kontrola nad nimi staje się niemal niemożliwa. Koordynacja i uporządkowanie procedur w tej dziedzinie to skuteczna przed tym ochrona — mówi dyrektor Nuckowski.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Mirosław Konkel

Polecane