OFERENCI POWINNI DOMAGAĆ SIĘ WYJAŚNIEŃ
POTRZEBNA WIEDZA: Drobne uchybienia oferentów wynikają albo z braku doświadczenia, albo z niedokładnego zapoznania się ze specyfikacją. Jeśli uważa on, że dokonano niewłaściwej oceny jego oferty, powinien zapoznać się z jawną częścią protokołu postępowania. Z każdego zamieszczonego w nim dokumentu można bardzo dużo wyczytać. Trzeba jednak znać mechanizmy zamówień publicznych — twierdzi Jerzy Czaban, arbiter Urzędu Zamówień Publicznych. fot. Bartłomiej Cierlica
Przy zdecydowanej postawie oferenta prawie niemożliwe jest ustawienie przetargu. Ustawa o zamówieniach publicznych daje oferentom wystarczająco dużo możliwości ochrony swoich interesów. Nie zawsze jednak zainteresowani korzystają z tych uprawnień.
— Błędy oferentów najczęściej wynikają z nieuważniej lektury specyfikacji istotnych warunków zamówienia i przedstawiania ofert zawierających braki formalne, co skutkuje ich odrzuceniem. Firmy nie korzystają również z przysługującego im prawa zwrócenia się do zamawiającego o przedłużenie terminu składania ofert, gdy z przyczyn niezależnych od nich, nie są w stanie zgromadzić niezbędnych, wymaganych dokumentów. Organizator przetargu odrzuca np. ofertę, która nie zawiera wymaganych zaświadczeń z ZUS lub Urzędu Skarbowego. Nie respektuje również oświadczenia oferenta, że wystąpił do odpowiedniego organu o wydanie zaświadczenia, które uzyska w terminie takim to a takim. Tego typu sprawy, kierowane do Prezesa UZP, kończą się zazwyczaj oddaleniem odwołania. A orzeczenie arbitrów mogłoby być inne, gdyby oferent wystąpił o przedłużenie terminu — twierdzi Jerzy Czaban, arbiter Urzędu Zamówień Publicznych.
Niezasadne są również obawy oferentów przed zadawaniem pytań dotyczących specyfikacji istotnych warunków zamówienia (siwz). Tymczasem zdarza się, że niezbędne jest doprecyzowanie pewnych zapisów zawartych w specyfikacji.
Wyjaśnić wątpliwości
Zdaniem Jerzego Czabana, przekonała się o tym nie tylko pewna firma developerska, która brała udział w przetargu zorganizowanym przez Towarzystwo Budownictwa Społecznego na budowę zespołu budynków mieszkalnych, lecz także zamawiający, który tę firmę wybrał na wykonawcę. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamieścił zapis, iż oferent zobowiązany jest załączyć wykaz wykonanych w ostatnich trzech latach zamówień potwierdzonych referencjami zamawiających. Nie przewidział, że w przetargu zechce wziąć udział firma, która nie może złożyć takich referencji, gdyż sama była zamawiającym. Oferent, po zapoznaniu się ze siwz, nie skorzystał z prawa do wyjaśnienia, czy złożenie opinii użytkowników wybudowanych przez firmę bloków mieszkalnych i wspólnot mieszkaniowych jest wystarczającą rekomendacją. Komisja przetargowa uznała ofertę firmy developerskiej za zgodną ze specyfikacją, co więcej uznała ją za najkorzystniejszą i firma wygrała przetarg. Jednak jeden z oferentów oprotestował jego wyniki, dopatrując się uchybień formalnych. Zamawiający odrzucił protest, uznał bowiem, że sporna oferta spełnia wszystkie warunki siwz.
Zespół arbitrów UZP, podchodząc formalnie do wniesionego odwołania od odrzuconego protestu, uznał, że skoro w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zawarto same istotne postanowienia, a takim była opinia innych zamawiających, na rzecz których wykonywano prace, to opinia od wspólnoty mieszkaniowej nie spełniała takich wymogów. Uwzględniono odwołanie oferenta, zamawiającemu zalecono powtórne dokonanie oceny ofert, co spowodowało, że musiał on, ze względów formalnych, odrzucić ofertę firmy developerskiej — opowiada Jerzy Czaban.
Sprawa wygląda podobnie również w przypadku budownictwa komunalnego. Jeden z oferentów oprotestował ustanowienie przez zamawiającego takich warunków co do doświadczenia i potencjału finansowego, które wykluczały udział w przetargu mniejszych firm. Zamawiający odrzucił protest, gdyż w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zawarty był zapis o możliwości składania ofert wspólnych.
Zespół arbitrów tym razem przyznał rację zamawiającemu, gdyż postawione warunki nie utrudniały uczciwej konkurencji i nie naruszały przepisów ustawy. Błąd protestującego oferenta wynikał z tego, że oferent nie zrozumiał, iż ma możliwość połączenia potencjałów wykonawczych z inną firmą. Uważał, że każdy podmiot uczestniczący w przetargu ma spełniać wszystkie zawarte w siwz warunki.
— Była jednak i zupełnie odmienna sprawa, również dotycząca ofert wspólnych. W specyfikacji napisano, że w przypadku składania ofert wspólnych każdy z podmiotów musi odrębnie udokumentować spełnienie warunków dotyczących uprawnień do występowania w obrocie prawnym, wykonywania określonych prac, doświadczenia itd. W specyfikacji nie zaznaczono, że podmioty uczestniczące w przetargu mogą wykazać wspólnie potencjał finansowy i techniczny. Uczestnikom postępowania wydawało się to oczywiste, bo na tym polega wspólne składanie ofert. Tymczasem zespół arbitrów, do którego trafiło odwołanie, potraktował sprawę formalnie i postępowanie unieważnił. Był to ewidentny błąd zamawiającego, którego skutki poniósł oferent. Gdyby w porę zauważył pomyłkę i zadał pytanie zamawiającemu, błąd można było naprawić — twierdzi Jerzy Czaban.
Nauka popłaca
W piątym roku obowiązywania ustawy o zamówieniach publicznych zarówno zamawiający jak i oferenci powinni już dokładnie znać przepisy ustawy o zamówieniach publicznych. O ile nad edukacją zamawiających pracują ich pracodawcy, czyli instytucje budżetowe, a nawet Urząd Zamówień Publicznych, o tyle oferenci zdani są na własne siły. Dlatego konieczne jest, by w każdej firmie, choć jedna osoba była przygotowana fachowo do zajmowania się przetargami. Wybór możliwości podnoszenia kwalifikacji jest ogromny. Poczynając od kursów i podyplomowych studiów, a na firmach doradczych kończąc. Cena tych usług, w porównaniu z tym, co można osiągnąć wygrywając przetarg, jest minimalna.
Na własną szkodę
— Umiejętność złożenia poprawnie sformułowanej oferty jest sprawą na wagę zwycięstwa. Zdarza się, że zamawiający żąda wykazania doświadczenia w wykonywaniu zamówień, a oferent łączy kilka tematów w jednym punkcie, jakby dotyczyło to jednego zamówienia i w ten sposób działa na własną szkodę. Tak było w przypadku oferenta, który miał wykazać doświadczenie dotyczące budynków mieszkalnych o powierzchni nie mniejszej niż 1500 mkw., a wykazał: 3 budynki o łącznej powierzchni 4000 mkw. Formalnie rzecz biorąc, można zaliczyć jedno zamówienie, bo nie wiadomo, czy oferent wykonał 3 budynki po 1300 mkw. czy dwa po 1500 i jeden mniejszy. Przez złożenie takich dokumentów oferent niepotrzebnie traci punkty — tłumaczy Jerzy Czaban.