Wciąż można znaleźć taką postać magazynu, której podstawą są proste ewidencje papierowe, arkusze Excel i osobista orientacja magazyniera co do stanu zapasów. Jednocześnie rośnie świadomość, że z każdym dniem takie podejście jest coraz bardziej anachroniczne, ponadto podatne na błędy i mało elastyczne.
Trudno już zaakceptować sytuację, w której dzień pracy w magazynie rozpoczyna się od dość chaotycznego wertowania dokumentów papierowych, a lokalizacja niektórych towarów pozostaje niewiadoma bądź wymaga obecności i unikalnej wiedzy jednego z pracowników. Jeśli magazynierzy polegają na własnej pamięci, a w przypadku pojawienia się każdej trudności musi interweniować kierownik to trudno efektywnie prowadzić magazyn.
Obecnie bardziej niż w przeszłości firmy logistyczne rozumieją znaczące konsekwencje, jakie wynikają dla nich ze sposobu przechowywania towarów, systemowego zarządzania nimi i zdolności do niezwłocznego wysyłania ich do odbiorców. Każda nieefektywność w zarządzaniu zapasami natychmiast negatywnie wpływa na wartość kapitału obrotowego i wysokość marż ze sprzedanych towarów.
Tutaj kryją się powody inwestycji w cyfryzację magazynów. Realizowanie procesów w magazynie przy pomocy ludzkiej pamięci i siły rąk spowalniania w praktyce dostawy i zmniejsza wydajności magazynu. Z kolei opóźnienia w dostawach podkopują reputację firmy logistycznej i podważają zaufanie do niej ze strony kontrahentów.
Zarządzanie i przewidywanie
Małe firmy na ogół nie używają żadnego systemu w swoim magazynie. Prowadzą je przy pomocy arkuszy Excel i drukowanych list kompletacyjnych. Gdy jednak biznes rośnie, a w magazynie przybywa towarów, wtedy okazuje się, że poprawienie rozmieszczenia towaru i zdolność do szybkiego wyekspediowania go nie jest już możliwe przy użyciu takich metod. Wtedy rozpoczyna się poszukiwanie metod efektywniejszego zarządzania magazynem uwieńczone z reguły pozyskaniem i wdrożeniem systemu WMS (Warehouse Management System).
Uporządkowanie zarządzania zapasami, a także pierwszy krok w stronę technologicznego uskrzydlenia funkcji magazynu to wynik wprowadzenia systemu WMS. Gdy ta innowacja dobrze się sprawdza, wtedy uruchamia opcję na wzbogacanie magazynu o kolejne cyfrowe rozwiązania.
Automatyzacja procesów magazynowych i wdrażanie rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji to w 2026 r. – zdaniem Kamila Żacha, Head of Industrial Sector w Cushman & Wakefield – kluczowe tendencje w cyfrowym przeobrażaniu przestrzeni magazynowych. Rośnie też znaczenie technologii predykcyjnych, prognozowania popytu i elastycznego zarządzanie łańcuchem dostaw w odpowiedzi na zmienności na rynkach.
Współczesny magazyn to już nie tylko wózki widłowe i rzędy zakurzonych regałów. Główną rolę zaczyna w nim odgrywać cyfrowy ekosystem, wciąż rozwijany, w którym kluczowe znaczenie mają dane – pozyskiwane i bez przerw przetwarzane. Dzięki wdrożeniu i użytkowaniu systemu WMS oraz jego integracji z system zarządzania wszystkimi zasobami firmy klasy ERP możliwe staje się szybkie i bezbłędne realizowanie zamówień, a to jest najważniejsze kryterium efektywności zarządzania magazynem.
Poprawianie konkurencyjności
Cyfryzacja staje się też odpowiedzią na niedobory kadrowe. Właśnie dzięki robotyzacji i rozszerzaniu infrastruktury IoT firmy logistyczne mogą zwiększać efektywność działania w warunkach mniejszej liczby chętnych do pracy w magazynie. Inwestycje w nowoczesną infrastrukturę cyfrową przestają być opcją, a stają się istotnym warunkiem utrzymania konkurencyjności.
Cyfrowa transformacja magazynu, inwestycje w oprogramowanie, skanery czy automatykę wymagają dość dużych nakładów. Dlatego na samym początku warto starannie obliczyć czas zwrotu z takiej inwestycji (ROI). Wiadomo, że automatyzacja magazynu opłaca się głównie przy dużych, stabilnych wolumenach zamówień, czyli powyżej 700-800 ekspedycji towarów dziennie.
Wdrożenie nowych technologii wymaga za każdym razem szkolenia personelu i zmiany przyzwyczajeń, co na ogół budzi opór – pracownicy łatwo wpadają w nawyki, a trudniej im przychodzi przyswajanie sobie nowych metod pracy.
Współczesne magazyny nie tylko wymagają cyfryzacji, ale – zdaniem Bogusława Gnata, prezesa Stowarzyszenia Logistyków Polskich – bez niej nie mogą wręcz funkcjonować. Kto zaczyna projektować nowy magazyn, ten najpierw odpowiada sobie na pytanie o to, na jakim systemie cyfrowym zostanie on oparty. Jednak to jest zaledwie pierwszy krok.
Optymalizowanie magazynu
System operacyjny dla magazynu to jakby jego mózg, który potrzebuje kolejnych cyfrowych rozwiązań, by spełniały funkcję zmysłów, bez przerwy zasilających go danymi w czasie rzeczywistym. Bez fizycznych urządzeń IoT, skanerów czy automatyki WMS nie miałoby podstaw do wykonywania swojej pracy.
Od kilku lat pojawiają się rozwiązania AI dla magazynów, które można zintegrować nie tylko z systemami WMS, ale też z robotyką. Krok po kroku, możliwa staje się automatyzacja skomplikowanych procesów magazynowych i redukcja kosztów operacyjnych magazynu nawet o 15 proc. przy jednoczesnym wzroście efektywności pracy aż od 20 proc., w porównaniu do działania przy użyciu tradycyjnych systemów.
Automatyka magazynowa i czujniki IoT zbierają surowe fakty z przestrzeni magazynowej. Natomiast rozwiązania AI, zasilone nimi błyskawicznie, zamieniają je w propozycje bieżących decyzji biznesowych. W ten sposób jakby podpowiadają jak optymalizować działania w magazynie i eliminować „puste przebiegi”.
Z lipcowego raportu Civey i PSI „Inteligentne magazyny: jak AI zmienia logistykę” wynika, że 70 proc. decydentów logistycznych pragnie osiągnąć oszczędności czasu i kosztów dzięki narzędziom AI, a 56 proc. liczy, że w ten sposób zoptymalizuje procesy w magazynach. Główną barierą dla wdrożeń są w Polsce problemy z pozyskaniem potrzebnego kapitału, na co wskazało 44 respondentów.
Centralne sterowanie
Najbardziej zaawansowani logistycy posługują się „wieżami kontrolnymi” (Control Tower). W magazynach i logistyce jest to centralne miejsce dowodzenia, czyli narzędzie do cyfrowego monitorowania i koordynowania całego łańcucha dostaw w czasie rzeczywistym. Tego rodzaju centrala czerpie dane z różnych systemów, nie tylko z WMS, ERP, ale też z systemów transportowych, a nawet dane ze źródeł zewnętrznych.
Integracja narzędzi i asystentów AI z systemami WMS to droga do zbudowania centrum sterowania automatyką magazynową, obejmującą roboty, sortery, systemy transportu wewnętrznego oraz dokumentację. W ten sposób można skrócić ścieżki kompletacji nawet o 30 proc. i można liczyć na wzrost efektywności operacyjnej na poziomie około 20 proc. – wyjaśnia Mikołaj Grabarczyk z PSI Polska.
Dysponowanie wieżą kontrolną daje silny impuls rozwojowi biznesu logistycznego. Jednak taka korzyść wymaga najpierw dbałości o nienaganne funkcjonowanie całego ekosystemu cyfrowego. Luki w cyfryzacji magazynu, czy zaniedbania w ciągłym aktualizowaniu posiadanych narzędzi mogą sprawić, że systemy Control Tower będą pełnić swoje funkcje w sposób połowiczny, co niechybnie odbije się na efektywności zarządzania magazynem.
Control Tower to nie tylko nadzorowanie bieżących procesów w magazynie. Ogromną zaletą tego typu narzędzi jest możliwość przewidywania problemów, zanim się pojawią i doprowadzą do sytuacji krytycznych. Bez nich dyspozytor magazynu może dowiedzieć się o braku towaru dopiero w momencie, gdy go brakuje by odpowiedzieć na zamówienie.
Raport PSI podkreśla, że technologie w magazynie są czynnikiem decydującym. Niemniej istotna jest też dojrzałość organizacji i model współpracy między zespołami, a także z kontrahentami. Przewaga konkurencyjna nie wynika z samej funkcjonalności systemów IT. Bez kompetentnych pracowników i zgranych zespołów firmy nie są zdolne wykorzystać ich potencjał.
