Jeszcze tylko do najbliższego poniedziałku pracodawcy mają czas na przekazanie pracownikom informacji o ich ubiegłorocznych zarobkach i odprowadzonych od nich zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT). Z tego obowiązku muszą wywiązać się do końca tego miesiąca, jednak tym razem 28 lutego przypada w niedzielę, więc ostatnim terminem jest 1 marca.
Niektórzy pracodawcy już spełnili ten obowiązek, co raczej nie było trudne. Takie same informacje, które muszą teraz przygotować na formularzu PIT-11, powinni byli wcześniej, do końca stycznia, przesłać urzędom skarbowym, w których rozliczają się zatrudnieni. Mieli to zrobić wyłącznie online. Różny może być natomiast sposób dostarczenia dokumentu pracownikowi. Dopuszczalne jest wręczenie go osobiście, czyli w postaci papierowej, ale też przekazanie w formie elektronicznej.
Elżbieta Włodarczyk, dyrektor w Krajowej Izbie Rozliczeniowej, przypomina, że pracodawca musi otrzymać potwierdzenie przesłania informacji. W czasie, gdy wiele firm pracuje zdalnie, skuteczne doręczenie takiej dokumentacji w sposób tradycyjny i złożenie przez pracownika podpisu pod notatką o otrzymaniu PIT-11 nie zawsze jest możliwe. Można więc wykorzystać np. drogę mailową, ale wtedy trzeba spełnić kilka warunków. Jedna z nich: PIT-11 powinien zostać przesłany w nieedytowalnej postaci, np. w pliku PDF.
– Pracodawca powinien też posiadać w swoim systemie dowód przekazania PIT-11 drogą elektroniczną. Warto też zwrócić uwagę na dodatkowe zabezpieczenie przesyłanych danych, aby zapewnić, że tylko osoba, dla której przygotowano PIT, będzie miała do niego dostęp – mówi Elżbieta Włodarczyk.
PIT-11 powinny otrzymać nie tylko osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, ale także umowy zlecenia, o dzieło lub np. gdy pobierają różnego rodzaju diety.