Zbiory danych osobowych pracowników przetwarzanych w związku z zatrudnieniem są zwolnione z obowiązku rejestracji przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) — przypomina Justyna Metelska, adwokat w TGC Corporate Lawyers.
Jednak nie zwalnia to pracodawców z zarządzania nimi zgodnie z przepisami regulującymi zasady ochrony takich danych. Do naruszeń ich bezpieczeństwa może dojść w różnych sytuacjach.
Justyna Metelska przestrzega np. przed przechowywaniem dokumentów personalnych pracowników w szafach bez zamków oraz na otwartych półkach i regałach. Dane pracowników pozostają bez ochrony, także gdy materiały je zawierające są drukowane w firmie na ogólnodostępnych urządzeniach. Nie jest też dopuszczalne przesyłanie takich informacji drogą elektroniczną w formie niezaszyfrowanej.
Do naruszeń bezpieczeństwa danych dochodzi też w funkcjonowaniu systemów informatycznych. Ich niewłaściwe parametry czasami nie odpowiadają zasadom właściwego przetwarzania informacji. Kontrole GIODO wykazują np., że stosowane w firmach systemy IT nie odnotowują dat pierwszego wprowadzenia danych, a także identyfikatorów osób je przetwarzających. Ponadto przyjmuje się zbyt łatwe hasła dostępu.
— Hasła powinny być odpowiednio skomplikowane, trudne do złamania. Należy je zmieniać, a system powinien o tym przypominać użytkownikowi — podkreśla Justyna Metelska. Przypomina, że pracodawca jako podmiot przetwarzający dane osobowe pracowników jest ich administratorem. Z tym statusem wiąże się wiele obowiązków. Podstawowym jest zabezpieczenie danych osób zatrudnionych, przez m.in. wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za ich bezpieczeństwo w systemie IT oraz opracowanie polityki bezpieczeństwa i instrukcji określającej sposób zarządzania nim.