Zamiana dokumentów papierowych na elektroniczne to pierwszy krok ku sprawnej archiwizacji. Pomoże też w codziennych czynnościach.
Wstępem do archiwizacji dokumentów rozumianych jako dane w systemie informatycznym jest często wprowadzenie ich do tego systemu — w drodze przekształcenia z formy papierowej. Firmy o długiej historii mają bowiem często pokaźne ilości takich dokumentów. Zresztą i te, które są stosunkowo młode lub podjęły w pewnym momencie decyzję o cyfryzacji dokumentów, nie są wolne od dokumentacji papierowej. Przychodzi ona z zewnątrz i trzeba ją jakoś włączyć do systemu IT. Na pewno trzeba być w tym działaniu konsekwentnym, ale warto też się zastanowić nad samym momentem włączenia dokumentu do elektronicznego obiegu.
Istnieją w tej kwestii dwie szkoły. Jedna głosi, że dokument skanuje się pod koniec okresu jego intensywnego wykorzystywania, w celach stricte archiwizacyjnych. Druga proponuje skanowanie dokumentu zaraz po jego pojawieniu się w firmie.
— Można wtedy tworzyć centralną kancelarię, z której dokumenty udostępniane są poszczególnym użytkownikom. W dużych przedsiębiorstwach zmniejsza to koszty transportu dokumentów, zwłaszcza jeśli między oddziałami odbywa się on drogą pocztową. Ponadto zmniejsza prawdopodobieństwo zgubienia lub uszkodzenia oryginału, bo po prostu ogląda go mniej osób — uważa Adam Gawłowski, dyrektor IT w Archiwach Śląskich, firmie świadczącej usługi outsourcingowe z zakresu archiwizacji.
Usprawnia pracę
W tym ujęciu archiwizacja to coraz bardziej kwestia zarządzania dokumentami, ich obiegu w firmie, a nie samo przechowywanie. Dzięki tak rozumianej archiwizacji można wyrównać obciążenie pracą ośrodków terenowych w przedsiębiorstwach wielooddziałowych.
— Często się zdarza, że w jakimś regionie zasoby ludzkie są niewykorzystane, bo z różnych powodów sprawy tam nie napływają, a w innym — pracownicy nie nadążają z wykonywaniem pracy. Centralna kancelaria pozwala wyrównać te dysproporcje i przesuwać sprawy do załatwienia z ośrodków, które są przeciążone do tych, które mają wolne moce — zaznacza Adam Gawłowski.
Tego typu rozwiązania archiwizacyjne wpływają też na bezpieczeństwo dokumentu. Zabezpieczają go przed przypadkowym uszkodzeniem. Informatyzacja to jednak nie tylko zabezpieczenie dokumentu jako takiego, ale także zwiększenie bezpieczeństwa zawartej w nim informacji. Cyfryzacja zmniejsza bowiem szansę na to, że leżący na biurku papier przeczyta osoba niepowołana, a system informatyczny pozwala kontrolować uprawnionych do wglądu w dokument. Może automatycznie rejestrować, kto i kiedy sięgał do archiwum i nie udostępniać dokumentu osobom bez odpowiednich uprawnień.
W szczegółach
Co do tego, jak powinna wyglądać scentralizowana archiwizacja w firmach wielooddziałowych, zdania są jednak podzielone.
— Archiwizację przeprowadza się centralnie, ale w przypadku firm wielooddziałowych należy przez to rozumieć raczej scentralizowanie zbioru danych w ramach jednej lokalizacji, a nie całego przedsiębiorstwa. Przesłanie wszystkich danych z iluś tam oddziałów do centrali wymaga odpowiednio wydajnych łączy telekomunikacyjnych, a to z kolei zwiększyłoby koszt całego procesu — precyzuje Janusz Iskrzyński z firmy integratorskiej Ster-Projekt.
— W firmach wielooddziałowych z reguły dane spływają do centrali i tam są opracowywane i przechowywane. Nie ma czegoś takiego jak przechowywanie dokumentów w oddziałach, chyba że są to dokumenty podręczne — oponuje Wiesław Markowiak ze spółki integratorskiej Computerland.