Perfekcyjny benefit dla polskich firm

Często słyszymy, że w Polsce panuje rynek pracownika. Przedsiębiorstwa są zmuszone do zabiegania o wykwalifikowanych specjalistów, którzy mogą przebierać w ofertach pracy. Poza samym wynagrodzeniem, czynnikiem decydującym o wyborze firmy przez kandydata, często są również benefity pozapłacowe. Ważne jednak, by zaspokajały one rzeczywiste potrzeby pracowników i wnosiły realną wartość do ich życia.

Jednym z najciekawszych benefitów, dostępnych na rynku, jest obecnie karta lunchowa. To rozwiązanie pozwala na oferowanie pracownikom dodatkowych funduszy, które mogą wykorzystać na posiłki w trakcie pracy. Kluczowe jest, że te środki są zwolnione ze składek do ZUS, co w praktyce umożliwia zaoferowanie zespołom wyższej pensji, przy jednoczesnym obniżeniu kosztów zatrudnienia.

Na temat karty lunchowej oraz powiązanych posiłków profilaktycznych opowiedziała Ewa Stachowska, radca prawny, Legal & Compliance Manager w Edenred Polska, firmy będącej częścią globalnej platformy technologicznej notowanej na paryskiej giełdzie, działającej w branży benefitów pracowniczych.

Wiele firm wciąż nie zdaje sobie sprawy z możliwości dofinansowywania posiłków dla swoich pracowników. Jakie benefity są dostępne dla przedsiębiorców?’

Przedsiębiorcy faktycznie często nie są świadomi, że dofinansowanie posiłków może być bardzo proste i korzystne zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Tradycyjnie z pojęciem pozapłacowych benefitów kojarzy się oferta korzystnego ubezpieczenia dla pracownika, pakiet usług medycznych, czy też otwarta karta wejściowa na siłownię. Natomiast na rynku dostępnych jest dużo więcej rozwiązań. Należy zdać sobie sprawę z tego, że dobrze dobrane benefity to takie, które właściwie adresują potrzeby zdecydowanej większości pracowników w danym zakładzie pracy.

Takim benefitem jest właśnie karta lunchowa, czyli niezwykle atrakcyjna forma dofinansowania posiłków. Występuje ona w dwóch formach. Pierwsza polega na dobrowolnym dofinansowaniu, czyli takim, do którego pracodawcy nie obligują obowiązujące przepisy prawa. Przeznaczeniem tej formy benefitu jest dofinansowanie posiłków gotowych do spożycia. W drugim przypadku atrakcyjnym rozwiązaniem może być karta lunchowa wykorzystywana do zapewnienia pracownikom posiłków profilaktycznych, które są dla określonych grup zawodowych wymagane przepisami Kodeksu pracy. Jest to niezwykle korzystny benefit, ponieważ pomaga wypełnić obowiązek ustawowy, związany z regulacjami BHP.

Na czym dokładnie polega ten benefit? Co zyskują firmy, decydując się na to rozwiązanie?

Karta lunchowa, jak i karta lunchowa profilaktyczna to przedpłacona karta płatnicza Mastercard, czyli coś, co każdy z nas ma w portfelu i używa na co dzień. Jest to rozwiązanie proste dla każdego, nie wymaga specjalnego wdrożenia ani szkoleń. Wystarczy przekazać pracownikowi kartę doładowaną odpowiednią kwotą z prostą instrukcją aktywacji i ustawienia indywidualnego numeru PIN (co jest niezbędne z uwagi na bezpieczeństwo znajdujących się na karcie środków).

Użytkownicy karty mogą dokonywać transakcji, zarówno w sklepach stacjonarnych, jak i w punktach e-commerce, co jest szczególnie ważne po pandemii COVID-19, która sprawiła, że wiele osób pracuje zdalnie. Kartą lunchową zapłacimy również za popularny w ostatnich latach catering dietetyczny. Zadziała ona u każdego akceptanta na terenie Polski będącego punktem gastronomicznym lub sklepem spożywczym, chociaż na życzenie pracodawcy zakres akceptacji może zostać ograniczony np. do wybranych sieci sklepów spożywczych lub czy kantyn pracowniczych w fabryce, co jest dodatkowym atutem tego rozwiązania.

Zyskiem pracodawcy jest możliwość zbudowania własnego wizerunku jako zakładu pracy odpowiedzialnego społecznie, dbającego o dobrostan pracowników i propagującego ideę work-life balance. Myślę, że nikogo nie trzeba przekonywać, że pracownik wykorzystujący przerwę w pracy na spożycie posiłku jest wydajniejszy, zdrowszy i mniej narażony na coraz bardziej powszechne wypalenie zawodowe. Jest to szczególnie istotne dzisiaj, gdy doświadczamy rosnącej inflacji i stosunkowo niskiego bezrobocia, a tym samym rynek pracy jest rynkiem pracownika, który mierząc się ze spadkiem siły nabywczej swojego wynagrodzenia, oczekuje podwyżek, premii oraz dobrze dobranych benefitów pozapłacowych. To one mogą zaważyć o atrakcyjności danego pracodawcy w trakcie walki o talenty. Uważam, że nowocześni menedżerowie nie mogą sobie pozwolić na lekceważenie tego trendu.

Na czym dokładnie polegają posiłki profilaktyczne? Do kogo skierowany jest ten benefit?

Ustawodawca uznał, że bezpieczeństwo i higiena pracy wymaga, aby pracownicy zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych otrzymywali bezpłatnie od swojego pracodawcy posiłki profilaktyczne, zwane również regeneracyjnymi. Wynika to z art. 232 Kodeksu pracy, zaś szczegóły regulują przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. z 1996 r., poz. 279 z późn. zm.) Dotyczy on pracowników, którzy przy wykonywaniu pracy podejmują wysiłek fizyczny skutkujący efektywnym wydatkiem energetycznym, zwłaszcza jeżeli praca jest wykonana w obniżonej lub podwyższonej temperaturze, na zewnątrz w okresie zimowym (od listopada do marca), czy też pod ziemią.

Obowiązek pracodawcy oznacza konieczność wydania napojów i gotowych posiłków o określonej przepisami kaloryczności i proporcjach poszczególnych składników (węglowodanów, białek i tłuszczy). Przepisy wychodzą naprzeciw pracodawcy, zezwalając na przekazanie pracownikowi „bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie posiłku profilaktycznego, lub produktów do jego przygotowania”, jeżeli ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych pracodawca nie ma możliwości wydawania posiłku w naturze. Właśnie takim innym dowodem uprawniającym do nabycia posiłków może być przedpłacona karta lunchowa, co potwierdza również podatkowa interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 marca 2022 r.

A zatem posiłki profilaktyczne to nie tylko konieczność prowadzenia lub zapewnienia cateringu żywieniowego, czy też stołówki lub kantyny na terenie zakładu pracy, ale również możliwość wprowadzenia bardzo atrakcyjnego benefitu pracowniczego w formie karty lunchowej profilaktycznej.

Jak wyglądają kwestie formalne związane z obydwoma rozwiązaniami? Jak rozliczać kartę lunchową, a jak posiłki profilaktyczne?

Środki pieniężne udostępniane na karcie lunchowej nie podlegają „ozusowaniu”. Do marca 2022 r. maksymalna wartość takiego zwolnienia na jednego pracownika wynosiła 190 zł miesięcznie, lecz została ona podniesiona do kwoty 300 zł. Łatwo zatem obliczyć, że roczna oszczędność pracodawcy na jednym pracowniku wynosi aż 737 zł rocznie! Przy zatrudnianiu jednego lub dwóch pracowników kwota oszczędności może okazać się niezbyt wysoka, jednakże w przypadku zakładów pracy dysponujących ponad 1300-osobową załogą może wynieść już około jednego miliona złotych. Należy wspomnieć, że osoby fizyczne niepozostające w stosunku pracy, zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej, też są objęte powyższym wyłączeniem ze składek ZUS.

W przypadku karty na posiłki profilaktyczne jest jeszcze lepiej, gdyż cała wartość otrzymanych przez pracowników środków na karcie profilaktycznej jest przychodem, który nie jest doliczany do podstawy wymiaru składek uiszczanych do ZUS. Nie ma tutaj ograniczenia kwotowego, gdyż to pracodawca samodzielnie oblicza kwotę konieczną do sfinansowania posiłków profilaktycznych przy uwzględnieniu wymagań kalorycznych określonych przepisami. Dodatkowo ta wartość jest w całości objęta zwolnieniem od podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT), którego to zwolnienia nie ma w przypadku kart lunchowych na dobrowolne sfinansowanie posiłków (innych niż profilaktyczne).

Czyli można powiedzieć, że karta lunchowa to benefit nieposiadający praktycznie wad?

Oczywiście! Pracownik przede wszystkim otrzymuje taki benefit pozapłacowy, który jest dla niego w pełni do wykorzystania w każdym miesiącu. W odróżnieniu od innych benefitów karta lunchowa adresuje podstawowe potrzeby każdego człowieka i jego najbliższych, jakimi jest możliwość nabycia żywności i produktów niezbędnych do codziennego funkcjonowania. Z tego względu jest benefitem optymalnym, adekwatnym w każdej branży, dla każdej generacji (X, Y czy Z), jak również dla każdego miejsca, w którym znajduje się zakład pracy. Jest równie atrakcyjna dla pracowników w małych, jak i dużych ośrodkach miejskich. W przypadku grup zawodowych objętych obowiązkiem posiłku profilaktycznego, każdy pracownik ma możliwość samodzielnego dobrania ulubionych składników i potraw, nie jest skazany na wybór dokonany przez pracodawcę, czy prowadzoną przez niego stołówkę przyzakładową. Śmiało możemy mówić, że karta lunchowa i profilaktyczna to benefity przyszłości.