Co trzecie wdrożenie ERP się nie zwraca, a dwa na trzy są opóźnione. Na jakie zagrożenia trzeba zwrócić uwagę, by projekt zakończył się sukcesem?
1 Opóźnienia
Nie wolno ulegać presji zleceniodawcy, któremu zwykle bardzo się spieszy. Termin musi być realistyczny. Jego precyzyjnemu wskazaniu służy dokładne określenie celu projektu. Opóźnienia często wynikają ze złej organizacji pracy — wdrożenie wymaga od odbiorcy systemu stworzenia zespołu projektowego odpowiedzialnego za komunikowanie się z dostawcą i sprawne przejmowanie nowych rozwiązań. W razie nadmiernego obciążenia zadaniami taki zespół może zaniedbywać nowe obowiązki (postrzegane jako dodatkowe), co grozi przekroczeniem harmonogramu. Wiele wdrożeń ciągnie się z powodu braku wsparcia decydentów po stronie klienta. Ich małe zaangażowanie obniża rangę projektu, przez co związane z nim działania zostają zepchnięte na margines.
2 Przekroczenie budżetu
Niektóre projekty realizowane są miesiącami. W tym czasie potrzeby klienta rosną. Wdrożenie powinno za tym nadążać. W przeciwnym razie prawdopodobnie za system trzeba będzie zapłacić więcej, niż się zakładało. Jak uniknąć niedoszacowania kosztów? Najważniejsze są rzetelna analiza przedwdrożeniowa i elastyczna metodologia, uwzględniająca nie tylko obecne warunki prowadzenia biznesu, ale również sytuację firmy w bliższej i dalszej perspektywie.
3 Niedopasowanie systemu
Przez słabe rozpoznanie własnych potrzeb i niedostateczną analizę kwestii technologicznych przedsiębiorstwo może zainwestować w narzędzie zupełnie niedopasowane do jego potrzeb. Warto się przyjrzeć, jakie komponenty, standardy i technologie zastosuje dostawca. Ale nawet te informacje, potwierdzone opiniami i rekomendacjami producentów IT, nie wystarczą. Bo rozwiązanie, które sprawdziło się w jednej spółce, w innej, choćby z tej samej branży, może w ogóle nie zdać egzaminu. Jeśli klient nie jest w stanie sam sprawdzić oferty, powinien rozważyć skorzystanie z usług niezależnych ekspertów.
4 Konflikty i chaos
Postawy, kompetencje, wzajemne oczekiwania i styl komunikacji znacząco wpływają na wynik, czyli tempo prac i jakość rozwiązania. Zespoły wdrożeniowe są poddawane presji. To może prowadzić do otwartych konfliktów między klientem a dostawcą. Aby tego uniknąć, zleceniodawca powinien precyzyjnie określić warunki kontraktu.
5 Nieprzystosowanie firmy
Od zakończenia wdrożenia mija kilka miesięcy, a system nie przynosi wyraźnych korzyści… Przyczyną może być niewłaściwa komunikacja wewnętrzna — bez odpowiedniego uzasadnienia decyzji o inwestycji i bez szkoleń ludzie nie zaczną korzystać z rozwiązania. Odpowiedzialność za powodzenie projektu IT rozkłada się między użytkownika a dostawcę systemu ERP. To przedsiębiorstwo musi przygotować załogę do wdrożenia.
MACIEJ MAJEWSKI
prezes Pentacomp Systemy Informatyczne