Niemal każdy podmiot gospodarczy w Polsce posiada przynajmniej jeden komputer, niezbędny mu do funkcjonowania. Wszystkie większe przedsiębiorstwa wykorzystują całe sieci, liczące po kilkadziesiąt i więcej komputerów. Często działają one w różnych miejscach i budynkach. Nad tak rozbudowanymi systemami trudno sprawować prawidłową kontrolę. Z tego też powodu przedsiębiorcy na ogół nie zdają sobie sprawy z faktu, że w ich firmach używane są komputery z nielegalnym oprogramowaniem. Wychodzą oni z dosyć naiwnego założenia, iż sam zakup oprogramowania od legalnego sprzedawcy wyczerpuje kwestię legalności produktu. A tymczasem to nie wystarczy. Potrzebne jest bowiem bardzo dobre rozeznanie, jakie oprogramowanie firma posiada — we wszystkich komputerach! — i czy na pewno jest w stanie potwierdzić jego legalność.
W przypadku oprogramowania serwerowego niezbędne jest posiadanie osobnej licencji do każdego komputera korzystającego z serwera. Mimo oczywistości tego przepisu, nagminnie praktykuje się zakup jednego pakietu oprogramowania, a następnie instalowanie go w większej liczbie komputerów. Podobne „oszczędnościowe” postępowanie można zaobserwować w przypadku programów antywirusowych, na które również wymagane jest posiadanie licencji — i to odrębnej na każde stanowisko komputerowe w firmie. W ramach każdej takiej licencji zawarte są prawa do pobierania z Internetu uaktualnień i nowych definicji wirusów (czyli opisów i szczepionek tychże wirusów). Uaktualnienia można pobierać legalnie przez jeden rok. Dlatego też powszechnie praktykowanego ściągania uaktualnień programu po tym okresie nie można nazwać inaczej niż piractwem. W przedsiębiorstwach wręcz masowo występuje jeszcze inne, trudne do opanowania zjawisko — instalowanie przez pracowników w ich prywatnych komputerach domowych oprogramowania legalnie funkcjonującego w firmie. Takie kopiowanie oczywiście jest również nielegalne.
Kary grożące przedsiębiorcom za wykorzystywanie nielegalnego oprogramowania są bardzo dotkliwe. Muszą oni liczyć się z wysokimi kosztami odszkodowawczymi, czasowym zatrzymaniem sprzętu komputerowego, a nawet karą pozbawienia wolności. Firmy, w których stwierdzono użytkowanie pirackiego oprogramowania, ryzykują — co bardzo istotne — utratę dobrego wizerunku w oczach partnerów i klientów. Szczegółowe i bardzo profesjonalne kontrole stopniowo wymuszają zmianę nastawienia kadry menedżerów i biznesmenów, którzy mają już świadomość, iż użytkowanie nielegalnego oprogramowania jest zwyczajną kradzieżą. Z drugiej jednak strony — możliwość pomniejszenia kosztów działalności kusi. Poza tym wciąż niskie pozostaje poczucie współodpowiedzialności pracowników za losy firmy.
Jak zatem można sprawdzić, czy całe oprogramowanie używane w przedsiębiorstwie jest legalne? Niezbędne jest dokładne zbadanie dokumentacji i sprzętu komputerowego. Aby bowiem oprogramowanie można było uznać za legalne, przedsiębiorstwo musi posiadać co najmniej fakturę jego zakupu, a także licencję na każdy komputer. Jeśli nie jest w stanie wykonać badania samodzielnie (w przypadku większych firm okazuje się to przedsięwzięciem skomplikowanym), należy zlecić przeprowadzenie audytu podmiotowi zewnętrznemu. Ale uwaga — aby audyt był honorowany przez producenta oprogramowania, musi zostać przeprowadzony przez firmę posiadającą stosowną autoryzację.
Po przeprowadzeniu audytu generowany jest raport stanu legalności oprogramowania. Właściciel firmy może wówczas zdecydować, czy odinstalować programy, na które nie ma licencji, czy też dokupić brakujące oprogramowanie. Ponadto firma używająca wyłącznie legalnego oprogramowania otrzyma certyfikat na wypadek kontroli stanu jego legalności.
W dłuższej perspektywie raport z profesjonalnego audytu pozwala na efektywne zarządzanie posiadanymi zasobami oprogramowania i sprzętu komputerowego. Można również lepiej zaplanować wydatki na informatykę, co wpływa na ograniczenie kosztów działalności przedsiębiorstwa. Audyt legalności wreszcie ułatwia podjęcie decyzji o ujednoliceniu środowiska pracy.