Powstanie zaległych należności to w dużej mierze skutek błędów popełnianych przez samych przedsiębiorców. Najczęstsze z nich to niedostateczne sprawdzanie kontrahentów, braki w dokumentacji czy niewłaściwie spisana umowa, która uniemożliwia dochodzenie roszczeń. Inną kwestią jest nadmierna pobłażliwość wobec dłużników lub utrzymywanie klienta za wszelką cenę.
Problem nie odzyskanych należności w 95 proc. przypadków nie wynika ze złej woli przedsiębiorców, którzy nie chcą wywiązywać się z podpisanych umów. Zdaniem Małgorzaty Milewskiej, dyrektora Biura Windykacji Coface Intercredit Poland, nieuczciwi przedsiębiorcy, którzy z góry zakładają, że nie będą płacić — to zaledwie 5-6 proc. W pozostałych przypadkach opóźnienia w płatności mają obiektywne wytłumaczenia, a środki są odzyskiwane w procesie negocjacji.
Jednak sytuacja, w której przedsiębiorca nie może odzyskać należności wynikających z podpisanej umowy handlowej, często jest sygnałem, że na pewnym etapie układania kontaktów z kontrahentem popełniono błąd.
Zaniedbania popełniane przez przedsiębiorców czasami zadziwiają, ponieważ świadczą o lekkomyślności. Jednym z najczęstszych jest niedostateczne sprawdzenie kontrahenta, z którym rozpoczyna się współpracę.
— Pierwszy błąd, którego nie można usprawiedliwić, to ignorowanie faktów. Tymczasem wbrew powszechnym poglądom sprawdzenie firmy nie jest aż takie trudne. Można zakupić raport wywiadowni, którego koszt w zależności od zakresu uzyskanych danych wynosi od 150 do 1500 zł. Jest to pomocne, a dodatkowo niektóre wywiadownie przedstawiają także rating, czyli pozycjonowanie badanej firmy pod względem płatności — mówi Marek Różycki, ekonomista i socjolog, praktyk windykacji.
Sprawdzanie kontrahenta przed przystąpieniem do podpisywania umów oznacza w praktyce konieczność zgromadzenia jak największej ilości dokumentacji, świadczącej o jego kondycji i historii prowadzonej działalności. Procesu gromadzenia informacji o kontrahencie nie należy nigdy przerywać, a informacje powinny być stale uaktualniane.
— Istnieje kilka obszarów profilaktyki, które są często zaniedbane przez przedsiębiorstwa, a które dość powszechnie narażają firmy na powstanie niekontrolowanej ilości wierzytelności przeterminowanych. Jednym z najczęstszych jest brak badania sytuacji finansowej kontrahentów, z którymi współpracuje się od dawna. Ta dziura w profilaktyce przyczynia się do powstania wierzytelności o znacznych wartościach nominalnych. Tymczasem rozwiązanie jest proste. Należy wprowadzić do umowy współpracy zobowiązania do przekazywania sobie nawzajem okresowo sprawozdań finansowych F-01 lub innych dokumentów sprawo-zdawczych. Zarządy powinny też okresowo przedkładać sobie oświadczenia o aktualnej sytuacji finansowej firmy — wyjaśnia Krystian Konopka, właściciel oraz dyrektor ds. rozwoju Grupy Kapitałowej Południe-Zachód.
Konsekwencją braku odpowiedniej wiedzy o kontrahencie oraz braku znajomości procedur prawnych jest niekorzystna umowa, która w rezultacie może uniemożliwić sprzedającemu dochodzenie swoich należności.
— Przede wszystkim brakuje pisemnych umów określających warunki współpracy. W takim dokumencie powinien znaleźć się szczegółowy opis, która strona za co odpowiada, jaka jest wartość przedmiotu umowy, jaki jest termin zapłaty należności. Największą zmorą firm windykacyjnych są klienci, nie posiadający właściwych dokumentów potwierdzających należność bądź jej wysokość. Tymczasem to właśnie odpowiednia dokumentacja jest niezbędna do celów dowodowych. Zdarza się też, że dokumenty nie są precyzyjne, np. faktury nie mają wypełnionej pozycji „data płatności” — wylicza Izabela Stępień z EGB Investments.
— Duża część wierzycieli uważa, że faktura jest najważniejsza. Tymczasem nic bardziej błędnego. Bardzo ważnym, a niestety lekceważonym dokumentem jest dokument WZ (potwierdzający wydanie towaru na zewnątrz). Jego brak pozwala dłużnikowi dowodzić, że towaru nie otrzymał i oddalić powództwo o zapłatę — dodaje Donat Dubiel, dyrektor ds. obrotu i windykacji wierzytelności Sigma Trade.
Lista błędów w ustanawianiu stosunków handlowych między przedsiębiorstwami nie kończy się na spisaniu niekorzystnej, czy wręcz nieprawomocnej umowy. Aby nie doszło do powstania niespłaconych wierzytelności, obok działań profilaktycznych, równie ważny jest dalszy monitoring i konsekwencja w przestrzeganiu postanowień umowy. A to oznacza, że każde opóźnienie w transzach należności powinno być piętnowane. Stały monitoring często bywa nie doceniany, tymczasem jego efektywność okazuje się bardzo wysoka.
— Prowadzimy monitoring płatności do 30 dni przed ostatecznym terminem wpłynięcia faktury. To właśnie nadzorowanie procesu obiegu faktur okazało się niezwykle skutecznym narzędziem, ograniczającym powstawanie przeterminowanych płatności. W praktyce sprowadza się do około trzech monitów telefonicznych. Tymczasem skuteczność takiej praktyki oceniamy na 78-91 proc. — mówi Małgorzata Milewska.
Opóźnienia w płatnościach to często również skutek powierzenia monitoringu płatności przedsiębiorstwa niekompetentnym osobom.
— Przedsiębiorstwa niesłusznie powierzają decyzję o przekazaniu konkretnego klienta-dłużnika do windykacji swoim pracownikom, najczęściej przedstawicielom handlowym. Taka osoba w obawie o utratę klienta samodzielnie prowadzi długotrwałe negocjacje. W rezultacie niesłowny klient nadal otrzymuje kolejne dostawy towaru i problem narasta. Sytuacje takie szczególnie często występują w firmach, których pracownicy są wynagradzani od wartości wystawionych, a nie opłaconych faktur — twierdzi Grzegorz Dmowski, prezes spółki Intrum Justitia.
Firmom często brakuje konsekwencji także na etapach dochodzenia należności przez firmę windykacyjną bądź na drodze postępowania sądowego.
— Często zdarza się, że firma powierza tę samą sprawę kilku firmom windykacyjnym jednocześnie. To nie zwiększa szans na odzyskanie należności, a wręcz przeciwnie. Gdy dłużnik widzi zamieszanie po stronie wierzyciela, upewnia się, że na wiele jeszcze będzie sobie mógł pozwolić — ostrzega Michał Szumski, dyrektor ds. marketingu Euler Hermes Zarządzanie Ryzykiem.
Przedsiębiorca może uniknąć wielu niekorzystnych sytuacji, jeśli właściwie przygotuje się do ewentualnego postępowania sądowego. Tutaj jednak zaleca się przede wszystkim rozsądny wybór sądu, któremu powierzone zostanie prowadzenie sprawy. Praktycy wskazują, że lepiej wybierać sądy w mniejszych miejscowościach, z uwagi na przeciążenie placówek w wielkich miastach.