Fiskus w różny sposób traktuje delegację i skierowanie do pracy za granicą.
Polskie firmy od lat wykonują różne prace poza krajem. O ile jednak do tej pory to głównie duże firmy realizowały kontrakty za granicą, o tyle w ostatnim okresie coraz śmielej radzą sobie małe i średnie przedsiębiorstwa. Niestety, liczba problemów prawnych i podatkowych, jakie polskie przepisy mnożą przed firmami wysyłającymi pracowników za granicę, może spowodować, że wiele z nich zniechęci się do takiej działalności lub narazi się na nieprzestrzeganie prawa. Wystarczy spojrzeć na przepisy regulujące zasady opodatkowania pracowników wysyłanych za granicę.
Dwie możliwości
Realizując zagraniczny kontrakt, pracodawca może wysłać pracownika w podróż służbową albo oddelegować go do pracy za granicą — czyli zmienić miejsce pracy pracownika z Polski na zagranicę.
W pierwszym przypadku pracownik ma prawo do diety, która jest zwolniona z opodatkowania. Dodatkowo, otrzymując zwrot kosztów podróży służbowej, takich np. jak wydatki na przejazd czy noclegi za granicą, również nie płaci z tego tytułu podatku. Wszystkie te świadczenia są zwolnione z opodatkowania jako należności przysługujące z tytułu podróży służbowej.
Inaczej jest w drugim przypadku. Oddelegowany pracownik nie znajduje się w podróży służbowej (wykonuje pracę w określonym w umowie miejscu pracy). W konsekwencji nie otrzymuje diety z tytułu podróży służbowej. Przepisy podatkowe pozwalają na zwolnienie z opodatkowania części jego wynagrodzenia, jednak zwolnienie to jest ograniczone do kwoty będącej równowartością 30 diet w ciągu roku.
Pracownik oddelegowany nie ma także prawa do otrzymania nieopodatkowanego zwrotu kosztów dojazdu do miejsca pracy za granicą. Jeśli pracodawca zwróci mu takie wydatki, będzie to stanowiło przychód pracownika podlegający opodatkowaniu. Podobnie będzie z zapewnieniem pracownikowi mieszkania w miejscu oddelegowania (miejscu wykonywania pracy). Zwolnione z opodatkowania są jedynie hotele robotnicze oraz kwatery prywatne wynajmowane na cele zbiorowego zakwaterowania do limitu 500 zł.
Niejasne reguły
Widać więc, że konsekwencje podatkowe, jakie są związane z wysłaniem pracownika, mogą być diametralnie różne. Niestety, obowiązujące przepisy nie określają wyraźnych granic, jak odróżnić wysłanie pracownika w podróż służbową od oddelegowania za granicę. Nie obowiązują w tym zakresie żadne wyraźne granice czasowe — podróż służbowa może trwać zarówno kilka dni, jak i kilka miesięcy (przepisy dotyczące zagranicznych podróży służbowych wprost wskazują na możliwość wysłania w podróż trwającą dłużej niż jeden miesiąc). Także oddelegowanie — zmiana miejsca pracy — może trwać kilka lat, jak też może nastąpić jedynie na bardzo krótki okres.
Skoro nie ma jasnych reguł, to, po pierwsze, łatwo popełnić błąd, uznając podróż służbową za oddelegowanie lub odwrotnie, a po drugie, łatwo narazić się na ryzyko, że organy podatkowe zakwestionują zastosowany przez nas sposób rozliczania zagranicznego pobytu pracownika. W konsekwencji albo będzie mógł on żądać od pracodawcy należnych mu świadczeń (np. diet), albo urząd skarbowy nakaże dopłacić zaległe zaliczki na podatek. I tak źle, i tak niedobrze.
Jan Jodłowski radca prawny KPMG