Zarządzanie flotą to przede wszystkim zarządzanie informacjami dotyczącymi pojazdów i zmianami, jakie przynoszą.
Informacje dotyczące pojazdów jeżdżących we flocie oraz ich kierowców są konieczne do sprawnego zarządzania. Dlatego systemy informatyczne są niezbędnym narzędziem pracy na wielu poziomach. Potrzebują ich i firmy branży CFM (car fleet management), i ich klienci, i sami użytkownicy pojazdów.
— Zarządzamy flotą ponad 16 tys. samochodów i nasi klienci wymagają od nas bieżącej i dokładnej wiedzy o stanie floty, profesjonalnej obsługi serwisowej, a także skrupulatnych raportów o stanie pojazdów. Bez nowoczesnych narzędzi informatycznych nie bylibyśmy w stanie zapanować nad wszystkimi elementami. Pozwalają nam ocenić stan floty, określić jej szkodowość, zanalizować potrzeby, zaplanować serwis, a nawet efektywnie koordynować proces zarządzania powstałą szkodą komunikacyjną. Raporty, jakie spływają do nas na podstawie analiz danych zawartych w systemie, są podstawą do diagnozowania floty — jej stanu i potrzeb. Oprócz tego jesteśmy w stanie przeanalizować również pracę kierowców. Wiemy, jak jeżdżą, jak często łamią przepisy, jak często ich pojazdy wymagają serwisowania. Taka wiedza pozwala nam na skierowanie kierowcy na przykład na dodatkowe kursy lub szkolenia z bezpiecznej jazdy — wymienia Konrad Karpowicz, dyrektor departamentu handlowego Masterlease Polska.
Wiedza o użytkownikach pojazdu i sposobie, w jaki poruszają się autem, pomaga także działom PR i zarządzania zasobami ludzkimi w budowaniu programów motywacyjnych i lojalnościowych. System operacyjny to przede wszystkim jednak usprawnienie codziennej działalności operacyjnej zarządzających flotami oraz kontrola przez cały okres leasingowania pojazdów — od momentu zakupu, poprzez rejestrację, codzienną eksploatację, serwisowanie, aż po sprzedaż.
— Umożliwia precyzyjną i przekrojową kalkulację kosztów, np. serwisu, wartości rezydualnej auta czy ubezpieczenia. Jest również używany do kwestii związanych z zamówieniem pojazdu, jego dostawą oraz rejestracją. Niezwykle ważną funkcją jest także wsparcie codziennej eksploatacji samochodów, czyli np. serwisowanie lub wymiana opon. Ponadto system ten jest wykorzystywany do sprzedaży aut po zakończeniu okresu leasingowania — mówi Szymon Tomanek, dyrektor operacyjny LeasePlan Feet Management (Polska).
Potrzebna integracja
Systemów informatycznych, z których mogą korzystać firmy CFM, jest kilka. Do zarządzania relacjami z klientami mają one system CRM (Customer Relationship Management), z którego korzysta większość firm posiadających duże bazy klientów. Podobnie obecne na rynku rozbudowane i wszechstronne systemy finansowo-księgowe nie muszą być specjalnie adaptowane przez poszczególne firmy CFM. Czasami rozwiązania te są już łączone z aplikacjami służącymi do zarządzania relacjami z klientami.
Mniej rozpowszechnione są systemy operacyjno-administracyjne do zarządzania flotami przez firmy zewnętrzne.
— Istniejące na rynku rozwiązania zazwyczaj nie są w stanie spełnić oczekiwań firm CFM oraz wykonywać postawionych przed nimi zadań. Zostały one bowiem stworzone przede wszystkim z myślą o zarządzaniu flotami w firmach i nie są dostosowane do potrzeb firm CFM. Problem ten dotyczy m.in. systemów internetowych, które zwiększają interaktywność usług. Można tu wymienić narzędzia umożliwiające tworzenie raportów internetowych dla klienta, przeprowadzenie aukcji samochodów po okresie użytkowania czy wspomagające proces wymiany opon — wskazuje Szymon Tomanek.
Różnorodność systemów informatycznych i brak zintegrowania między nimi to w tym przypadku mankament, nie zaleta.
— Firmy CFM są zmuszone do wykorzystywania oddzielnego oprogramowania do CRM, oddzielnego do operacji finansowo-księgowych i oddzielnego do wspierania działalności operacyjnej. Na rynku brakuje produktu, który łączyłby w sobie te funkcje i byłby sprofilowany pod kątem potrzeb danej firmy. Mimo to poszczególne systemy muszą ze sobą współpracować. Powoduje to konieczność integracji różnego typu oprogramowania przez firmy CFM we własnym zakresie bądź przy udziale wyspecjalizowanych konsultantów IT — wskazuje Szymon Tomanek.
Satelitarna kontrola
Brak jednego systemu do zarządzania flotami powoduje konieczność zakupu przez firmy CFM poszczególnych elementów i dostosowania ich do własnego profilu. Sytuacja wyglądałaby inaczej, gdyby na rynku dostępny był produkt zawierający wszystkie komponenty spełniające potrzeby branży.
— Wówczas warto byłoby poświęcić nawet znaczne środki finansowe po to, by uniknąć konieczności rozwoju kompleksowego narzędzia z systemów cząstkowych, co nie jest podstawową działalnością firmy CFM. Wydaje się jednak, że konieczność indywidualizacji rozwiązań informatycznych dla potrzeb danej firmy CFM oraz mimo wszystko stosunkowo ograniczone grono potencjalnych nabywców takiego systemu są swego rodzaju barierą wejścia dla firm IT — mówi Szymon Tomanek.
Prawdopodobnie przyszłością będą nowoczesne systemy łączności satelitarnej, dzięki którym pojazdy firmowe będą stale monitorowane przez firmę flotową lub klienta.
— Jakość wiedzy o parku samochodowym i możliwość dokonania szybkich zmian w polityce flotowej to realne korzyści finansowe dla każdego posiadacza aut firmowych. Dziś przedsiębiorstwom zależy na poprawie płynności finansowej. Jeśli dzięki systemom informatycznym i dokonywanym analizom jesteśmy w stanie szybko wskazać obszary wymagające poprawy i redukcji zbędnych kosztów, to oznacza, że systemy te wspomagają skomplikowany proces zarządzania flotą — przekonuje Konrad Karpowicz.