Przynajmniej trzy czwarte tegorocznego odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) musi trafić na jego konto do końca tego miesiąca. Druga, mniejsza transza powinna wpłynąć na rachunek tego funduszu do końca września, chyba że pracodawca w majowym terminie przekaże 100 proc. należności. Tworzenie funduszu socjalnego nie jest obowiązkiem wszystkich pracodawców. Poza tzw. budżetówką powinni go założyć przedsiębiorcy, którzy zatrudniają co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, według stanu na 1 stycznia danego roku. Na rachunku bankowym ZFŚS muszą oni gromadzić pieniądze za każdego pracownika. Jak informuje Katarzyna Miazek z Tax Care, pierwsza rata odpisu dla 20 osób pracujących w standardowych warunkach wynosi kilkanaście tysięcy złotych.
Tax Care przypomina, że obecnie wartość podstawowego odpisu na jednego zatrudnionego, pracującego w normalnych warunkach sięga 1093,93 zł. W przypadku pracy w szczególnych warunkach albo o szczególnym charakterze jest to 1458,57 zł. Inne stawki dotyczą młodocianych. Zależą od roku ich nauki i wynoszą odpowiednio: 145,86 zł, 175,03 zł lub 204,20 zł. Terminy wpłat na fundusz nie dotyczą pracodawców, u których liczba etatów nie sięga 20, a mimo to z własnej woli utworzyli ZFŚS. Katarzyna Miazek podkreśla, że odpisy odprowadzają oni według własnego harmonogramu.
Utworzenie funduszu socjalnego uprawnia pracodawcę do zaliczenia odpisów do kosztów firmowych. Karolina Łupińska, menedżer w Crido Taxand, ocenia, że w praktyce ich rozliczanie w podatkach dochodowych sprawia problemy. Ponieważ odpis podstawowy na ZFŚS dotyczy całego roku podatkowego, w związku z tym dla celów księgowych jest on w firmach rozliczany stopniowo — co miesiąc jedna dwunasta odpisu podstawowego jest wykazywana na kontach wynikowych firmy tworzącej ZFŚŚ. Inaczej to należy rozliczyć podatkowo. Odpis na ZFŚS może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem że obciąża on koszty działalności i jego równowartość (także zwiększeń) została wpłacona na odrębny rachunek funduszu.
— Te kwoty mogą zostać uznane za koszt podatkowy, dopiero gdy faktycznie zostaną przekazane, czyli po wpłacie pieniędzy w odpowiedniej proporcji odpisu przed 31 maja i 30 września — wyjaśnia przedstawicielka Crido Taxand.
Dodaje ponadto, że późniejsze przekazanie pieniędzy na fundusz nie pozbawia pracodawcy możliwości zaliczenia ich do kosztów podatkowych. Poza tym dodatkowe odpisy i zwiększenia na ZFŚS także mogą stanowić koszty podatkowe firmy, według zasad analogicznych jak odpis podstawowy, czyli po przelaniu ich na rachunek funduszu.