Jak się przymierzać do wybierania agencji PR
Szefowie mniejszych firm często nie do końca rozumieją, czym jest public relations.
Choć już rzadko zdarzają się prośby o załatwienie 15 publikacji w prasie, to dla niektórych komunikacja wciąż jest jak bajka o żelaznym wilku. Gdy umieją się do swojej niewiedzy przyznać — łatwiej im się dogadać z wybraną agencją.
— Kiedy się nie ma doświadczenia PR, warto zatrudnić konsultanta, który pomoże wybrać najlepszą agencję. A jeżeli w firmie jest ktoś, kto zna się na komunikacji, to zanim zaprosimy agencję, zróbmy dokładne rozeznanie rynkowe i preselekcję. Do przetargu można wytypować nie więcej niż pięć agencji — radzi Jacek Jakubczyk, dyrektor zarządzający ITBC Communications.
Agencja agencji nierówna. Każda w czymś się specjalizuje — czy to w zarządzaniu kryzysem, PR finansowym czy w media relations.
— Żeby wybrać agencję, firma musi wiedzieć, czego chce. Czy na przykład zależy jej na wypromowaniu nowego produktu, czy zamierza budować wizerunek — wszystko wymaga innego podejścia. Ważne, by to, co może zaproponować agencja, pokrywa- ło się z naszymi potrzebami — wymienia Joanna Tauber, prezes Tauber Promotion.
Wizerunki agencji i firmy klienta powinny współgrać. Trudno sobie wyobrazić, że spółkę, która chce kojarzyć się z młodością i dynamizmem, reprezentuje stateczna i konserwatywna agencja.
— Jeżeli agencja i firma nie znajdą wspólnego języka, to trudniej będzie współpracować — mówi Katarzyna Przewuska, dyrektor zarządzający Euro RSCG Sensors.
Kolejnym wyzwaniem jest przygotowanie briefu, czyli zapytania ofertowego. W dokumencie trzeba precyzyjnie określić, czego oczekujemy od agencji i co chcemy osiągnąć dzięki współpracy z nią.
— Im więcej podamy informacji o firmie, problemach, z jakimi się boryka, i oczekiwaniach wobec agencji, tym lepiej. Warto też podać budżet, jakim dysponujemy — uważa Katarzyna Przewuska.
Zdarza się jednak, że firmy w zapytaniu ofertowym posługują się ogólnikami, bojąc się, że informacje wyciekną na zewnątrz.
— Takie obawy są nieuzasadnione. Agencja nie może ujawnić informacji podanych przez firmę w briefie i podczas rozmów. Składa też oświadczenie o przestrzeganiu poufności — uspokaja Joanna Tauber.