W marcu dwa warszawskie oddziały CBRE (firma doradcza i inwestycyjna, działająca w sektorze nieruchomości komercyjnych) połączyły się i zajmują 1,3 tys. mkw. na 24. piętrze biurowca Rondo 1. Przeprowadzka dała impuls do zmiany aranżacji biura i przerobienia go na wzór amsterdamskiego oddziału firmy.
2Dyrektor bez gabinetu
W nowej siedzibie pracownicy nie mają swoich biurek, ba, nawet nie ma tylu stolików, ilu jest zatrudnionych. Dziwne? Owszem, ale jak wynika z danych CBRE, jak najbardziej uzasadnione. Według badań spółki, wykorzystanie stanowisk pracy w tradycyjnie zaaranżowanych biurach rzadko kiedy przekracza 70 proc. Wskaźnik ten waha się zależnie od branży i specjalizacji biura.
— W CBRE największą frekwencję, sięgającą 70 proc., odnotowuje się we wtorki po południu, natomiast w piątki po przerwie obiadowej spada ona do 30-35 proc. Oznacza to, że nawet kiedy w biurze panuje największy ruch, aż trzy na dziesięć stanowisk pracy pozostaje niezajęte — podaje Karina Kreja, zastępca dyrektora działu doradztwa budowlanego w CBRE, specjalizująca się w strategiach środowiska pracy i projektowaniu.
To nie jedyna przyczyna zmiany.
— Na rynek wkracza tzw. pokolenie Y, które prócz dobrej pensji, dostępu do najnowszych technologii i benefitów ma jeszcze inne wymagania. Oczekuje linearności i swobodnego kontaktu z kadrą zarządzającą. W biurach, w których dyrektor siedział zamknięty w szklanym pokoju, pracownik nie miał dostępu do niego i jego wiedzy — dodaje Karina Kreja. Zastosowany w CBRE model ma wspierać idee współpracy, przepływu informacji, pracy zespołowej i projektowej. Różne stanowiska pracy służą różnym celom zależnie od konkretnego projektu i zespołu, który nad nim pracuje. Nie ma odgórnie przygotowanego planu rozlokowania pracowników, nikt nie ma własnego stanowiska pracy, nawet dyrektorzy zarządzający, każdy może dowolnie wybierać miejsce. Może się więc zdarzyć i tak, że któregoś dnia pracownik usiądzie ramię w ramię z przełożonym.
Kto pierwszy, ten lepszy
— Oczywiście są ulubione biurka, zajmowane w pierwszej kolejności, zwłaszcza te przy oknach. Czasem więc przychodzenie punktualnie do pracy popłaca — mówi Karina Kreja, która swojego biurka też nie ma.
Gdy praca dobiega końca, obowiązkiem pracownika jest zebranie osobistych i spersonalizowanych przedmiotów, np. komputera pracowniczego, i zamknięcie ich w specjalnej szafce. Każdy ma swój schowek i indywidualny kod do niego.
— Po dniu pracy biurka muszą wyglądać identycznie, by następnego dnia każdy mógł wybrać dowolne. Nie mogą się więc na nich znajdować żadne osobiste rzeczy. Pozostawione przedmioty lądują w koszu — wyjaśnia Karina Kreja.
Jeśli pracownik potrzebuje miejsca do pracy w skupieniu i ciszy, może skorzystać z jednego z licznych tzw. pokoi pracy indywidualnej (focus room). Także jeśli zespół przypisany do konkretnego projektu musi przez kilka dni pracować razem, może użyć jednego z kilku pokoi spotkań. Są one większe niż salki do pracy indywidualnej. Elastyczne biuro zostało tak zaprojektowane, by maksymalnie wykorzystać wolną powierzchnię w celu integracji pracowników i umożliwienia im spontanicznych kontaktów. Co więcej, nawet goście są zapraszani do włączenia się w życie firmy. Tuż za dużą recepcją za szklaną ścianą urządzono salon dla gości połączony z tzw. małą kuchnią, z której korzystają pracownicy.
— Nie chcemy oddzielać gości od nas. Czekając na spotkanie, mogą obserwować pracowników — mówi Iwona Pasik, starszy architekt w dziale doradztwa budowlanego, autorka projektu nowego biura CBRE.
CBRE nie jest jedyną firmą, która postawiła na elastyczne biuro i swobodę pracowników w wyborze miejsca pracy. W marcu nową siedzibę we wrocławskim biurowcu Green Day otworzyło Credit Suisse Center of Excellence. Spółka wynajęła całą powierzchnię biurową w budynku, dlatego mogła dowolnie ją zaaranżować. We współpracy z właścicielem obiektu, firmą Skanska, wprowadziła model Smart Working.
— Dzięki wyposażeniu w wirtualne urządzenia pracownicy mogą się przemieszczać między różnymi strefami funkcjonalnymi biura, najlepiej odpowiadającymi ich aktualnym potrzebom. Mają do dyspozycji strefy dla zespołów, strefy do pracy indywidualnej i wymagającej skupienia, a także takie, które sprzyjają pracy grupowej nad kompleksowymi projektami. Sprawia to, że nie są już przywiązani do jednego wskazanego biurka — mówi Per Hansen, szef projektu Smart Working w Credit.
Podobnie jak w CBRE, każdy pracownik ma szafkę na prywatne rzeczy.
Powolna zmiana
Człowiek jednak szybko się przyzwyczaja, ale jednocześnie ostrożnie podchodzi do zmian, dlatego wprowadzenie modelu elastycznego biura musi być przemyślane i stopniowe, by nie przerazić pracowników. Bywa to trudne, bo trzeba poświęcić czas i uwagę zarówno kierownictwu firmy, jak i pozostałym pracownikom. Idea tzw. gorących biurek nie jest nowa. Stosowały ją firmy — także w Polsce — już wiele lat temu. Po jakimś czasie wróciły jednak do standardowego modelu, bo pracownicy nie umieli się odnaleźć w nowej przestrzeni.
— Jednym z najważniejszych elementów zmiany są konsultacje z pracownikami i ankiety, w których definiowane są potrzeby i aspiracje związane z nowym biurem. Nasi pracownicy już 18 miesięcy temu zostali poinformowani, dlaczego podjęto taką decyzję, jakie zmiany są planowane i jak wpłyną na codzienne funkcjonowanie firmy. Każdy czuł się zaangażowany w tworzenie projektu nowego biura, a jednocześnie odpowiedzialny za końcowy efekt — twierdzi Karina Kreja, która zarządzała zmianami w warszawskim oddziale CBRE.
Przewaga na rynku pracy
Elastycznym modelem biura ponoć są zainteresowane także inne firmy. Ale od chęci zmiany do realizacji długa droga.
— Z naszych badań, obserwacji i rozmów z klientami wynika, że około 50 proc. najemców jest zainteresowanych zmianą środowiska pracy, co jest spowodowane „walką o talent”, zyskaniem opinii bardziej atrakcyjnego pracodawcy. Wszyscy podkreślają wagę produktywności i zapewnienia pracownikom jak najprzyjaźniejszej atmosfery. Nawet firmy tradycyjne z sektora bankowego czy prawnego wprowadzają elementy nowych rozwiązań — mówi Daniel Bienias, starszy dyrektor w dziale powierzchni biurowych CBRE, który reprezentuje najemców szukających biur.
Oczekiwań poprawy wizerunku nie ukrywa Credit Suisse Center of Excellence.
— Liczymy, że model aranżacji przestrzeni Smart Working stanie się naszą kolejną przewagą na wymagającym rynku pracy — podkreśla Arthur Baenziger, dyrektor Credit Suisse Center of Excellence we Wrocławiu.
Czy model gorących biurek pod nową nazwą „elastycznego biura” znowu zagości w Polsce? Nie wiadomo. Wiadomo za to, że najtrudniej dokonać zmian w mentalności człowieka. Przearanżowanie biura pozostaje na koniec.