Asystentka to dziś zastępca szefa, jego pamięć, wsparcie. Wymyka się stereotypowi blondynki Zosi, która jest firmowym call center i „maszynką do kawy”.
Sekretarka i asystentka to nie to samo. Pierwsza wykonuje proste prace biurowe, nie musi znać języków obcych ani legitymować się dyplomem wyższej uczelni. Druga jest zazwyczaj dobrze wykształcona, biegle włada angielskim, jest prawą ręką, a nawet doradcą szefa. Zdaniem Agnieszki Bornus, współwłaścicielki katowickiej agencji doradztwa personalnego TemPo, firmy coraz częściej preferują właśnie takie osóby — wszechstronne i wykształcone. Ogłoszenia o pracy z cyklu: poszukuję sekretarki powoli odchodzą w zapomnienie. Mnożą się za to takie: zatrudnię asystentkę prezesa, zarządu, biura, dyrektora odziału.
Najważniejsze kompetencje
Asystentka powinna znać minimum dwa języki obce i posługiwać się poprawną polszczyzną. Zrobienie prezentacji w PowerPoint czy obsługa pakietu MS Office to podstawa. Do niezbędnych umiejętności należy też zarządzanie czasem przełożonego, jego biurem, organizowanie spotkań, czasem imprez, przygotowywanie i tłumaczenie materiałów.
— Idealna kandydatka na to stanowisko nie powinna bać się podejmowania samodzielnych decyzji w zakresie powierzonych jej obowiązków. Ma być przecież odciążeniem dla szefa, a nie balastem — mówi Dorota Rygielska z NAJ Search Mediation Selection.
W cenie jest też kreatywność i dyspozycyjność. Oczywiście asystentka musi być gotowa na to, że czasem zostanie po godzinach u boku przełożonego.
Zdaniem Doroty Rygielskiej, bardzo ważną umiejętnością, na którą zwraca się uwagę podczas rekrutacji, jest selekcja spraw pod kątem ich ważności.
— Telefony do prezesów czy dyrektorów często się urywają. Każdy z interesantów ma sprawę niecierpiącą zwłoki. Asystentka powinna być pierwszym filtrem informacji — przekazywać szefowi tylko rzeczywiście najbardziej pilne — podkreśla Dorota Rygielska.
A do tego potrzebne jest źdźbło asertywności i szczypta pewności siebie.
— Prezesi szybko żegnają się z osobami, które podchodzą do nich i do klientów ze zbytnią pokorą, nie umieją się nikomu przeciwstawić — mówi Bernhard Matussek, partner i starszy konsultant w firmie Kienbaum.
Prezencja miłym dodatkiem
Rekrutacja na asystentkę to nie konkurs piękności. Pracodawcy stawiają przede wszystkim na doświadczenie zawodowe, wykształcenie i kompetencje.
— Na walory estetyczne asystentek zwracaaają uwagę przede głównie menedżerowie z południa Europy. Szukają atrakcyjnych kobiet ze względów praktycznych — w czasie negocjacji skutecznie rozpraszają przeciwnika — tłumaczy Mariusz Łaszczyca z DPM Doradztwa Personalnego Menedżer.
Uroda nie jest koniecznym warunkiem, chociaż na pewno mile widzianym. Szefowie cenią za to dobrą prezencję i kulturę osobistą. Asystentka to w końcu wizytówka firmy.
— TemPo 2-3 razy w roku organizuje szkolenia dla kobiet, w trakcie których uczą się one m.in., jak się ubierać i malować. Poznają też podstawy savoir-vivre’u — wylicza Agnieszka Bornus.
Klienci Mariusza Łaszczycy swoje preferencje co do płci, wyglądu i wieku przyszłego współpracownika określają zazwyczaj w nieoficjalnych rozmowach z konsultantem. Tego typu wymagania w ogłoszeniach o pracę mogą przypiąć firmie łatkę dyskryminacji. Szefowie zdecydowanie wolą kobiety, asystenci to sporadyczne przypadki. Najmilej widziane są panie w wieku 24-35 lat, które już przetarły zawodowe szlaki.
Kobieta na miarę
Wybór osobistej asystentki musi mieć indywidualny charakter.
— Ludziom zazwyczaj pracuje się lepiej z osobami, które są do nich charakterologicznie podobne. Szefowie przed podjęciem decyzji o zatrudnieniu powinni zastanowić się, z kim będą potrafili znaleźć wspólny język — radzi Dorota Rygielska.
W ogłoszeniu o pracę powinny znaleźć się nie tylko wymagania co do zawodowych umiejętności kandydatki, ale też jej cech osobowych. Wybuchowy ekstrawertyk nie zagra w duecie z introwertykiem, a dowcipniś nie dogada się ze śmiertelnie poważnym milczkiem.
Bernhard Matussek od swoich kolejnych asystentek wymaga samodzielności. Wszystkie nadzorowały bieżące sprawy, ale w wolnym czasie porządkowały zaległe, same znajdowały sobie zajęcie.
— Dobrze dobrana asystentka to większa efektywność, sympatyczna atmosfera w pracy, symbioza i zaufanie. Miło jest mieć osobę, która zna twoje stany emocjonalne, jest partnerem, potrafi doradzić, ale i odradzić — twierdzi Bernhard Matussek.
Szefowie coraz częściej poszukiwanie kandydatki zlecają agencjom doradztwa personalnego, a nawet head-hunterom.
Kierownik działu dużej warszawskiej firmy konsultingowej nakreślił firmie TemPo dokładny obraz idealnej kandydatki: kobieta z doświadczeniem, najlepiej około trzydziestki, na pierwszy rzut oka raczej twarda, zdecydowana, a nie słodka i naiwna, asertywna, władająca dwoma językami obcymi
— Menedżera męczył fakt, że jego poprzednia współpracownica brała na siebie problemy i obowiązki innych osób z firmy. Nie potrafiła odmówić, potem ciągle brakowało jej czasu. Zrobiliśmy research w kilku przedsiębiorstwach w stolicy, stworzyliśmy listę kandydatek i wybraliśmy najlepszą — opowiada Agnieszka Bornus.
Stanowisko asystenckie bywa często trampoliną do kariery zawodowej.
Agnieszka Bornus zna asystentki, które pracowały po kilka lat w tej samej firmie, poznały tajniki jej działania i awansowały.
— Jedna pani została kierownikiem działu, inna ekspertem do spraw kontrolingu. Są też takie, które z wiekiem zarabiają coraz więcej, mają bogaty zakres obowiązków i nie chcą się przekwalifikowywać — mówi Agnieszka Bornus.
Ewa Cieślak, od trzech lat prezes Media Express (wydawca „Super Expressu”), zaczynała jako asystentka byłego prezesa.
— To były początki spółki. Robiłam wszystko — zajmowałam się administracją, organizacją, rekrutowałam ludzi. Dzięki temu poznałam specyfikę branży. Ważne jest podejście szefa, który potrafi się dzielić wiedzą, ale samemu także trzeba być ciekawym, brać na siebie kolejne obowiązki, poszerzać horyzonty, ciągle się uczyć, a kiedy nadejdzie odpowiedni moment, powiedzieć szefowi, że chce się pójść w innym kierunku, zmienić stanowisko — uważa Ewa Cieślak.
A mądry przełożony powinien to zrozumieć i pomóc. Jedna z byłych współpracownic pani prezes po roku pracy w dziale PR spółki założyła własną firmę PR-owską, inna zajęła się audytami finansowymi, kolejna jest specjalistą w dziale administracji, jeszcze inna w dziale personalnym.