Programy compliance nie tylko dla korporacji

04-09-2013, 00:00

Mnogość przepisów, norm i kontroli skłaniają firmy do tworzenia komórek, które pilnują, aby przedsiębiorstwo działało w zgodzie z wymaganiami

Compliance w firmie, czyli ogólnie mówiąc system zarządzania zgodnością z różnego rodzaju normami prawnymi, nie jest już na świecie traktowany jako policja korporacyjna. Coraz częściej dostrzega się w nim wartość, która pozwala przedsiębiorstwom uzyskać dodatkową przewagę nad konkurencją. Również polskie firmy zaczynają tak to postrzegać — wynika z obserwacji międzynarodowej firmy doradczej Deloitte.

Nieefektywne początki

Jeszcze do niedawna compliance traktowano głównie jako sposób nadzoru nad regulacjami prawnymi, co nierzadko kojarzyło się z biurokracją i znaczącymi wydatkami. Firmy tworzyły takie programy, wdrażając liczne rodzaje polityki czy procedury, które miały zapewnić zgodność z przepisami. Ich przygotowanie było kosztowne, a nieumiejętne wdrażanie takich systemów negatywnie wpływało na efektywność prowadzenia przedsięwzięć biznesowych.

— Taki sposób dążenia do „bycia zgodnym” nie zawsze działał spójnie ze strategią i celami biznesowymi, a w skrajnych przypadkach z podstawową działalnością firmy — mówi Rafał Turczyn z Deloitte, lider zarządzania ryzykiem nadużyć i ekspertyz w sprawach spornych.

Według niego, dzisiejsze postrzeganie zarządzania zgodnością jest już bardziej dojrzałe. Po pierwsze jest traktowane, jako oczywista konieczność spełniania wymagań prawnych wynikających z regulacji antymonopolowych, antykorupcyjnych czy dotyczących przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy. Po drugie, oznacza dla firm minimalizację ryzyka dotkliwych kar za naruszenie ustawodawstwa. Wreszcie przedsiębiorcy upatrują w tym możliwość poprawy ich wizerunku.

— Coraz częściej zarządzanie zgodnością jest trwale wkomponowane w strategię biznesową przedsiębiorstw. Obecnie firmy zdają sobie sprawę, że może ono przynieść wymierne korzyści, np. ograniczyć koszty pozyskiwania kapitału. Firma posiadająca wkomponowany w swoją działalność program compliance jest bardziej wiarygodna nie tylko dla partnerów handlowych, ale przede wszystkim inwestorów — tłumaczy ekspert Deloitte.

Nie wystarczy opis procedur

Aby compliance przynosiło efekty, w przedsiębiorstwie trzeba opracować indywidualny program. Powinien on zawierać elementy zarządzania ryzykiem braku zgodności, czyli zarządzać sytuacją potencjalnego naruszenia przepisów czy wyznaczonych u przedsiębiorców norm postępowania.

— To oczywiste, że polityka zarządzania zgodnością i służące jej procedury powinny być dopasowane do profilu działalności przedsiębiorstwa. Aby spełniały swoją rolę, należy zadbać o pakiet szkoleń i nadzór nad stosowaniem wyznaczonych wcześniej zasad. Poza tym, żeby skutecznie zarządzać zgodnością, potrzebna jest konsekwencja w działaniu — podkreśla Rafał Turczyn. Przyznaje on jednak, że wdrożenie efektywnego programu w praktyce nie jest łatwe. Nie wystarcza tylko spisanie rodzajów polityki i procedur. Dostosować się do nich muszą osoby zatrudnione.

— Pracownicy nastawieni na osiąganie wyników istotnych dla działalności gospodarczej prowadzonej przez firmę, sami z siebie rzadko zwrócą uwagę na znaczenie kwestii „pozabiznesowych”. Wtedy przedsiębiorstwo powinno im przypomnieć o obowiązujących regułach postępowania oraz skorygować postawy nieakceptowalne. Świadomość przypadków braku zgodności jest dla szefostwa firm zawsze bezcenna, bo trudno jest efektywnie zarządzać zjawiskiem, którego nie widać — podkreśla Rafał Turczyn.

Obowiązek dla niektórych

W praktyce realizacja systemu compliance może też utrudniać wykonywanie pracy na niektórych stanowiskach. Osoby dbające o stosowanie zasad wynikających z systemu zarządzania zgodnością, mogą mieć prawo wglądu do określonych dokumentów, zakłócając codzienne funkcjonowanie poszczególnych komórek w przedsiębiorstwie. A także mieć dostęp do poufnych danych przedsiębiorstwa.

— Jeśli właściciel czy zarząd spółki obawia się ujawnienia danych na zewnątrz, powinien z taką osobą zawrzeć umowę, która zabezpieczałaby interesy przedsiębiorstwa, określałaby odpowiedzialność za dostęp do ważnych informacji — mówi mecenas Szymon Okoń z kancelarii Spaczyński, Szczepaniak i Wspólnicy (SSW).

Zastrzega on, że w sektorze finansowym powołanie osób odpowiedzialnych za funkcję compliance jest obowiązkiem wynikającym wprost z przepisów. W bankach, zakładach ubezpieczeń czy domach maklerskich muszą być tworzone specjalne stanowiska (compliance officer, inspektor nadzoru). Osoby te pełnią rolę przede wszystkim kontrolną (np. weryfikacji dokumentów czy procesów), ale też edukacyjną czy doradczą — badają nie tylko zgodność prowadzonej działalności z prawem, ale także procesy wewnętrzne, np. przepływ informacji, treść regulaminów. Poza tym sektorem powołanie „strażników” zgodności jest decyzją dobrowolną. Jednak decyduje się na nią coraz więcej firm.

— Taka pomoc ogranicza ryzyko naruszenia prawa i w konsekwencji chociażby kar nakładanych przez organy administracji albo roszczeń odszkodowawczych od kontrahentów czy pracowników — wyjaśnia Szymon Okoń.

Osoba odpowiedzialna za system compliance wspomaga przedsiębiorcę czy zarząd spółki. Powinna przekazywać im swoje obserwacje i wnioski, na bieżąco i w cyklicznych raportach. Może też być pomocna w relacjach z organami państwowymi, np. z inspekcją pracy. W domach maklerskich utrzymuje kontakt z Komisją Nadzoru Finansowego. Rolę odpowiedzialnego za zgodne z prawem działanie firmy może pełnić zarówno specjalnie stworzony zespół, jak i jedna osoba. Wszystko zależy od potrzeb, możliwości organizacyjnych i finansowych. Według Szymona Okonia, podejmowanie działań na rzecz zgodności powinno rozważyć wielu przedsiębiorców, nawet małych.

— To leży w ich interesie, niezależnie od wielkości firmy i skali prowadzonej działalności — podkreśla mecenas.

Na czym to polega
Compliance polega z jednej strony na budowaniu świadomości prawnej wszystkich zatrudnionych w przedsiębiorstwie — taki system ma wyznaczać reguły postępowania i pozwolić zrozumieć każdemu określone decyzje. Z drugiej strony jego rolą jest pomoc w dostrzeganiu negatywnych dla firmy skutków (prawnych, biznesowych) planowanych przedsięwzięć oraz analiza ich skali i w konsekwencji zapobieganie im lub maksymalnie zmniejszanie. Ocenie poddawane są zasady wewnętrznego działania w firmie i zewnętrznego w relacjach z kontrahentami, klientami, administracją publiczną. Dobrze działający system jest stale monitorowany.

 

Korzyści ze skutecznego programu compliance

Według Deloitte, z programu compliance mogą czerpać korzyści wszyscy interesariusze – udziałowcy, klienci, pracownicy oraz partnerzy biznesowi. Te plusy to:

Mniej nadużyć, czyli mniej strat – dzięki zarządzaniu ryzykiem niezgodności firma może skuteczniej je identyfikować, oceniać i podejmować trafniejsze decyzje, zapobiegając nadużyciom i związanym z nimi wysokim wydatkom na obsługę prawną, np. w razie skandalu korupcyjnego.

Efektywniejsza działalność — świadomość ryzyka i wdrożenie procedur, które tę świadomość pozwalają wykorzystać, ułatwiają częstsze podejmowanie odważnych decyzji biznesowych, np. przy wprowadzaniu nowych produktów i usług. Dodatkowo odpowiednio określona odpowiedzialność razem z kontrolami wewnętrznymi umożliwia szybką reakcję na pojawiające się zagrożenie czy wyzwanie, zanim stanie się ono poważnym problemem.

Lepsza wycena wartości spółki — w spółkach, w których stosowane są najwyższe standardy zarządzania ryzykiem niezgodności występuje niższa podatność na wystąpienie ryzyka, co owocuje wyższą wyceną wartości firmy przez potencjalnych inwestorów i w rezultacie może zwiększyć wartość jej notowań. Utraty wartości potrafią być szybkie i trudne, czasem niemożliwe do odpracowania – przykładowo wartość akcji Goldmana Sachsa po ujawnieniu nadużyć spadła o ponad 12 mld USD w jedno popołudnie, 20 mld USD w tydzień.

Reputacja — firmy, które zapewniają najwyższe standardy dbałości o zgodność z prawem, zapewniając m.in. jasną odpowiedzialność, zyskują na zwiększonej ufności inwestorów, pracowników, klientów, mają lepszą renomę.
© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Iwona Jackowska

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Firmy / Programy compliance nie tylko dla korporacji