Przedsiębiorcy boją się e-faktur

opublikowano: 22-05-2013, 00:00

Księgowość: E-faktury staną się powszechne i u nas. Ale do tego jeszcze długa i kręta droga. Jak przekonać firmy?

Faktura elektroniczna jako dominująca forma fakturowania w Unii Europejskiej do 2020 r. to jeden z celów Europejskiej Agendy Cyfrowej. Trwają prace nad europejskim wzorem faktury elektronicznej i jednolitymi dla całej UE sposobami jej wystawiania i przesyłania. Za granicą proces elektronizacji faktur już trwa. W Wielkiej Brytanii, Danii czy Niemczech odsetek firm wysyłających e-faktury to ponad 50 proc. — wynika z ubiegłorocznego raportu PKPP Lewiatana „E-invoices in Poland”. Tylko polskie firmy, szczególnie małe, wciąż są nadmiernie przywiązane do papieru. Wystawia się u nas rocznie ok. 1,5 mld faktur rocznie, ale zaledwie 10 proc. z nich drogą elektroniczną.

None
None

— To jeden z najsłabszych wyników w Europie — zauważa Jacek Wysocki z Krajowej Izby Rozliczeniowej (KIR).

Straszny urząd skarbowy

Skąd ten opór? Przedsiębiorcy przecież powinni zdawać sobie sprawę z tego, że e-faktury są tańsze w obsłudze niż ich papierowe odpowiedniki, że przyśpieszają one uzyskiwanie należności i pozwalają uzyskać spore oszczędności. Ponadto do obsługi papieru potrzeba więcej osób.

— Firma przetwarzająca rocznie kilkadziesiąt tysięcy papierowych dokumentów w ciągu kilku lat tworzy gigantyczne archiwum,w którym wyszukanie konkretnego dokumentu może trwać nawet kilkadziesiąt minut. Oznacza to bardzo często konieczność zatrudnienia dodatkowych osób do obsługi takiego archiwum. Udostępnienie dokumentów w formie elektronicznej jest tych wad pozbawione — zauważa Ireneusz Krak, dyrektor ds. rozwoju i serwisu aplikacji w BPSC. Mimo to firmy częściej wybierają poczucie bezpieczeństwa, a to daje im papier.

— Księgowa najchętniej pracuje na fakturze papierowej, która musi być wydrukowana, opisana i wpięta do segregatora — mówi Marcin Raczkiewicz, dyrektor linii biznesowej zarządzanie dokumentacją w KIR. Często też firmy po prostu nie myślą o zmianie.

— Przedsiębiorcy w Polsce wciąż zbyt małą wagę przywiązują do optymalizacji wielu wewnętrznych procesów, dotyczy to zresztą nie tylko księgowości — twierdzi Przemysław Płudowski, dyrektor sprzedaży produktów elektronicznych w BillBird. Największą barierą jest jednak obawa przed urzędem skarbowym.

— Urzędy skarbowe często różnie interpretowały przepisy, w związku z czym właściciele firm woleli stosować to, co jest dobrze znane i powszechnie akceptowane, czyli faktury papierowe — mówi Ireneusz Krak.

— Słysząc o przypadkach kwestionowania faktur elektronicznych, przy próbie rozliczania podatku firmy rezygnują z takiego rozwiązania. Dotyczy to przede wszystkim małych przedsiębiorców, którzy zwykle nie zatrudniają prawników — zauważa Marcin Raczkiewicz. Tak więc przekonanie o niepodważalnej wartości dowodowej faktury papierowej wciąż góruje w polskich firmach. Wolą one działać zapobiegawczo i nawet ponieść dodatkowe koszty, zamiast narażać się na ewentualne wątpliwości interpretacyjne ze strony urzędu skarbowego. Długo przepisy w tym zakresie nie były jasne.

— Tym, co hamowało przez wiele lat rynek e-faktur, były niejasne, nieprzejrzyste przepisy dotyczące zasad ich przesyłania, przechowywania oraz trybu udostępniania e-faktur organom skarbowym — mówi Tomasz Bobrowski z Blue Media.

Zgoda domniemana

Jednak odkąd weszło w życie rozporządzenie ministra finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, powinno być lepiej.

— Nowe, bardziej liberalne przepisy dotyczące e-faktur wprowadziły wiele udogodnień dla przedsiębiorców. Ich ważnym dopełnieniem jest zasada zgody domniemanej obowiązująca od 2013 r. — zauważa Ireneusz Krak.

— Do niedawna przed wysłaniem do klienta po raz pierwszy elektronicznej faktury wystawca musiał otrzymać od niego zgodę na przesyłanie mu faktury w postaci elektronicznej. Po zmianach wystawca nie musi czekać na zgodę odbiorcy, a odbiorca faktury, który nie chce korzystać z tej formy otrzymywania dokumentów, musi wyrazić sprzeciw — tłumaczy Tomasz Bobrowski.

Ponadto, ważne jest również umożliwienie podatnikowi określenia sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności e-faktury, np. poprzez zastosowanie dowolnych kontroli biznesowych, które ustanawiają wiarygodną ścieżkę audytu w relacji e-faktura a dostawa towarów lub świadczenie usług.

— Z tym że nie bardzo wiadomo, na czym te kontrole mają polegać — mówi Marcin Raczkiewicz. Wydaje się, że obecnie jednym z najbardziej bezpiecznych rozwiązań, jeśli chodzi o przechowywanie faktur elektronicznych, jest korzystanie z usług tzw. trzeciej strony. W przypadku sprawy spornej ta trzecia strona, czyli niezależna instytucja (np. Krajowa Izba Rozliczeniowa), pokazuje fakturę, którą przechowuje u siebie w systemie, a wystawca może ze swojej strony pokazać, że taką samą fakturę wygenerował. Liberalizacja przepisów na razie nie spowodowała ogromnego zainteresowania firm e-fakturą, sprawiła natomiast, że pojawia się coraz więcej firm oferujących obsługę faktur elektronicznych. Gdzie można szukać takich usług i na co trzeba uważać przy ich wyborze — o tym w kolejnym artykule.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Sylwia Wedziuk

Być może zainteresuje Cię też:

Polecane